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服装管理系统的维护与评价

【学习目的和要求】
●了解系统评价的意义
●了解系统维护的作用、方式和内容
●了解系统成败的原因和解决策略

第一节系统评价

服装信息管理系统投入运行后,要在平时运行管理工作的基础上,定期对其运行状况进行集中评价。进行评价的主要目的是看新系统是否达到了预期目的。系统评价主要由目标与功能评价、性能评价及经济效果评价等方面组成。

一、目标与功能评价

针对系统开发所确定的目标逐项检查,看是否达到预期目标。根据用户提出的功能要求,检查系统运行的实际状况,分析系统功能完成情况,评价用户对功能的满意程度。主要内容包括:

(1)对系统的功能设置是否满意;

(2)是否满足了科学管理的要求,各级管理人员的满意程度如何,有无进一步改进的意见和建议;

(3)能否及时响应用户的请求,并及时进行处理;

(4)系统的可维护性、可扩展性、可移植性如何。

二、性能评价

性能评价着重评价系统的技术性能,包括系统的稳定性、可靠性、安全性、响应时间、容错性、使用效率等。评价指标包括:

(1)系统平均无故障时间;

(2)联机响应时间,吞吐量或处理速度;

(3)控制点检测的实用性和信息的安全性、保密性;

(4)系统利用率(主机运行时间的有效部分的比例、数据传输与处理速度的匹配、外存是否够用、各类外设的利用率);

(5)系统的可扩充性。

对系统目标功能和性能评价的目的,是为系统的进一步改进提供依据和方向。系统投运行后,随着应用的不断深入、应用环境的变化、管理水平和信息技术水平的不断提高,有必要不断对系统进行评价。

三、经济效果评价

建立计算机管理信息系统的目的在于提供完整、准确的信息,提高管理工作效率和经营决策水平,减少管理中的失误,使生产经营活动达到最佳经济效益。评价其应用的经济效果,应从直接经济效果和间接经济效果两方面来分析。直接经济效果是可计量的。评价的经济指标主要有:

(1)系统费用:指开发费用与运行费用的总和。

(2)系统收益:指应用计算机管理后,由于合理利用现有设备能力、原材料、能量,使产品产量(或提供的服务)增长;由于劳动效率提高,物资贮备减少,产品(服务)质量提高,非生产费用降低,使生产(服务)成本降低等。

(3)投资回收期:是指在多长时间内累积的效益值可以等于初始投资。显然,回收期越短,系统经济效益越好。

(4)系统后备需求的规模与费用。

服装管理信息系统所产生的经济效益通常主要体现在其运行结果所产生的间接经济效益方面。间接经济效果反映在企业管理水平的提高,主要表现在系统建立后对组织的工作效率、工作质量以及劳动生产力的提高程度;系统对组织的经营发展战略和组织内部的管理运行机制有重大影响;系统开发对企业管理科学化、规范化的作用;使管理人员摆脱繁重的事务性工作,能集中精力主要从事信息分析和决策等创造性工作。

系统评价工作的成果是系统评价报告。系统评价报告主要是根据系统可行性分析报告、系统分析报告、系统设计报告所确定的新系统目标、功能、性能、计划执行情况、新系统实现后的经济效益和社会效益等给予评价。它既是对新系统开发工作的总结,也是进一步进行系统维护工作的依据。一旦一般的系统维护工作不能满足系统要求,一个更加先进、完善的新系统的开发工作又将开始了。系统评价报告内容主要包括:①概述;②系统构成;③系统达到设计目标情况;④系统的可靠性、安全性、保密性、可维护性等状况;⑤系统的经济效益与社会效益的评价;⑥总结性评价。

第二节系统的维护

新系统正式投入运行后,为了让MIS长期高效地工作,必须加强对MIS运行的日常管理。MIS的日常运行管理绝不仅仅是机房环境和设施的管理,更主要的是对系统每天运行状况、数据输入和输出情况以及系统的安全性与完备性及时、如实地记录和处置。这些工作主要由系统运行值班人员来完成。

(1)系统运行的日常维护。这项管理包括数据收集、数据整理、数据录入及处理结果的整理与分发。此外,还包括硬件的简单维护及设施管理。

(2)系统运行情况的记录。整个系统运行情况的记录能够反映出系统在大多数情况下的状态和工作效率,对于系统的评价与改进具有重要的参考价值。因此,MIS的运行情况一定要及时、准确、完整地记录下来。除了记录正常情况(如处理效率、文件存取率、更新率),还要记录意外情况发生的时间、原因与处理结果。

一、系统维护的定义

系统维护是指在管理信息系统交付使用后,为了改正错误或满足新的需要而修改系统的过程。

管理信息系统是一个复杂的人机系统,系统内外环境以及各种人为的、机器的因素都在不断变化着。为了使系统能够适应这种变化,充分发挥软件的作用,产生良好的社会效益和经济效益,就要进行系统维护的工作。

另外,大中型软件产品的开发周期一般为1~3年,运行周期则可达5~10年,在这么长的时间内,除了要改正软件中残留的错误外,还可能多次更新软件的版本,以适应改善运行环境和加强产品性能等需要,这些活动也属于维护工作的范畴。能不能做好这些工作,将直接影响软件的使用寿命。

维护是管理信息系统生命周期中花钱最多、延续时间最长的活动。有人把维护比作“墙”或“冰山”,以形容它给软件生产所造成的障碍。不少单位为了维护已有的软件,竞没有余力顾及新软件的开发。近年来,从软件的维护费用来看,已经远远超过了系统的软件开发费用,占系统硬、软件总投资的60%以上。典型的情况是,软件维护费用与开发费用的比例为2:1,一些大型软件的维护费用甚至达到了开发费用的40~50倍。

二、维护工作中常见的问题

一个系统的质量高低与系统的分析、设计有很大关系,也与系统的维护有很大关系。在维护工作中常见的绝大多数问题,都可归因于软件开发的方法有缺点。在软件生存周期的头两个时期没有严格而又科学的管理和规划,必然会导致在最后阶段出现问题。下面列出维护工作中常见的问题:

(1)理解别人写的程序通常非常困难,而且困难程度随着软件配置成分的减少而迅速增加。如果仅有程序代码而没有说明文档,则会出现严重的问题。

(2)需要维护的软件往往没有合适的文档,或者文档资料显著不足。认识到软件必须有文档仅仅是第一步,容易理解的并且和程序代码完全一致的文档才真正有价值。

(3)当要求对软件进行维护时,不能指望由开发人员来仔细说明软件。由于维护阶段持续的时间很长,因此,当需要解释软件时,往往原来写程序的人已不在附近了。

(4)绝大多数软件在设计时没有考虑将来的修改。除非使用强调??槎懒⒃淼纳杓品椒?,否则修改软件既困难又容易发生差错。

上述种种问题在现有的没有采用结构化思想开发出来的软件中,都或多或少地存在着。使用结构化分析和设计的方法进行开发工作可以从根本上提高软件的可维护性。

三、系统维护的内容

系统刚建成时所编制的程序和数据很少能一字不改地沿用下去。系统人员应根据外界环境的变更和业务量增减等情况及时对系统进行维护。因此,系统的维护是系统生存的重要条件。一般来说,在系统整个生命周期中,2/3以上的经费用在维护工作上。从人力资源的分布看,现在世界上90%的软件人员在从事系统的维护工作,开发新系统的人员仅占10%。这些统计数字说明系统维护任务是十分繁重的。重开发、轻维护是造成我国信息系统低水平重复开发的原因之一。系统维护主要包括以下几个方面的工作:

(1)应用软件的维护。由于管理业务处理是通过系统运行而实现的,一旦业务处理出现问题或发生变化,就要修改应用程序及有关文档。因此,应用软件维护是系统维护的最主要内容。

(2)数据文件的维护。业务发生了变化,从而需要建立新文件,或者对现有文件的结构进行修改。

(3)代码的维护。随着系统应用范围和应用环境的变化,旧的代码可能不适应新的要求,必须进行改造,制定新的代码或修改旧的代码体系。

(4)硬件设备维护。主要指对主机及外部设备的日常维护和管理、故障检修、易损件更换、某些设备功能扩展等。

四、系统维护的类型

依据信息系统需要维护的原因不同,系统维护工作可以分为四种类型:

1.更正性维护这是指由于发现系统中的错误而引起的维护。工作内容包括诊断问题与改正错误。

2.适应性维护这是指为了适应外界环境的变化而增加或修改系统部分功能的维护工作,如操作系统版本更新、新的硬件系统的出现和应用范围扩大等。为适应这些变化,信息系统需要进行维护。

3.完善性维护这是指为了改善系统功能或应用户的需要而增加新的功能的维护工作。系统经过一个时期的运行之后,某些地方效率需要提高,或者使用的方便性还可以提高,或者需要增加某些安全措施,等等。这类维护工作占所有维护工作的绝大部分。

4.预防性维护这是主动性的预防措施。对一些使用寿命较长、目前尚能正常运行,但可能要发生变化的部分进行维护,以适应将来的修改或调整。

第三节管理信息系统成败的主要问题

许多服装企业已经或正准备投入高额资金、花大力气建立大规模的计算机管理信息系统(MIS),其中普遍存在着系统建设难以达成到预期效果的问题。有的开发规模很大,实际应用的范围却很??;有的系统用与不用似乎没有明显的差别;还有的系统由于技术落后、维护工作量太大,若在原有的基础上扩充功能还不如推倒重来。就系统开发的某一具体问题来说,主要是开发用于数据处理的程序,既不需要高深的物理(如电力系统)概念,也不需要复杂的数学算法,一般是比较容易实现的,并且大多采用最新的、高性能的计算机软硬件平台,由优秀的计算机技术人员实施开发,很少出现因网络或程序调试不通而终止开发的事情。因此,预期的目标难以达成的原因不是简单的技术问题,值得深入研究。

一、MIs建设的基本问题
MIS建设中系统的最终目标和内容常常难以确定,例如,电厂的设备管理系统中,设备的种类成千上万,其规格型号、归属部门、安装位置等千差万别。MIS要管理的内容、达到的效果及运行后的状态等涉及的内容很多,系统开发者很难通过调研完全确定所有的内容。事实上,MIS建设和一般工程的根本区别就是不能在开发前完全确立系统的目标和内容,即不可能企望有一个详尽的设计去简单地、全方位地组织和控制系统的建设,这是MIS建设的最大特点。因此,用一般工程建设的方式去简单对待MIS建设,希望先有一个详尽的设计,再根据设计实施开发,这就要求开发者不仅要在短时问内完全掌握原有的工作方式,而且要设计出一种新的工作办法,实际上是很难做到的。

我国目前还处在实现工业化的进程中,工业体制本身不够完善,并且还处于迅速的发展变化之中,这就要求MIS建设必须可以随时方便地进行修改,否则,系统很有可能会被推倒重来。这使得首先确立系统开发的各种功能,然后再进行系统开发的企图更加不可能。

组织系统开发并使之能够长期运行必须有相应的方法。以分类组织数据为核心,无论计算机内部多么复杂,MIS建设所用到的通常只是计算机的操作。随着计算机技术的飞速发展,其功能越来越强,使用越来越简单,计算机技术本身已不再是MIS建设中的难题。系统开发中,有关计算机要解决的关键问题是,怎样以计算机为平台组织新的系统。

MIS的开发是根据计算机的特点重新设计出一种新的工作模式。实际工作中常常忽视这一点,甚至完全根据人工方式的特点设计计算机的功能。就像用工匠们手工生产的方式设计汽车工业的生产线,实际上并不能真正提高效率一样,这样的MIS建设并不能发挥出应有的作用。

美国学者詹姆斯?马丁(JamesMartin)指出,在企业的数据处理工作中,“数据是稳定的,处理是多变的,数据位于现代数据处理的中心”。由此他提出了“总体数据规划”的方法。就像“要把汽车制造从个体手工生产方式变为大批生产方式,需要建立一种真正的基础结构”一样,新的计算机系统的“基础结构”是对企业的数据进行总体的规划和组织,建立起统一的数据平台。以数据平台为中心,将系统开发划分为形成数据平台和由数据平台变换出结果这两个部分,在整体上使系统结构简单明了。

建立了同一的数据平台,凭借现有的开发工具,各种结果都可以方便地变换出来,而不必事先将各种功能完全确定;另一方面,无论管理体制如何变化,涉及的基础数据却是稳定不变的,改变功能只需改变相应的程序,以适应企业改革的需要。有些系统数据的内容和分类较为明确,如民航及铁路售票系统、图书馆系统等,这种系统可以直接从组织数据人手实施开发。而更多的系统所包含的数据内容是隐蔽性的,如电厂的设备管理系统,数据量极大,数据关系复杂,要短时间内完全掌握几乎是不可能的,应在开发的过程中逐步地识别数据,通过对数据的分类组织逐步建立起数据平台。

二、开发过程的组织与控制

系统开发的工作量一般很大,组织者和开发者应有一个通盘的考虑,把握和控制开发过程,使之有条不紊。由于开发过程的主要工作的最终表现形式是大量的程序开发,人们常常仅仅关注程序的开发,这很不够。就像战争虽然最终要表现为战场上的厮杀,而厮杀背后的策划对战争的胜负至关重要一样,对开发过程的组织与控制决定着系统将来的稳定性。这里提出以下方法:

1.平稳安排
从一种旧的工作方式逐步过渡到一种依靠计算机系统的新管理方式,对用户来说应是一个渐进的发展过程,不能一蹴而就。MIS建设中,常?;峥⒘舜罅康某绦?,再一次性地投入试运行,这就是缺乏必要的安排;还有的对开发工作中的问题和困难估计不足,把开发规模展开得过大而无法控制。这都会使工作量和难点过于集中,使用户和开发者都陷入忙乱之中,妨碍系统建设。
通过对系统的分解,根据工作量、用户情况、在系统中的作用等因素排列出开发顺序,并根据子系统的开发情况随时调整和部署开发工作,使系统开发能有一个由小到大的、平稳发展的过程,这样就能方便地形成系统。

2.整体控制
MIS建设是一个形成系统的过程,但在开发过程中,许多出于局部利益的问题影响系统的形成。有的用户对计算机不了解,常常在完成了一个功能以后又提出新的要求,而在开发者看来。这是应该统一考虑的问题;有的用户掌握一定的计算机知识,但是真正了解和接受系统观念的极少,他们会从孤立的角度提出与系统相悖的要求,甚至仅仅把开发者当作程序员,自己直接安排开发工作,并认为实现他们提出的功能要求比较简单,开发者应该马上完成??⒄呷绻还焕渚?,很容易陷入具体问题中,失去对开发过程的整体控制。在这种情况下,MIS建设是不会成功的。因此,开发者应善于了解和把握系统性、本质性的问题,有一个明确的系统概念,同时,要采取有效的技术和组织措施,确保在开发工作中处于主动。

3.吸引用户
用户的参与对整个系统建设是至关重要的。在系统开发阶段,用户有自己原有的日常工作和方式,他们不可能始终围绕开发者的工作转,对系统开发也会不太适应,这会使开发者希望他们做的许多工作无法落实。因此,需要有效的措施吸引用户,仅仅靠说服有关领导、用行政命令迫使用户参与开发会使用户消极甚至反感,导致开发和应用的脱节。常常有开发者抱怨用户不能很好地配合,甚至认为用户的素质低或者在中国搞MIS超前,其原因就是没有做好用户参与开发的工作。

及时投入试运行是吸引用户参与开发工作并与他们具体交流的有效途径。为此,子系统的分解要便于开发和试运行。在诸多子系统中,应注意选取那些使用效果明显又易于开发的子系统首先开发,其运行效果会增强用户对系统建设的信心及对开发者的支持。另外还应利用用户问处理数据的制约关系,使用户掌握新的工作方式,积极配合开发工作的进行。

4.迅速过渡
整个系统的形成需要有一个渐进的过程,不可操之过急;而子系统的开发则必须迅速完成,才能确保整体上的从容部署,这是系统建设的节奏。在试运行基本稳定以后,应果断地终止原有的工作方式并使新的方式尽快地稳定下来。

三、系统建设的基础性工作

MIS系统大大简化了管理人员的工作,使高层管理人员对中层、中层对基层、基层对设备系统逐级加强了管理、监督和控制等,业务工作量减少,系统的维护工作量增大,大量的业务改进工作转向系统的改进,系统的正常运行成为企业运转的生命线,因此,选拔、培养出合格人员特别是各层次计算机系统负责人是企业MIS建设的基础。

计算机系统负责人仅仅具备一定的计算机知识对于抓好MIS建设是远远不够的。分管计算机应用的人员不仅能够发现、解决计算机本身的问题,更重要的是能够向领导提出适度的系统开发应用规划,作为企业领导有关MIS建设乃至企业改革的决策依据。国外的经验证明,企业的MIS建设关键是系统管理人员的选拔与培养。

系统的建设和运行涉及数据的共享、计算机软硬件、工作模式等许多方面,应该有统一的规则和约定,作为系统各元素之间联结的规则,使系统成为有机的整体,保障系统的开发、运行。制定一系列的标准和规范是系统建设的另一个基础性工作,主要有三个方面的内容:

(1)信息规范:如代码、事物特性表等。这方面标准规范的制定和执行是原有方式向新系统转换的前提条件。

(2)计算机的软硬件平台规范:其中包括计算机硬件、操作系统、数据库、网络以及字处理等内容。这些规范是实现联网的保证。

(3)维护管理模式:其中包括系统运行规程、岗位设置、计算机技术人员的上岗标准等。这是管理工作接受新系统使之稳定运行的保证。总之,MIS建设中,开发组织者首先面对的是用户和他们所使用的工作方式,这要深入实际,针对具体情况做出具体分析,要有建立新工作模式的创造力,并用组织措施控制开发过程。这方面工作需要一定的管理理论知识,特别是现代管理信息系统理论。MIS建设的目的是要实现以计算机系统为中心的新的工作方式,其结果无论是在计算机系统内部还是在人们的工作中都将是明确的、规范的。MIS建设面对的是管理信息系统和计算机系统结合的问题,绝不能忽视管理系统的改进,也不能单纯用计算机技术去对待整个MIS建设。

作为一个崭新的领域,MIS建设方法论在国外是一项非?;钤镜难芯苛煊?,我们正致力于MIS开发方法论的研究,希望能与对此问题感兴趣的领导和专家经常交流,共同摸索MIS建设的规律。系统运行评价指标一般有:预定的系统开发目标的完成情况、系统运行实用性评价、设备运行效率的评价。服装管理信息系统的经济效益评价方法包括:直接经济效益评价、间接经济效益评价。系统维护的内容主要包括:应用软件的维护和数据维护、代码的维护,以及硬件设备的维护。维护的类型有更正性维护、适应性维护、完善性维护、预防性维护。

文章来源: 秘奥软件网,中小企业信息化领跑者!全国咨询热线:400-9908-527_www.greenabellacavaliers.com

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