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掌握企业管理信息系统的概念和特点

【学习目的和要求】

·了解管理信息系统的起源及发展阶段

·掌握管理信息系统的概念和特点

·了解管理信息系统的分类

·掌握管理信息系统的几种结构

第一节管理信息系统的概念

一、信息与管理信息

随着人类社会的发展,在不同时期支配人类基本生活的要素也随之变化。在农业社会,物质是主要的生产元素,工业社会的能源要素决定着经济发展。信息社会大量地生产知识和信息,并用计算机技术和通信技术控制信息的流通、存储、加工处理、传递和利用,形成信息网络,信息成为主要的社会资源,从而对社会经济产生巨大的影响。

国家经济信息系统设计与应用标准化规范对信息进行了定义——信息是构成一定含义的一组数据。数据是用来反映客观世界而被记录下来的可以鉴别的符号,是信息的载体。

对企业中管理信息的定义为:经过加工处理后对企业生产经营活动有影响的数据。管理中的数据除了数值数据,还包括非数值数据,如声音、各种特殊符号、图形、图像、表格和文字。管理信息是管理活动中的重要资源,从控制论的观点看,管理信息就是信息收集、加工、传递、判断、决策的过程。企业必须运用各种形式的经济信息,加强供、产、销的联系,管理信息是系统内外联系的纽带。

将数据转换为信息,并将这些信息及时、准确、适用和经济地提供给组织各级主管人员以及其他相关人员,这是一项艰巨且浩繁的任务。计算机管理信息系统的建立,为完成这一任务提供了强有力的手段。

二、管理信息系统的起源和发展

管理信息系统(ManagementInformationSystems,MIs)的概念起源很早。早在20世纪30年代,柏德就写书强调了决策在组织管理中的作用。50年代,西蒙提出了管理依赖于信息和决策的概念。同一时代,维纳发表了控制论与管理,他把管理过程当成一个控制过程。50年代计算机已用于会计工作,1958年盖尔写道:“管理将以较低的成本得到及时准确的信息,做到较好的控制?!闭馐薄笆荽怼币淮室丫鱿?。

“管理信息系统”一词最早出现在1970年,由瓦尔特·T.肯尼万(WalterT.Kenne—van)给它下了一个定义:“以书面或VI头形式,在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、预测未来的有关企业内部及其环境的信息,以帮助他们进行决策?!焙苊飨?,这个定义是出自管理的,而不是出自计算机的。它强调了用信息支持决策,但没有强调一定要用计算机和数学模型。直到20世纪80年代,管理信息系统的创始人、明尼苏达大学卡尔森管理学院的著名教授高登·B.戴维斯(GordonB.Davis)才给出管理信息系统一个较完整的定义:“它是一个利用计算机硬件和软件,手工作业,分析、计划、控制和决策模型以及数据库的用户——机器系统。它能提供信息,支持企业或组织的运行、管理和决策功能?!闭飧龆ㄒ逅得髁斯芾硇畔⑾低车哪勘?、功能和组成,而且反映了管理信息系统当时所能达到的水平。它说明了管理信息系统的目标是在高、中、低三个层次(即决策层、管理层和运行层)上支持管理活动。

“管理信息系统”一词在中国出现于20世纪70年代末、80年代初,根据中国的特点,最早从事管理信息系统工作的学者给管理信息系统下了一个定义,登载于《中国企业管理百科全书》上。该定义为:管理信息系统是“一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况;利用过去的数据预测未来;从企业全局出发辅助企业进行决策;利用信息控制企业的行为;帮助企业实现其规范化目标”。在朱镕基主编的《管理现代化》一书中,将管理信息系统定义为“一个由人、机械(计算机等)组成的系统,它从全局出发辅助企业进行决策,它利用信息控制企业的行为,以期达到企业长远目标”。这个定义纠正了当时中国许多人认为信息系统就是计算机应用的错误观念,再次强调了管理信息系统的功能和性质,以及计算机只是实现管理信息系统的一种工具。对于一个企业来说,即便没有计算机,也有管理信息系统,管理信息系统是任何企业不可或缺的系统。

三、管理信息系统的概念

管理信息系统是一个以人为主导、以科学的管理理论为前提,在科学的管理制度的基础上,利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护,以提高企业的竞争优势、改善企业的效益和效率为目的,支持企业高层决策、中层控制、基层作业的集成化的人机系统。

这个定义说明,管理信息系统不仅仅是一个技术系统,而是把人包括在内的人机系统,因而它是一个管理系统、一个社会系统。

从技术角度可以将管理信息系统定义为:为了支持组织决策和管理而进行信息收集、处理、存储和传递的一组相互关联的部分组成的系统。除了支持决策、协调和管理,管理信息系统还可以帮助经理和员工们分析问题,观察复杂的事情和创造新产品。

管理信息系统的总体概念如图1—2所示。从图1—2中可以看出,管理信息系统是一个人机系统:机器包含计算机硬件及软件,软件包括业务信息系统、知识工作系统、决策支持系统和经理支持系统,硬件包括各种办公机械及通信设备;人员包括高层决策人员、中层职能人员和基层业务人员。由这些人和机器组成一个和谐的人机系统。

管理信息系统虽是一个人机系统,但机器并不一定是管理信息系统的必要条件。计算机的强大处理能力可以使管理信息系统更加有效。在实际中,把什么样的信息交给计算机处理?把什么工作交给管理人员?力求充分发挥人和机器各自的特长,才是管理和处理信息的目的。人机系统组成一个和谐有效的管理信息系统,是需要系统设计者认真考虑的事情。

管理信息系统应该从企业信息管理的总体出发,全面考虑,保证企业中各个职能部门之间共享数据,减少数据的冗余性,保证数据的兼容性和一致性。严格地说,只有信息集中统一,信息才能成为企业的资源。数据的一体化并不限制个别功能子系统可以保存自己专用的数据。为保证一体化,首先就要有一个全局的系统实现计划,每一个小系统的实现均要在这个总体计划的指导下进行;其次是通过标准、大纲和手续达到系统一体化。这样数据和程序就可以满足多个用户的要求,系统的设备也应当相互兼容,即使在分布式系统和分布式数据库的情况下,保证数据的一致性也是十分重要的。

四、管理信息系统的特点根据管理信息系统的定义,可看出其有以下特点:

(一)面向管理决策
管理信息系统是继管理学的思想方法、管理与决策的行为理论之后的一个重要发展,它是一个为管理决策服务的信息系统,它必须能够根据管理的需要,及时提供所需要的信息,帮助决策者做出决策。

(二)综合性
从广义上说,管理信息系统是一个对组织进行全面管理的综合系统。一个组织在建设管理信息系统时,可根据需要逐步应用个别领域的子系统,然后进行综合,最终达到应用管理信息系统进行综合管理的目标。管理信息系统综合的意义在于产生更高层次的管理信息,为管理决策服务。

(三)人机系统
管理信息系统的目的在于辅助决策,而决策只能由人来做,因而管理信息系统必然是一个人机结合的系统。在管理信息系统中,各级管理人员既是系统的使用者,又是系统的组成部分。在管理信息系统开发过程中,要根据这一特点,正确界定人和计算机在系统中的地位和作用,充分发挥人和计算机各自的长处,使系统整体性能达到最优。

(四)与现代管理方法和手段相结合的系统
如果只简单地采用计算机技术提高处理速度,而不采用先进的管理方法,管理信息系统的应用将收益甚微。如果仅仅是用计算机系统仿真原手工管理系统,充其量只是减轻了管理人员的劳动,管理信息系统作用的发挥将十分有限。管理信息系统要发挥其在管理中的作用,就必须与先进的管理手段和方法结合起来,在开发管理信息系统时,融进现代化的管理思想和方法,如图1—3所示。

(五)多学科交叉的边缘科学

管理信息系统作为一门新的学科产生较晚,其理论体系尚处于发展和完善的过程中。研究者从计算机科学与技术、应用数学、管理理论、决策理论、运筹学等相关学科中抽取相应的理论,构成管理信息系统的理论基础,使其成为一门具有鲜明特色的边缘科学。

第二节管理信息系统的类型

一、管理信息系统的发展阶段

计算机在管理中的应用发展与计算机技术、通信技术和管理科学的发展紧密相关。虽然信息系统和信息处理在人类文明开始就已存在,但直到计算机问世、信息技术飞跃发展以及现代社会对信息需求迅速增长时,才迅速发展起来。第一台计算机于1946年问世,60多年来,信息系统经历了由单机列网络、由低级到高级、由电子数据处理到管理信息系统再到决策支持系统、由数据处理到智能处理的过程。这个发展过程大致经历了以下几个阶段。

(一)电子数据处理系统

电子数据处理系统(ElectronicDataProcessingSystems,EDPS)的特点是数据处理的计算机化,目的是提高数据处理的效率。从发展阶段来看,它可分为单项数据处理和综合式数据处理两个阶段。

1.单项数据处理阶段(20世纪50年代中期~60年代中期)

这一阶段是电子数据处理的初级阶段,主要是用计算机部分代替手工工作,进行一些简单的单项数据处理工作,如工资计算、统计产量等。2.综合式数据处理阶段(20世纪60年代中期~70年代初期)

这一时期的计算机技术有了很大发展,出现了大容量直接存取的内存。此外一台计算机能够带动若干终端机,可以对多个程序的有关业务数据进行综合式处理。这时,各类信息系统应运而生。

信息报告系统是管理信息系统的雏形,其特点是按事先规定的要求提供各类状态报告,主要包括生产状态报告、服务状态报告、研究状态报告三类。

生产状态报告:如IBM公司在生产计算机时,由状态报告系统监视每一个组件生产的进度,它大大加快了计划调度的速度,减少了库存。服务状态报告:如能反映库存数量的库存状态报告。研究状态报告:如美国的国家技术信息服务系统(NTIs)能提供技术问题简介、有关研究人员和著作出版等情况。

(二)管理信息系统

20世纪70年代初,随着数据库技术、网络技术和管理科学的发展,计算机在管理上的应用日益广泛,管理信息系统逐渐成熟起来。

管理信息系统最大的特点是高度集中,能将组织中的数据和信息集中起来进行快速处理,统一使用。计算机技术进入了第二代,在管理应用方面最显著的成果是发展了联机系统,如航空公司预订机票系统、宾馆预订房间系统以及股票市场行情系统等。第二代计算机对组织的影响主要是开始改变中层事务管理的方式,原有大量的核算、记账、查找、统计报表等工作逐步交由计算机来完成。但业务人员并未因此而大量减少,反而增加了更多的业务人员,如系统分析人员、程序设计人员、数据录入员和计算机维护人员等。

(三)决策支持系统

20世纪70年代,国际上展开了MIS为什么失败的讨论。人们认为,早期MIS的失败,并非由于系统不能提供信息。实际上MIS能够提供大量报告,但经理很少去看,大部分被丢进废纸堆,原因是这些信息并非经理决策所需。当时,美国的迈克尔斯·斯科特·马特(MichaelsScottMarton)在《管理决策系统》一书中首次提出了“决策支持系统”(De—cisionSupportSystems,DSS)的概念。决策支持系统不同于传统的管理信息系统,早期的管理信息系统主要为管理者提供预定的报告,而决策支持系统则是在人机互动的过程中,帮助决策者分析可行的方案,为管理者提供决策所需的信息。

决策支持系统以支持管理决策的信息为基础,是管理信息系统在功能上的扩展??梢匀衔霾咧С窒低呈荕IS发展的新阶段,它是把数据库处理与企业管理数学模型的优化、计算综合起来,具有管理、辅助决策和预测功能的管理信息系统。

综上所述,电子信息处理系统、管理信息系统和决策支持系统,各自代表了信息系统发展过程中的某一阶段,但至今它们仍不断地发展着。电子数据处理系统是业务的信息系统,管理信息系统是面向管理的信息系统,决策支持系统则是导向决策的信息系统。决策支持系统在组织中可能是一个独立的系统,也可能是管理信息系统的一个高层子系统:

二、管理信息系统的分类

管理信息系统是一个广泛的概念,其分类方法有很多。从系统的功能和服务对象,可分为国家经济信息系统、企业管理信息系统、事务型管理信息系统、行政机关办公型管理信息系统和专业型管理信息系统等。

根据我国管理信息系统应用的实际情况和管理信息系统服务对象的不同,分别介绍如下:

(一)国家经济信息系统

国家经济信息系统是一个包含各综合统计部门在内的国家级信息系统。这个系统纵向联系各省、地市、县直至重点企业的经济信息系统,横向联系外贸、能源、交通等各行业信息系统,形成一个纵横交错、覆盖全国的综合经济信息系统。国家经济信息系统由国家经济信息中心主持,在“统一领导、统一规划、统一信息标准”的原则下,按“审慎论证、积极试点、分批实施、逐步完善”的十六字方针边建设,边发挥效益。

(二)企业管理信息系统

企业管理信息系统面向工厂、企业,主要进行管理信息的加工处理。这是一类最复杂的管理信息系统,一般具备对工厂生产监控、预测和决策支持的功能。企业复杂的管理活动给管理信息系统提供了典型的应用环境和广阔的应用舞台,大型企业的管理信息系统都很大,“人、财、物”、“产、供、销”以及质量、技术应有尽有,同时技术要求也很复杂,因而常被作为典型的管理信息系统进行研究,从而有力地促进了管理信息系统的发展。

(三)事务型管理信息系统

事务型管理信息系统面向事业单位,主要进行日常事务的处理,如医院管理信息系统、饭店管理信息系统、学校管理信息系统等。由于不同应用单位处理的事务不同,这些管理信息系统逻辑模型也不尽相同,但基本处理对象都是管理事务信息,决策工作相对较少,因而要求系统具有很高的实时性和数据处理能力。

(四)行政机关办公型管理信息系统

办公管理系统的特点是办公自动化和无纸化,其特点与其他各类管理信息系统有很大不同。在行政机关办公服务系统中,主要应用局域网、打印、传真、印刷、缩微等办公自动化技术,以提高办公事务效率。行政机关办公型管理信息系统对下要与各部门下级行政机关信息系统互联,对上要与行政首脑决策服务系统整合,为行政首脑提供决策支持信息。

(五)专业型管理信息系统

专业型管理信息系统是指从事特定行业或领域管理的信息系统,如人口管理信息系统、材料管理信息系统、科技人才管理信息系统、房地产管理信息系统等。这类信息系统专业性很强,信息相对专业,主要功能是收集、存储、加工、预测等,技术相对简单,规模一般较大。另一类专业性很强的管理信息系统如铁路运输管理信息系统、电力建设管理信息系统、银行信息系统、民航信息系统、邮电信息系统等,其特点是综合性很强,包含了上述各种管理信息系统的特点,也称为“综合型”信息系统。

管理信息系统的分类还有许多其他形式,这里不再赘述。

第三节管理信息系统的结构

管理信息系统的结构是指各部件的构成框架。由于管理信息系统的内部组织方式不同,对其结构的理解也有所不同。其中,最重要的是基本结构、层次结构、功能结构和硬件结构。

一、管理信息系统的基本结构

在实际的管理信息系统中,由于每个企业都具有不同的组织形式和信息处理规律,因此结构也不尽相同,但是最终都可以归并为图1—5所示的基本结构模型??梢钥吹?,管理信息系统的基本组成部件有四个,即信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者。

信息源是指原始数据产生地。根据原始数据的产生地不同,可以把信息源分为内信息源和外信息源。内信息源主要指组织内部管理活动所产生的数据,例如生产、财务、销售和人事等方面的信息;而外信息源则是指来自企业外部环境的数据,如国家的政策、经济形势、市场状况等。信息处理器是能完成信息的管理存储、加工处理、传递、显示及提供应用等功能的计算机软件与硬件设备,它把原始数据加工成有用信息后传输给信息用户。信息用户是信息的使用者,通过分析和应用信息进行决策;信息管理者负责信息系统的设计和实现,并负责信息系统的维护和协调,保证管理信息系统的正常运行和使用。

二、管理信息系统的层次结构

一般的组织管理均是分层次的,不同的管理层次需要不同的信息服务,为它们提供的管理信息系统就可以按照这些管理层次进行相应的划分,每个层次负责一种信息处理的功能,每一层次所需的数据来源和所提供的信息都是完全不同的。

根据管理学知识可知,有两种极端的层次结构不利于组织的管理工作。一种是层次结构过于“扁平”,即管理幅度过宽,这种状况势必会给高层的管理工作带来极大的不便,高层管理者无法对下层实施有效的控制,导致下层机构各自为政。另一种是层次结构过于陡峭,即管理幅度过窄、层次过多。在这种状况下,信息在各个层次之间的传递往往比较缓慢,大大降低了管理的效率,结果使机构僵化、反应迟钝。因此,在对企业管理信息系统进行层次划分时,需要分析系统的实际业务状况,从而确定管理幅度与层次。一般来说,如果系统强调的是严格控制,则每一层次的管理幅度不宜太大;如果系统需要充分发挥下层自主性,则可适当放宽管理幅度。

在实际应用中,一般根据处理的内容和决策的层次把企业管理活动分为三个不同的层次:战略计划层、管理控制层和运行控制层。一般来说,下层系统的处理量比较大,上层系统的处理量相对小一些,所以就形成了一个金字塔式的结构,如图1—6所示。

第一层是战略计划层,它涉及的是最高层次的管理活动,处理的是长期的和全局性的问题,主要关注于企业的总体目标和长远发展规划,如企业长期开发战略的制定、企业组织机构和人事政策的确定。它的主要活动是做出决策,在这一层次的决策应当是非结构化和半结构化的决策。它所需要的数据一般是从各种不同渠道获得并进行处理过的综合数据,同时还需要大量来自外部信息源的数据。

第二层是管理控制层,属于企业的中层管理。它的主要任务是实现管理控制和制订战术计划。它的功能具有两重性,既有数据处理功能,又有决策功能。由于它的活动特点是解决基层工作产生的问题,协调各部门的工作,所以这些活动均具有决策的性质。但该层次的决策是结构化的决策,是战术性的常规化决策。此决策诸如总成本最小化决策、产品定价决策等,通??梢杂檬P屠幢硎?,也可以用程序来解决。在做出决策的同时,该层次又将下层活动的情况总结、归纳、判断后报告给企业最高层次。

第三层是运行控制层,属于企业的基层管理。它由支持日常运行和控制的信息源组成,按照中层管理活动所制订的计划与进度表,具体组织人力、物力去完成计划中的任务。它的作用是确保现有设备和资源的充分有效的利用,以求在允许的范围内充分有效地完成各项业务活动。它所用到的数据或信息主要来自事务内部数据构成的数据库系统。因此,运行控制级的管理信息系统处理过程都是比较稳定的,可以按照预先设计好的程序和规则进行相应的信息处理。

这三个层次之间经?;嵝畔⒔换?,是互相关联的。例如,战略计划层向管理控制层下达目标和政策,管理控制层则向战略计划层报告监督所得的计划执行情况及其所需要调整的问题;同样,管理控制层要向下层下达资源分配及工作进度,而从下层得到详细的执行情况。

三、管理信息系统的功能结构

管理信息系统不是一个孤立的事物,它是为解决具体的管理问题而存在,因此它必须和具体的管理内容相联系。从使用者的角度来看,管理信息系统总有一定的目标,具有多种功能,如有效管理库存、控制成本、控制生产等。而各种功能之间又有各种信息联系,构成了一个有机结合的整体,即由一个个功能子系统形成一个功能结构。图1—7描述的就是管理信息系统的功能结构图,其中,图中每一行表示一个管理层次(战略计划层、管理控制层、运行控制层),每一列代表一种功能或职能,功能的划分没有标准的分法,因组织不同而异。本图中列举了7种职能,如市场营销、生产管理、后勤等。每一个功能和管理的层次交叉就形成信息系统的一个应用领域,如基于市场营销管理的决策支持系统,基于人力资源管理控制的人力资源MIS等。下面分别介绍这些子系统的功能。

1.市场销售子系统

该系统包括销售和推销。在运行控制方面,包括雇用和训练销售人员、销售和推销的日常调度,还包括按区域、产品、顾客对销售数量的定期分析等。在管理控制方面,包含总体成果和市场计划的比较,分析偏差原因,采取措施保证计划的完成。它所用的信息有顾客、竞争者、竞争产品和销售力量要求等。在战略计划方面,包含新市场的开发和新市场的战略,它使用的信息包含顾客分析、竞争者分析、顾客评价、收入预测、人口预测和技术预测等。

2.生产管理子系统

比如工厂ERP管理软件,该系统包括产品设计、生产设备计划、生产设备的调度和运行、生产人员的雇用和训练、质量控制和检查等。典型的业务处理是生产订货(即将成品订货展开为部件需求)、装配订货、成品票、废品票、工时票等。运行控制要求把实际进度与计划相比较,发现瓶颈。管理控制要求进行总进度、单位成本和单位工时消耗的计划比较。战略计划要考虑加工方法和自动化的方法。

3.后勤子系统

比如,库存管理软件该系统包括采购、收货、库存控制和分发。典型的业务包括采购的征收、采购订货、制造订货、收货报告、库存票、运输票和装货票、脱库项目、超库项目、库营业额报告、卖主性能总结、运输单位性能分析等。管理控制包括每一后勤工作的实际与计划的比较,如库存水平、采购成本、出库项目和库存营业额等。战略分析包括新的分配战略分析,以及对卖主的新政策、新技术信息、分配方案等的分析。

4.人力资源子系统

该系统包括雇用、培训、考核记录、工资和解雇等。其典型的业务有雇用需求的说明、工作岗位责任说明、培训说明、人员基本情况数据(学历、技术专长、经历等)、工资变化、工作小时和离职说明等。运行控制关心的是雇用、培训、终止、变化工资率、产生效果。管理控制主要进行实情与计划的比较,包括雇用数、招募费用、技术库存成分、培训费用、支付工资、工资分配与政府要求的符合情况。战略计划包括雇用战略和方案评价、工资、训练、收益以及对留用人员的分析等,把本企业的人员流动、工资率、教育情况和同行业的情况进行比较。

5.财务和会计子系统

按原理划分财务和会计有不同的目标,财务目标是保证企业的财务要求,使其花费尽可能低?;峒颇勘暝蚴前巡莆褚滴穹掷?、总结,填入标准财务报告,准备预算、成本数据的分析与分类等。运行控制关心每天的差错和异常情况报告、延迟处理的报告和未处理业务的报告等。管理控制包括预算和成本数据的分析比较,如财务资源的实际成本、处理会计数据的成本和差错率等。战略决策关心的是财务保证的长期计划、减少税收影响的长期计划、成本会计和预算系统的计划。

6.信息处理子系统

该系统的作用是保证企业的信息需要。典型的任务是处理请求、收集数据、改变数据和程序的请求、报告硬件和软件的故障,以及规划建议等。运行控制的内容包括日常任务调度、差错率、设备故障。对于新项目的开发还应当包括程序员的进展和调试时间。管理控制关心计划和实际的比较,如设备成本、全体程序员的水平、新项目的进度和计划的对比等。战略计划关心功能的组织是分散还是集中、信息系统总体计划、硬件软件的总体结构。

7.高层管理子系统

每个组织均有一个最高领导层,如公司总经理和各职能域的副总经理组成的委员会,这个子系统主要为他们服务。其业务包括查询信息和支持决策、编写文件和信件便笺、向公司其他部门发送指令。运行控制层的内容包括会议进度、控制文件、联系文件。管理控制层要求各功能子系统执行计划的总结和计划的比较等。战略计划层关心公司的发展方向和必要的资源计划。高层战略计划要求广泛、综合的外部信息和内部信息,这里可能包括数据检索和分析以及决策支持系统。它所需要的外部信息可能包括竞争者的信息、区域经济指数、顾客喜好、提供的服务质量。

四、管理信息系统的硬件结构

管理信息系统的硬件结构是指系统的硬件组成部分、物理性能、连接方式。构成一个管理信息系统的硬件一般有计算机设备、通信设备和与计算机相连接的其他外部设备。

计算机设备包括主机和终端:主机是整个系统的核心硬件部分,它管理和控制各个子系统的信息处理与传输;终端是分布在各个业务部门从事信息处理的设备。主机和终端使用通信设备连接,在网络化的管理信息系统中,通信设备包括通信线路、集线器、网卡等设备。

其他外部设备包括打印机、摄像机、传真机、绘图仪等。这些硬件设备在构成网络系统时有星形、环形和总线三种形式。

硬件的物理特性决定了信息处理的能力,如处理和传输信息速度,实时、分时和批处理都取决于硬件的性能。

小结

管理信息系统是一个以人为主导,以科学的管理理论为前提,在科学的管理制度的基础上,利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护,以提高企业的竞争优势、改善企业的效益和效率为目的,支持企业高层决策、中层控制、基层作业的集成化的人机系统。管理信息系统对管理的支持体现在对管理职能中的计划、组织、领导和控制等方面的支持,同时在组织战略管理、企业决策支持方面发挥着重要作用。

本章分析了管理信息系统的概念、特点,阐述了管理信息系统的发展和演变,探讨了管理信息系统的几种结构:基本结构、层次结构、功能结构、硬件结构等。本章的重点在于理解管理信息系统的概念和内涵。

[开篇案例]销售主管的一天

某公司销售主管李庆,经过两天的休息后,周一精神抖擞地准备去上班。他一般喜欢步行上班,在途中打开手机阅览订制的气象预报。进入公司大门时,他习惯性地将自己的公司身份卡在门禁的打卡机上刷了一下,李庆进入公司的时间立刻被人力资源管理系统记录在案了。

进入办公室后,李庆立刻打开办公桌上的计算机。他首先进入销售管理系统,打印销售报表,查看等待处理的电子邮件,其中两份是外地代理商要求增加发货的信函,李庆立刻将它们转发给成品库主管,同时利用系统的短信发送功能通知成品库主管,已发送邮件给他。他从销售报表上发现销售量比上一周下降了10%,于是让系统列出了上周销售下降的代理商名单,看到销售量下降最多的就是要求增加发货的两个代理商。李庆在去开会以前,要求秘书拟订一份应对销售量下降的报告。

李庆在会上进行汇报之后,公司生产经营副总经理召集了生产部、销售部和信息部等部门主管会议,讨论如何实现生产计划系统、销售系统、库房管理系统与采购系统的信息沟通问题。由于目前公司的销售系统便于销售人员在任何地方输入、查询客户资料和库存资料,可以很快汇总销售数据,能够满足销售部门的需要,因此,李庆对将销售系统与其他系统的集成并不感兴趣。

下班回家的路上,李庆用手机查看当天的一些重要新闻和已经收盘的股市情况,接着到超市购物,结账时,POS机直接从商品的条形码上读取了价格数据,汇总后,李庆用信用卡结了账。

思考:在李庆一天的工作和生活中,他遇到并使用了哪些管理信息系统?请通过这些系统的信息处理方式,分析它们有哪些特点。

文章来源: 秘奥软件网,中小企业信息化领跑者!全国咨询热线:400-9908-527_www.greenabellacavaliers.com

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