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连锁服装鞋业企业后台管理业务流程

1.1后台管理综述

服装连锁店管理软件除前台收银系统外,大部分的主要功能由后台管理系统完成。前台收银系统接受后台管理设定的各种基本信息,并将POS机上采集的销售资料传送给后台管理系统进行分析汇总。前台销售系统与后台管理系统相辅、相成,构成完整意义上的连锁商业信息管理系统。

1.1.1后台系统设计思想

尽管不同连锁业态用户之间的经营模式和管理方法不同,但后台管理系统却有共同点,即都需要把商业进销存业务管起来,管顺畅。商业业务的经营过程可以简单地概括为进、销、存,因此服装连锁店管理软件后台管理的核心就是商品的进销存管理,即商品的进货、销售和库存管理。

要描述并管理商品的进销存过程,后台管理系统首先要建立所有基本资料的信息库,然后替代过去的手工票据流程,记录每一条信息的流动过程,继而形成相应的统计、查询、分析以供决策,同时以网络形式来管理局域网,甚至广域网中的每台工作站和POS机。后台管理可以说是一个连锁企业的总信息库和总指挥部。

1.1.2POS系统的物流模型

物流模型的核心——进销存,在不同业态中被细化成不同的模型结构图,可分为单店式(如商场、百货)和连锁经营两大类形式。图5-I是连锁经营的基本物流模型,对此模型的描述如下:

(1)供应商供货。供应商根据配送中心发出的需求向配送中心提供商品,或者直接将商品送连锁店。连锁店是否有自营进货权视具体管理模式而定。
(2)配送中心对进货商品验收入库,与供应商产生帐款往来。供应商直接送货到门店时,也由配送中心与供应商统一结算。
(3)配送中心根据信息库资料向各门店配送各种商品,同时信息中心向门店提供各种基本资料。
(4)配送中心或门店可以根据信息库资料向客户批发销售,与客户产生帐款往来。
(5)配送中心在门店之间进行商品调拨。
(6)门店进行零售和少量批发业务。
(7)门店及时反馈销售及其他信息给控制中心(信息中心)。
(8)门店向配送中心提出配货请求。
(9)控制/信息中心进行统计查询分析,对进销存进行科学管理。
(10)控制/信息中心进行决策分析,制定营销和管理策略。

1.1.3POS系统票据结构

计算机管理系统记录和管理的票据与手工管理流程下的票据既有相同之处,又有不同之处,如手工管理流程中的票据根据部门或使用者来考虑样式和张数,往往种类张数多而繁杂,而计算机管理系统中,以业务流程进行相关票据的设计和使用,种类和数量明显减少。因此,系统票据流程并非传统手工票据流程的简单计算机翻版或简化版,而是更为科学合理,更能适应现代化管理需要的流程。服装连锁店管理软件系统的具体操作是以票据流方式进行商品进销调存管理的,有以下几大类票据:
(1)进货类:进货单、进货退货单、进货溢余单、直配进货单等。
(2)出货类:零售单、批发单、配货出货单、配货退货单、销货退货单、直配单等。
(3)库存类:盘点单、溢余单、损耗单、内部调拨单等。
(4)营销管理类:调价单、促销单等。
(5)结算类;供应商结算单、客户结算单及相应的结算调整单。

1.2系统基本资料管理

在基本物流模型中,作为核心枢纽的配送中心(控制/信息中心),其最重要的基础工作是建立基本资料信息库,这个信息库是管理整个进销存业务的第一步?;咀柿系姆段О讼低辰枋龅母鞲龇矫?,包括商品分类、商品本身、供应商、客户、员工、各门店、系统中的各台收银机和工作站、系统各参数等。

1.2.1商品基本资料

任何商品要进入系统均要事先登记注册,即写人数据库中,才能进行前后台任一个环节的流转。商品的注册资料分为:
(1)基本标识?;颈晔栋ㄉ唐返谋嗦?、品名、规格、最小销售单位、包装单位、税率类型、所属分类、进价、售价、价格性质、经营方式等。
(2)进销存信息。商品的进销存数据只能通过有效的票据,如批发单、进出货单、调价单等来进行调整和修改,不允许人为直接变更。商品的进销存数据主要有商品的期初数、进货数、配货数、销货数、仓存数、盈亏数等。
(3)辅助资料。商品的辅助资料包括一些有用但不是必需的资料,允许用户直接修改,如产地、等级、商标、保质期、供应商背景资料等。

1.2.2系统实现
(1)代码:即编码,是商品在系统中的唯一标识符号。具体内容将在第8章中详细论述。商品代码通常是一个不多于八位的数字序列,由计算机内部使用或管理,不作为销售输入手段。
(2)名称:商品在商业上的名称,只具有商业意义。
(3)仓位:在POS3.X中,仓位是商品的基本存储单位,确切地说,是在系统中的逻辑存放位置,而非物理存放位置。仓位同其他元素的关系如下:
●商品与仓位:每个商品单晶都必须属于一个特定的仓位,一个仓位可以有多个商品。
●供应商与仓位:供应商或结算单位的应付款结算是以仓位为单位进行的。POS3.X中,供应商并不直接和仓位建立关系,而是通过商品作为“桥梁”,即供应商供应的商品属于仓位,从而在“供应商”和“仓位”之间建立了确定的“多对多”关系。
●客户与仓位:客户或结算单位的应收款结算是以仓位为单位进行的。POS3.X中,客户并不直接和仓位建立关系,而是通过商品作为“桥梁”,即向客户批发的商品属于仓位,从而在“客户”和“仓位”之间建立了确定的“多对多”关系。
●员工与仓位:系统中建立了“员工”和“仓位”的关系,即“员工所属仓位”,这种关系表明“员工”在所有单据操作和数据浏览中只能看到其所属仓位中的商品。
(4)缺省供应商:商品的主要供应商,它是商品第一次被新增加到系统中时的供应商、
(5)营销方式:有经销、代销、联销三种,对应于每一种营销方式,有相应的核算体系。经销,即买断,商品所有权和经营权转移,以双方约定好的“核算价”付款;代销,商品的所有权不转移,以实际销售的数量,按约定好的“代销价”结算;联销?商品的所有权?甚至经营权都不转移,商家以实际销售额,乘以约定的“联销率”结算,往往以专柜形式操作。供应商应付帐款计算如下:
经销:核算价X进货数量。
代销:代销价X销售数量。
联销:销售额X联销率。

(6)各种价格:
●核算售价:在前台POS机上的零售价。
●批发价:给客户的价格。
●上月存价:系统自动结转计算出的动态库存价作为上月存价,覆盖系统中旧的上月存价。
●最新进价:含税,商品的最新进货价格。
●库存价:商品的动态库存价,在每次进货时修改。
动态库存价=(期初动态库存价*期实库存数+本期进货额+本次进货额)/(期初库存数+本月进货数+本次进货数)

(7)价格类型:核算售价(零售价格)的价格类型。
●固定价:核算售价相对固定,只有通过核算售价调整单进行修改。
●可变价:核算售价可以通过临时输入价格而改变。第一种情况,商品的价格变动非???,如生鲜蔬菜,一天中价格就可能变动好几次,来不及做价格调整单,把它设成可变价商品,其零售时的价格由具有“前台维护权”的收银员临时输入;第二种情况,用一种可变价商品代表一类商品,如某些商品无法或不需要管理到单晶时,零售寸根据具体的商品确定相应的价格。

(8)包装:
●包装规格:实际物理包装(在POS系统的单据中将商品的实际物理包装称之为“箱”)?如进货数量=包装规格X箱数。
●大小包装:大包装商品和基本商品是同一种商品,只不过存在一定数量关联关系,如一箱可乐和一听可乐。在系统中它们各自有完整的基本资料,有不同的代码,甚至不同的价格。系统计算进出货和库存时,会自动将大包装商品转化成相关数量的基本单位商品,其设定窗口如图5—3所示。

(9)输入码:商品的输入码是为了解决中国商业国情中特有的“一品多码,,现象而编的,也可以加快输入速度?!耙黄范嗦搿背鱿钟卸嘀智榭?,如商家进某生产商第一批货时五条形码?自行贴了店内码;下批货生产商规范了条形码,有了国标条形码?这样,商家货架上就存在一种商品两类码的情况。尽管码不同,商品却是一样,此为一种“—品多码”现象。输入码的类型有普通代码、金额条形码和数量条形码三种。
(10)库存分布:可在每一个商品的基本资料中查出在各仓位和实际库存及i在单量”(在定货单上的量)。
(11)其他功能性操作:
●修改代码:修改i商品资料维护”中当前商品的商品代码;系统将弹出一个“修改代码”框供用户输入新的商品资料代码,如图5—4所示。
●恢复已删除的商品(1)):可以将将已经删除的商品资料从商品总表中恢复。操作界面如图5—5所示。
●发送(S)…:将当前的商品资料发送给接受目标,执行该操作时?系统会弹出发送窗口?
用户从”可选接收单位(V),,列表中选中欲发送的目标单位;然后按“加入(A),,按钮,即可将接收单位加入“接收单位(苎)”列表中。
●汇总:进入到“商品资料汇总”??橹?如图5—?所示。
●批量设定:利用“商品资料批量设定”??榭梢远陨唐返氖粜越信可瓒ú僮?。这是系统提供给用户的一种便捷的操作工具?!吧唐纷柿吓可瓒ā钡拇翱诮缑嫒缤?—躬所示。图5—9是一张商品属性批量设定执行结果的示例图。执行的操作是对“核算售价<50”的商品的“税率,,批量设定为13。商品资料批量设定可以分为以下六个步骤:
步骤一,按“选择商品(苎j”按钮?系统弹出”筛选条件设定”系统工具窗口。
步骤二,在“筛选条件设定”中。筛选出欲进行批量设定的商品资料。
步骤三,在“商品资料批量设定”窗口左下部有一个“商品属性”栏,用该栏后面的下拉菜单确定欲进行批量设定的“商品属性”。
步骤四,在“商品资料批量设定”窗口右下部有一个“新值”栏。在该栏内输入欲进行批量设定的“商品属性”的“新值”。
步骤五,在“商品资料批量设定”窗口右部有一个“执行设定(E)”按钮,按动该按钮,系统会弹出一个确认框,要求用户对批量设定操作进行确认。用户按“确定”按钮后,系统即执行对选择的商品进行属性批量设定的操作。
步骤六,执行批量设定成功后?系统将给出批量设定成功信息。

1.2.3供应商基本资料
供应商基本资料维护及其汇总如图5—lo所示。

1.2.4客户基本资料客户基本资料维护及其汇总如图5—11所示。

1.2.5.1员工组管理
系统为了方便用户对员工的权限管理,提出了员工组的概念。所谓员工组,可以理解为员工的集合。一般一个商店中包括总经理、部门经理、核算人员、系统管理员、收银员、营业员等等。一个员工在商店的整个管理系统中可能充当其中的一个或几个角色,比如某个员工既属于部门经理组,又属于系统管理员组。通过本??榫涂梢允迪侄浴霸惫ぷ椤苯行略?、修改、删除和查问的功能。员工组窗口如图5—12所示。
图5—”员工基本资料
(1)员工组编号:是员工组的唯一标识。一旦被确定后不可随意修改。
(2)员工组名称和说明:这两项信息可以在其中填人相应的内容,它们的改变不会对整个系统有任何影响,除“员工组名称”外?其他信息可以不填写。
(3)打折下限:该员工组中员工具有的商品销售打折的最低限度。
(4)权限和特殊权限:列出了可选权限的列表,打上标记说明已经拥有此项权限;反之则不拥有。关于员工权限的详细说明参见1.2.1.3员工权限。
另外?每个员工组中可以有多个员工,位于窗口右边的列表中列出了当前员工组所包含的员工?可以通过上方的“加入”和“删除”按钮?对所包含的员工进行维护。

1.2.1.2员工与员工组的关系

一个员工在实际中可能扮演一个或多个角色,反映到POS3.X系统中就是一个员工可以属于多个员工组。由此可以看出员工与员工组之间的关系:
●一个员工可以属于一个或多个员工组,也可以不属于任何员工组。
●一个员工组可以包含一个或多个员工,也可以不包括任何员工。
从本质上讲,角色的不同就是权限的不同。因此在规划整个系统的权限分配方案的时候,可以按照如下步骤:
步骤一,考虑商店中可能与系统发生直接联系的人有哪些类型,即角色,总结出一套可能包括大多数情况的角色分类。为每一个角色建立一个员工组。
步骤二,考虑每一个角色所负责的工作,完成这些工作需要什么权力,为相应的员工组设置合适的权力。
步骤三,收集商店中可能与系统发生直接联系的人的信息,除了一些常规信息外,重要的是每个人所负责的工作。为每个员工分配一个员工号,建立相应的员工资料。
步骤四,根据前一步收集的结果,分析每个员工所扮演的角色,设置其所属员工组。
步骤五,仅设置员工组可能无法满足需要,这时应根据实际情况为每个员工进行权限微调。

1.2.1.3员工权限
在系统中所有的权限可以分为两大类:一类称为本地权限(即系统??槿ㄏ?;另一类称为特殊权限。
“用户对某个??橛腥ㄏ蕖?,这句话表明当该用户登录系统后,他可以在菜单中看到对应此??榈牟说ハ?,并可以通过选择此菜单项进人该???;反之,如果用户对此??槊挥腥ㄏ?,则用户在菜单中看不到对应此??榈牟说ハ?,也就无法进人此???。特殊权限如表5—1所示。

表5—1特殊权限打开查询发送单据及基本资料打印复核更改仓位资料更改单据审核直配出货退货单更改店表更改客户资料更改类别资料更改商品资料审核直配进货退货单前台报表权前台冲帐权重开零售发票清除后台日志审核最低售价凋价单前台维护权前台退货权审核直配进货单类别商品移动审核自营进货退货单前台银箱权前台赠送权审核直配出货单审核自营进货单审核联销率调整单审核调价单审核促销单审核批发退货单连锁企业信息管理前台盘点输人权审核批发价凋价单审核调出单审核配出单审核配出退货单前台无限优惠权清除前台操作记录审核调人单重印零售发票审核配货进货单前台受限优惠权审核代销价调价单审核批发单修改压库金额审核配进退货单更改供应商资料审核核算售价调价单前台收银权更改消费卡资料审核会员价凋价单

1.2.1.4员工资料维护的信息
用户可以通过“员工资料维护”完成对员工信息的建立、修改、删除以及查询,其中包括一个很重要的内容,即员工权限的分配。员工资料维护窗口如图5—13所示。员工资料包括的信息介绍如下:
图5—13员上资料维护
(1)员工代码:又称为“员工号”;用于唯一标识一个员工,一个员工的员工代码被确定后,不可以被随意修改。如一定要修改,由系统管理员来做。
(2)员工姓名、身份证号、工种、备注:这几项信息可以在其中填人相应的内容?它们的改变不会对整个系统有任何影响?除“员工姓名勺L,其他信息可以不填与。.
(3)打折下限:属于与权限有关的信息。它需要与一些权限进行配合使用。
(4)口令与口令确认:用于输入和修改员工的口令,所有输入的内容用“*”显示,必须使两个编辑框中输入的内容完全相同,口令才被确认??诹钊啡虾?,即可用此员工号和相应的口令进入POS3.X进行操作。

1.2.6仓位基本资料
仓位在系统中是一个逻辑概念,形成一个仓位结构树,父结点和子结点可以有各自的库存和仓位属性。每一个仓位都有自己的属性,并包含多种商品。仓位基本资料如图5—)4所示。

1.2.7零售付款方式资料
通过在后台设置一个零售付款方式库进行增减、修改,在前台销售时可选择若干种付款方式的组合。

1.2.8消费卡
从系统角度讲,“消费卡”是一个统称,包括会员卡、折扣卡、储值卡三种功能类型,从卡的介质分?可分为条码卡、磁卡和IC卡,三种介质和三种功能可任意组合成一种消费卡,如条形码形式的会员卡,条形码代表会员身份?与商品的条形码类似。对任一种消费卡?系统记录持卡人的所有基本信息及购买信息,如购买次数、购买金额、优惠金额等。从中进行消费分析,为促销、营销策略的制定提供科学依据。

1.2.9店表资料
“店表资料”??橛美次ちJ较碌南低持腥康瓯硇畔?。店表资料女口图5—15所示。
店表维护中包含的信息有:代码、名称、区域、全局标识、地址、电话、联系人、出货单价、系统路径、是否允许修改/发送非本店生成的基本资料、系统路径、单位类型、月结转期差值、年结转期差值、商品资料传送等。下面分别对这些信息进行解释:
(1)代码:门店的标识代码。代码是门店的唯一标识。
(2)名称:门店的名称。
(3)区域:门店所在的区域。
(4)全局标识:每家门店唯一的全局标识。
(5)地址、电话、联系人:是有关门店的参考信息。
(6)出货单价:指为门店进行配货出货寸使用的单价。在配货出货单中,要填写配货出货单的结算单位。如果结算单位是系统巾指定的某家门店,则相应的配货出货单价也采用该门店的出货单价。
(7)系统路径:指门店在整个系统中的绝对路径。
(8)是否允许修改/发送非本店生成的基本资料:可以进行“是”或“否”两种选择。
(9)单位类型:包括单店、联网连锁店、联网加盟店、配货中心、总部五种类型。
(10)月结转期差值:指总部同当前门店之间的月结转期的差值,即:
月结转期差值=总部月度期号一门店月度期号
(11)年结转期差值:指总部同当前门店之间的年结转期的差值,即:
年结转期差值=总部年度期号一门店年度期号
(12)商品资料传送:可以使用该栏的“设置”按钮,对商品资料传送的选项进行设置。选中的商品属性将在商品资料发送操作中被传送,未被选中的属性将不被传送,如图5—16所示。
店表维护提供的操作有:保存、浏览、功能、退出。其中,“功能”键的可选项如下:
●修改代码:修改当前门店的门店代码。
●发送整个店表:将整个店表发送到目标接收单位。
●汇总:进入到“店表汇总??椤?。
●清屏:清除当前屏幕显示,进入店表维护的新增状态。
●选项:可以选择保留至下一新增画面的内容。

1.2.10各店商品表
在单店经营模式下,商品资料信息是唯一确定的,但对具有配送中心的连锁经营模式,某一种商品在各家连锁店的资料往往会有不同,如商品的营销方式、缺省供应商、最低库存数、最高库存数、各种价格信息、促销信息等。配送中心要对各连锁店进行正确无误的信息综合管理,必须了解各店的商品资料。这时就需要使用“各店商品表维护”功能?!案鞯晟唐繁砦ぁ钡慕缑嫒缤?—17所示。
图5—17各店商品表维护
列表中显示了各个门店的门店代码和门店名称。系统中的连锁门店信息来自基本资料中的“店表维护”。
“各店商品表维护”中的各项商品信息的含义与“商品基本资料维护”中的含义相同。需要指出的使用要点有如下几项:
(1)可以直接进行编辑修改的内容包括:商品代码、商品名称、营销方式、缺省供应商、最低库存数、最高库存数等。这些信息用正常底色显示。修改后,按“保存”按钮即进行保存。
(2)不能直接进行修改的内容包括:核算售价、核算价、代销价、联销率、最低售价、会员价、随意赠送、促销信息等。这些信息用灰色底色显示。
(3)对于不能直接编辑修改的内容,应使用相应的价格调整单进行调整后,审核保存。同时,应注意价格调整单中填写的“生效单位”应与选中的门店代码一致。
(4)“功能”按钮提供的功能操作包括:
●复制各店商品表:对一个门店的商品表复制到其他选定的目标店中,如图5—18所示。
●当前商品在本店:查看所选门店的某个商品在本店的情况。
●从本店商品资料中选择:从本店的商晶资料中选择某个商品到当前门店中。
●清屏:清除屏幕显示,进入到“各店商品表维护一[新增厂状态。
●选项:系统将弹出一标准选项对话框,如图5—19所示。

当本店向其他连锁门店发送商品基本资料时,系统将自动检查本地的各店商品表,当发现其中存在该商品时(不是根据商品代码,而是根据系统为每一商品设定的GID码自动判断),则自动发送该商品在各店商品资料表中的信息。因此,该??槲髁诺甑纳唐纷柿瞎芾硖峁┝吮憬?、迅速的维护手段。

1.3商品的进销管理
1.3.1进货
“进货”是指商品的采购,这里的“商品”是用于进一步销售的物品,若采购是为商家自用,则不是进货的商品?!敖酢币馕蹲抛式鹜度撕蜕唐吩黾?,物流、资金流及信息流都有了相应变化?!敖酢笔巧桃档闹匾方?,进价的高低直接影响最终利润?有统计数据表明;进货成本降低]%,毛利可增加5%一1U%;因此,采购部门的地位和作用十分重要。
在商业实际操作过程中,整个进货环节可进一步细分为“定货”和“验货/收货”两步。

1.3.1.1定货
定货可以看作是商品进货的前奏。定货方式的种类,从商品角度,可分为新商品的定货和老商品的定货;从自动化角度分,可分为手工定货和自动补货。一般说来,自动补货适用于有一定时期运行基础,历史数据稳定可靠的商业企业,这一类用户在采购老商品时用此种方法更有效快捷,在采购新商品时,因没有可参考数据仍采用手工定货,填“定货单”。运行不久的新用户则多用手工定货,填“定货单”。
(1)自动补货。自动补货的原理是在系统中预先设置一定的算法和规则,根据已有的历史数据和经验型数据,计算出应该补货商品的品种和数量,其窗口如图5—20所示。图5—20补货条件
补货条件:确定商品补充的条件,系统列出2种补货条件(见图5—20)。能正确运行的条件是商品资料的维护中已设定了商品的最大库存量及最小库存量以及商品的销售资料完好。
补货数量:确定该补商品的补货数量。系统列出5种选择的条件,如图5—21所示。能正确运行的条件是商品资料的维护中已设定了商品的最大库存量及最小库存量以及商品的销售资料完好。
确定各种条件后,按“开始搜索库存(R)”,系统会进行自动查找,然后在窗口中列出满足条件商品的有关信息:
●仓位代码:该补商品所存放的仓位代号。
●商品代码:该补商品的代码。
●商品名称:该补商品的品名。
●仓有效:该补商品目前的库存数量。
●商品最低库存:该商品在商品资料维护中设定的最低库存数量。
●补货数:系统建议的该商品的补货数量。
用户查看后,如要用这些数据自动生成定货单,可按“生成定货单”,直接形成“定货单”。

(2)定货单。定货单的形成有两种方式:一种从“自动补货”中形成;一种由手工填写,女口图5—22所示。
1)上栏部分为标题信息:
●单号:某张定货单的编号。它是系统识别单据的唯一信息,必须填写。一般系统会为每张新增的定货单生成一个缺省的单号。
●填单人:定货单的填写人。在一张单据保存时,系统自动记录该信息。
●审核人:已被审核的定货单的审核人。在一张单据被审核时,系统自动记录该信息。
●来源单号:当定货单是由网络单据转入寸,系统自己列出。
●来源单位:定货单(明细,中所有出货商品的帐务结算单位。当某张定货单经过审核,在系统中起作用时,系统将把出货商品的客户应收款同“结算单位”进行结算。对调出、配送、批发商品,在销售之后,按照一定的算法进行结算,必须填写。
●供货单位:定货商品的供给单位。
●仓位:定货商品的存放仓位。
●要货单位:定货的单位。
●上次发送时间:该单据上次网络传送的日期。
●单据状态:由系统自己列出,分为已审核、未审核及修正。
●期号:该单据在哪个结转期内。
●填单日期:填写单据时的日期。
2)下栏部分为商品信息:
●箱数:商品代码所指商品的出货箱数?指实际的商品物理包装的数量。商品有一个“包装规格”属性,表示商品的实际物理包装(在POS中,按照语言习惯,被称为“箱”)中含有的商品代码所指商品的个数。填写“箱数”是为了用户输入方便。出货数量一箱数X包装规格,用户可以只填人“箱数”,系统会自动按照该公式计算出出货数量?如一箱可乐中有10瓶,“包装数”为5时,“数量”为50。
事含税单价:商品代码所指商品的含税单价。在系统中,所有的单据以及报表都记含税单价和税率.不含税单价可以计算得到。公式为:
去税单价=含税单价/(1十商品税率)
●含税金额:商品代码所指商品的含税金额。在系统中,所有的单据以及报表都记含税金额和税额,不含税金额可以计算得到。公式为:
去税金额=含税金额/(1+商品税率)
●去税金额:由系统自动计算并填人。
●税额:由系统自动计算并填人。计算公式为:
●税率:根据“商品资料维护”中的字段信息,由POS自动填人。
3)定货单(明细)的操作中的有关内容:
●可对当前行进行相应修改和删除等操作。
●“保存”和“保存时自动审核”为两个控制键,“保存”的含义是暂存在此记录,并不生效,仅“保存”的单据可被删除?!氨S写媸弊远蠛恕北砻鞔思锹忌?,对此单据不能删除,只能“冲单”和“修改已审核单据”。
●发送单据:将当前已审核的定货单发送给接收单位。接收单位可以是联网连锁单店、连锁加盟店、配送中心或总部。
●可对定货单(汇总)进行操作:定货单(汇总)??榭梢园镏没Р檠丫4娌煌持械亩ɑ醯サ幕阕芮榭?,如图5-23所示。

1.3.1.2验货/收货
(1)新品进货管理涉及的内容。
●新商品登录:新商品基本资料的设置,在系统数据库中备案。实际上,这个工作在定货前就已做好,在决定采购这个新商品前就已经获得了此商品的有关资料,如条形码、规格、产地、供应商等。
●进货信息登录:进货单信息的录入,包括进货单编号、进货日期、进货人、验收人、供应商编号、所采购的商品代码、批次、单位、数量、进货单价、进货税额、折扣情况、生产日期、保质期等。
●商品的进货调整管理:商品在进货时,供应商经?;崧猿抗┗?,称为物扣,以抵冲运输途中可能造成的损失。这部分商品的损溢都不影响供应商的应付款,但作为商品进货数量的一部分,影响库存和商品的进货成本。损溢数量填写在进货单“损溢数量”栏内。
●退货处理:以独立的退货单形式进行处理,后台数据库产生相应变化。
●商品采购:需考虑资金运作、商品的销售业绩、消费需求等因素,包括老商品的采购和新商品的采购。
雪报表汇总:在连锁经营情况下,一切的进销存情况都要通过报表反映给总部。所以在进行进货的同时还要产生供监控部门参考的报表系统。

(2)配送中心和连锁店的进货。
1)配送中心进货:
●配送中心缺货时可以根据具体的实际情况制定具体的进货计划和定货计划,这是一个经营计划,往往由总部(配送中心)采购部根据总体经营战略规划作出分阶段、有目标的采购计划,再将这一采购计划逐级分解到不同采购组,采购组在执行时据此在系统中填写定货单。对于供应商信息、商品信息和员工信息,则应该先进行这些基本资料信息的登录。
●配送中心收到供应商送来的商品后,验收并填写进货单,若商品在验收时存在溢缺现象,则在进货单上注明商品的损溢情况。
●如果商品需要退还给供应商,配送中心应填写进货退货单。
●从另外一个配送中心调人商品,配送中心在收到调入的商品后,根据收到的商品填写调入单,在系统中生成一张调人单,如果在收到调人的商品时对方附有一张调出单,这时就可以直接由调出单转换成相应的调人单。并注明商品的溢缺情况。

2)连锁店进货:根据连锁经营中不同的连锁店管理模式,连锁店具有不同的权限。例如,直营店主要接受总部配货,可向总部叫货,对乳制品、面包等少量商品可向供应商直接定货;而加盟连锁店有相当大的自营进货权,总部在业务上的统一控制相对松散些;便利连锁店除乳制品、面包等少量商品外,只能接受总部统一配货,连叫货权也没有。
●连锁单店在缺货时可以根据实际情况制定具体的进货计划和定货计划,可以向供应商直接定货,生成定货单;也可以向配送中心叫货,由系统自动生成叫货单。同样,在进行这些单据操作的时候,如果缺少基本资料,就要先进行新资料的登录。
●连锁店在收到供应商的进货后,如果该进货不通过配送中心,则属于连锁店的自营进货;验收后在系统中也要填写自营进货单。填写流程与总部进货时相同,该数据将通过网络通信发送回总部服务器数据库中,以保证总部数据库数据的完整。
●连锁店在收到供应商的进货后,如果该进货是通过配送中心配出的货物,则属于直配进货;验收后在系统中生成直配进货单,生成的直配进货单通过网络从连锁店传输到配送中心。
●连锁店在收到配送中心的配货后,经过验收,根据配送中心生成的配货出货单,在系统中生成配货进货单,或者根据配送中心的配货出货单直接转换为本连锁店的配货进货单,并在单据上注明商品的溢缺情况。
●相应的自营进货退货时,连锁店在后台系统中生成自营进货退货单,仓库管理人员根据自营进货退货单将商品退还给供应商。
●配货进货退货时,在后台系统中生成配货进货退货单,仓库管理人员根据配货进货退货单将商品退还给配送中心;配送中心在接收到配货进货退货单后,将配货进货退货转换成对应的配货出货退货单。
●直配进货退货时,在后台系统中生成直配进货退货单,仓库管理人员根据直配进货退货单将商品退还给供应商,并将生成的直配进货退货单通过网络传输到配送中心,配送中心接收到这张直配进货退货单后,在系统中自动生成一张对应的直配出货退货单。
●连锁门店之间调拨时,由一家门店作退货处理,将货退给配送中心,再由配送中心配往另一家门店。

(3)进货单据类型。进货单有四种:自营进货单、配货进货单、直配进货单和调入单。
1)自营进货单:
●基本内容:单店、联网连锁店、联网加盟店、配送中心、总部等所有类型的用户单位进行自主进货时均要求填写自营进货单,也可以由定货单生成。自营进货单(明细)的窗口如图5—25所示。

●标题信息:此单据中各字段与“定货单”中各字段含义基本相同。其中:
状态:标明当前进货单的状态,包括未审核、已审核、已复核、已被修正、冲单(负单)、修正单(负单)六种状态。
供应商:进货单(明细)中所有进货商品的供货单位的名称。它可以是一般的供应商,也可以是配送中心、总部或其他单店,其含义比一般的商品供应商更加广泛。必须填写。
采购员:进货单(明细)中所有进货商品的采购员。必须填写。
对方单号:对进货的商品,有时供货方会有一张送货单跟随,或其他证明单据,这里的“对方单号”就是指这些单据的编号。它只作为用户的参考信息。
付款期限:结算单位对进货单(明细)中所有进货商品的付款期限。用户可以使用该栏后的浏览按钮进行选定。缺省的付款期限=填单时间4-30天。

●商品信息:除与“定货单”中对应字段名称一致外,还包含以下几项:
损溢数量:进货时,商品代码所指商品出现的缺损或溢余数量?!八鹨缡俊奔锹嫉氖鞘导食鱿值纳唐方跏康乃鹨缜榭?,这部分商品不影响供应商的应付款项,但影响库存。
除了以上由用户填写的信息外,商品信息中还有某些信息是由系统自动填人的信息,用户不可直接更改,需要通过修改其他相关信息或通过填写价格调整单来修改。这些信息包括:
去税金额:由系统自动计算并填人(参见:含税金额)。
税率:由系统自动填人(参见:商品资料维护)。
税额:由系统自动计算并填人。计算公式为:
税额二去税金额X(1+税率)或:
税额=含税金额一去税金额
去税金额二含税金额/(1+税率)
核算价:审核单据时商品的核算价,由系统自动填人。
核算售价:审核单据时商品的核算售价,由系统自动填人。

●相关操作:
“保存”:将此单据记录暂存,不生效,不更改数据库。
“审核”:经收货部验收货后,实际人库,业务库存增加,记人数据库中。
“复核”:负责结算的人操作,结果是数据库中“供应商应付款”增加。
在实际运用中,可将以上操作分配给不同部门,由不同的人来做,达到流程的分割及各环节的配合和制衡,做到对进货流程严密、合理的控制和管理;也可合并操作步骤,以简化流程。总之,要从具体应用出发。
从系统设计角度看,要适合我国特有的商业国情。目前,物流、资金流和信息流往往是不同步的,如货到发票未到,或发票到货未到,“进货单”往往要分几次进行操作处理。
对于未审核进货单,可进行删除。
对已审核进货单,可进行“修正单据”和“自动冲单”操作?!靶拚ゾ荨焙?,系统将自动生成一张“修正单(负单)”,原单据状态变为“已被修正”;“自动冲单”后,系统自动生成一张“冲单(负单)”。
2)配货进货单:配货进货单是进货单的一种。如果单店的进货是由配送中心配给的,就需要填写配货进货单。在较严格的连锁经营模式下,单店没有结算权,对总部配货不直接和进货商品的实际供应商进行结算,而是同配送中心进行结算,因此,配货进货单的结算单位应该填写“配送中心”,配货进货单(明细)如图5—26所示。

凡进货单据,不论自营进货单、配货进货单、直配进货单、调入单,均有“保存”、“审核”、“复核”三个操作,含义相同。

经过以上操作的配货进货单(明细)对整个系统信息将产生如下的作用:该配货进货单被增加到配货进货单表中;进货单店对配送中心的应付款增加;对采购员的业绩作相应的记录和统计;进货商品在进货单店的仓库库存数增加;进货商品在配送中心的仓库库存数减少;进货单店中进货商品的进货数增加;报表显示配货进货引起的进货单店和配送中心库存金额的变化情况。
配货进货单(明细)包含的信息和功能操作与“自营进货单”同。
配货进货单可由定货单生成,或者由自动补货生成定货单,再由定货单转为进货单,也可由配送中心发送到门店的配货出货单接收转换得到。
每张配货进货单据(明细)都有汇总单据,如图5—27所示。

3)直配进货单:在连锁经营模式下,配送中心或总部向单店配货,但商品本身不一定全部发往配送中心,对于一些厂商的商品,有可能不经过配送中心,而直接送至下属单位,如冷冻食品、乳制品、面制品等。在这种情况下,进货单店可以填写直配进货单。直配进货单的结算单位应该填为配送中心,直配进货单(明细)如图5-28所示。
单店进行一次直配进货,整个系统相当于进行两个动作,即配送中心进行一次自营进货,进货单店再进行一次配货进货(或者配送中心再进行一次配货出货)。
生效的直配进货单对整个系统信息将产生如下的作用:该直配进货单被增加到直配进货单表中;进货单店对配送中心的应付款增加;配送中心对进货商品供应商的应付款增加;对直配进货单中采购员的业绩作相应的记录和统计;直配进货单中的进货商品在进货单店的仓库库存数增加;进货商品在进货单店的进货数增加;报表显示直配进货引起的进货单店库存金额的变化情况。
直配进货单(明细)包含的信息和操作同上述,且也有汇总单据。
直配进货单可以由定货单转人生成,也可由自动补货生成定货单,再由定货单转人为进货单。
4)调人单:调人单是进货单的另一种形式。当配送中心需要从系统中的其他配送中心调入商品时,就需要填写调入单。在这种情况下,进货的配送中心填写调入单,出货的配送中心填写相应的调出单。
单店之间不能任意凋人调出,须在总部(配送中心)相关指令下进行操作。为了加强总部统一而强有力的领导地位,一般建议采用,A店作配货进货退货,由总部重新作统一配货配给B店,来完成两门店之间的调入及调出。
调人单也可由定货单转人生成,还可由自动补货生成定货单,再由定货单转人为进货单。调入单(明细)如图5—29所示。图5-29调入单(明细)
生效的调入单(明细)对整个系统信息将产生如下的作用:该调人单被增加到调入单表中;进货的配送中心对调入商品的供应商的应付款增加;对调人单采购员的业绩作相应的记录和统计;调入商品在进货的配送中心仓库中库存数增加;进货的配送中心其调入商品的进货数增加;报表显示调入单引起的进货的配送中心库存金额的变化情况。

(4)退货单据类型:从物流方向看,进货为正向,退货为逆向,在真实的物流过程中均存在。系统设计要充分考虑实际物流中可能存在的任何情况,既要有总体高度,又要有细致的局部处理。
系统中的进货退货类单据有三大类:自营进货退货单、配货进货退货单、直配进货退货单。这三种形式的进货退货单,与进货单类似,也包括标题信息和商品信息两大部分,其中的宇段含义也基本相同。
●当自营进货的商品因各种原因需要退货时,配送中心或门店应填写“自营进货退货单(明细)”,如图5—30所示。
●连锁店对配货进货的商品需要退货时,应填写“配货进货退货单”,而配送中心应该填写“配货出货退货单”。
●连锁店对直配进货的商品需要退货时,则填写“直配进货退货单”;配送中心应根据连锁店的“直配进货退货单”填写“直配出货退货单(明细)”。
以上几类单据共同的表面特征是一条红色标记栏,其中字段名内容与进货类单据中的类似?操作相同,只不过系统对数值类的数据以相反的记录记人到数据库中。

1.3.2出货
“出”与“销’湘比,范围更广,含义更多,可以说“出”涵盖了“销”?!跋笔巧唐肥勐舻某龌?,包括批发和零售,零售在前台系统部分中阐述。而“出”是指所有向外运行的物流的轨迹,如配货出货、调出等。
以下列出三类出货形式,即批发、配货出货和调出。

1.3.2.1批发
配送中心向客户的供货为批发,对不是内部核算的各门店(如加盟店)配货时也可看作是批发,批发单(明细)如图5—3l所示。
(1)标题信息。
●单号:某张出货单的编号。它是系统识别单据的唯一信息。必须填写。一般系统会为每张新增的出货单生成一个缺省的单号。
●客户:出货单(明细)中所有内部结算的单位或非内部结算的单位。必须填写。
●结算单位:出货单(明细)中所有出货商品的帐务结算单位。当某张出货单经过审核,在系统中起作用时,系统将把出货商品的客户应收款同“结算单位”进行结算。对调出、配送、批发商品,在销售之后,再按照一定的算法进行结算。必须填写。
●发生日期:出货单(明细)中的所有商品的出货发生日期。系统自动填人当前的时间作为缺省的发生日期。用户也可以由浏览按钮进行时间选定。
●付款期限:出货单(明细)中所有商品的付款期限。该付款期限将作为用户的参考信息,在与客户或相关结算单位进行有关帐务结算时使用。
●发送时间:若该单据被发送过,则系统自动将最后一次发送时间填人该项。
●来源单位:指单号的来源单位。
●修正单号:若一张单据被修正过,则系统将该单据的单号作为由修正操作产生的新单据的修正单号。
●付款方式:可以是“应收款”或零售付款方式中的任意一种。该项可作为与结算单位进行结算付款时的参考信息。
●销售员:出货单(明细)中所有出货商品的销售员。填写当前出货单的销售员可作为用户的参考信息。必须填写。
●填单日期:在填写出货单时,由系统将当前时间自动写入。
●填单人:在填写出货单时,由系统将系统登录员工自动写入。
●审核人:单据经过审核后,由系统将执行审核操作的员工自动写入。
●状态:表示当前出货单的状态。
●仓位:表示当前出货单中出货商品的仓位。该仓位是所有出货商品的缺省仓位。在出货单商品的明细信息中,商品的仓位可以作进一步修改。
(2)商品信息。当画面上呈正常底色时?可以改动相关字段信息,包括商品代码、仓位、出货数量、箱数等。其余字段信息相类似?;疑咨糠值男畔⑹怯上低匙远钊说?,这些信息用户不可直接更改,需要通过修改其他相关信息或通过填写价格调整单来修改。这些信息包括:去税金额、税率、税额、核算价额、核算售价额。单据的状态与前述“进货单”相同。
批发单(明细)有相应的批发单(汇总),如图5—32所示。

1.3.2.2西己货出货
配送中心给内部核算的各单店供货或批发商品时填写“配货出货单”,它与批发单所包含的信息字段及具体操作都基本相同。系统会将相应信息记录进数据库中。
在此部分?有一个“自动配货”功能???。在由配送中心统一管理多家门店的连锁经营模式下,随着经营的理/顷和自动化程度的提高,实现自动配货往往是用户一项重要的需求。
在“自动配货”??橹杏没Э梢园凑帐导市枨蠼邢率霾僮鳎?br /> (1)设定配货条件。
方法1:商品的当前店存数小于该商品的最低库存数。
方法2:商品的当前店存数小于该店过去(X)天的平均销售数乘以(Y)。注:X、Y为数字。
(2)设定配货数量。
方法l:补足数量使得商品的店存数等于该商品的最低库存数。
方法2:补足数量使得商品的店存数等于该商品的最高库存数。
方法3:补足数量使得商品的店存数等于该商品的最低库存数和最高库存数的平均值。
方法4:补足数量使得商品的店存数等于该商品的最低库存数X(1十[』%)。
方法5:补足数量使得商品的店存数等于该店过去(X)天的平均销售数乘以(Y)。
(3)设定商品的搜索范围。系统将搜索“自动补货”属性为“是”的商品,还可以在此基础上进一步限定搜索的范围,如商品代码类似于、商品类别、供应商、店表等。
(4)设定选项。在选项中可以设定是否按类别生成配货出货单。
进行搜索,系统将按上述设定,列出满足条件的门店及商品;如果需要,还可以进一步生成配货出货单记录;“自动配货”的操作和界面与“自动补货”类似。自动配货的界面如图5-33所示。

1.3.2.3调出
调出单是出货单的一种。配送中心在给内部核算的各单位进行商品调拨时,必须填写凋出单。调出单与调入单常常配套使用。其信息字段内容和操作与调入单相同,上面已有介绍,系统将进行相应的信息记录。调出单也有汇总单据,即调出单(汇总)。

1.4库存管理
“库存”主要是“进”和“销”业务综合作用的结果。此外,还有各种原因造成的损耗和溢余,使得库存数量改变,并直接形成整个系统信息中库存数量的改变。另外,还有各实体店内部各仓位之间的数量转移,但不影响总体库存量的变化。

1.4.1内部调拨单
调拨是指各单位(如配送中心、门店)内部仓位之间商品数量的移位,只记录各仓位数量的变化。系统总库存没有变化。如配送中心的001号仓位和005号仓位之间的商品转移,用“内部调拨单”来反映,反映一次商品调拨行为的具体内容,包括发生调拨行为的仓位、涉及的商品及其数量、日期、填单人等等,内部调拨单(明细)如图5-34所示。
图5-34内部凋拨单(明细)
基本信息宇段与前已论述过的单据中的字段相似。
调出、调入仓位指明了商品的源和宿。
调拨金额合计则为调拨单的总金额,可以计算实际的调拨额,也可以计算以核算售价或核算进价为基础的调拨额,采用多种计价基准使得对调拨行为的核算具有了选择范围。
除一般的功能性操作?如“保存”“清屏”“功能”“退出”以及“保存时自动审核”之外;也有内部调拨单(汇总)?如图5—35所示。

1.4.2溢余单和损耗单
1.4.2.1溢余单
溢余是指库存商品数量增多,多于帐面库存。溢余的原因有多种,如进货溢余、盘点溢余,不明原因溢余等。对于进货溢余(也叫“物扣”,供应商多送以弥补途中损耗),若溢余物品与实际进货物品相同,可直接在进货单的“损溢数量”栏内填写;若为不同商品的溢余,如lo箱方便面送5只泡面碗,溢余的5只泡面碗需通过“溢余单”来记录。对于盘点溢余和不明原因溢余也应填写“溢余单”。
商品在库存管理过程中出现的实际数量(或金额)多于系统帐面存数(或金额)的情况可以通过溢余单来予以调整,使得商品帐面存数与实际库存数相一致,溢余单(明细)女口图5—36所示。
在各项单据信息中,单号是溢余单的唯一标识,通常采用10位数字编码,用户可以自定义单号,但必须保证单号是唯一的。
溢余数是商品比帐面存数多出的数量,通常是一个正数(负数则一般出现在溢余单的冲单或修正单中),实际溢余额用来核算商品溢余的发生额,可填写,缺省情况下等同于核算售价额。在实际操作中,可以根据管理的需要决定适当的溢余金额。例如,在“物扣”情况下,溢余的商品是没有金额的,只多数量,相当于进货成本的降低。
“备注”可高效利用起来,写上溢余原因,日后该字段可作为查询字段进行统计分析。
“保存时自动审核”选项决定溢余单被保存时是否由系统自动对其进行审核。一般性操作:如“自动冲单”“修正单据”“删除单据”。溢余单的状态,包括“未审核…‘已审核,,I‘修正单(负单)…‘冲单(负单)”“已被修溢余单也有相应的汇总单据,如图5-37所示。

1.4.2.2损耗单
损耗是指库存商品数量减少,少于帐面库存。损耗的原因有多种,如进货损耗、盘点损耗,不明原因损耗等,一般都通过“损耗单”来记录。
损耗单可以说是溢余单的“反义”单据,当实际数量与商品帐面库存数量不同时,调整帐面数量,使其与实际数量一致,损耗单(明细)如图5-38所示。
损耗单中的内容和具体操作与溢余单基本相同,系统以负数记人数据库。单据的状态也与溢余单一样,也具有汇总单据功能。

1.4.3盘点
1.4.3.1基本概念
盘点是商业经营中一种必要而重要的手段,无论是否使用信息管理系统,商业企业都必须进行盘点。盘点就是清点商品的库存数量,核对其与帐面库存数是否一致。在整个系统管理中,盘点一方面是库存管理中的重要部分和工具;另一方面又是整个业务管理的“尺子”,进、销环节及各环节间的流转是否顺畅无误,最终都会体现在盘点结果中。盘点误差越少,表明管理越有效。
●实盘数:清点商品得到的实际数量。
●帐面数:商品在系统中的帐面库存数量。
●盈亏数:实盘数与帐面数之差。
●盘点金额:是商品实盘数量与商品价格的积。商品价格可以是零售价、批发价或其他所要求的价格。
●盈亏金额:和盘点金额相似,是盈亏数和商品价格的积。
●实盘和帐盘:实盘是以商品的实盘数调整商品的帐面数,使信息系统内的商品仓存数和商品的实际库存数量一致。一般均是实盘,但有时由于时间、精力、管理等原因,可能来不及或不需要进行商品的实际数量清点工作。这时,系统在开始一个新的工作期间前,应以商品的电脑帐面数作为商品的实盘数进行盘点,称为帐盘。帐盘时盘点盈亏数额肯定为零,实盘一般不为零。

1.4.3.2盘点方法和手段
(1)盘点方法。
●全局盘点:对一个实体店面中的所有商品进行清点,如一家超市,既要盘货架上的商品,又要盘后仓(或小仓)中的商品。
●部分盘点:对某一部分商品进行盘点,“某一部分”的范围可分部门、分货架、分商品类别、分供应商等。
(2)盘点手段。系统提供三种盘点手段:盘点单、盘点机、收银机辅助盘点。
●盘点单:利用系统设置打印出的空白盘点单,人工点数,将实盘数填人盘点单中。
。盘点机:专用盘点设备,为“手持式终端”的一种,使用方便快捷,但价格较高。
●收银机辅助盘点:系统提供的一种适应中国特有商情的变通手段,充分利用收银机,在不收银的时候辅助盘点,通过收银机键盘录入实盘数,并以网络传送到后台工作站。节省了手写单子和再录入的工作量。

1.4.3.3盘点时间及注意事项
(1)盘点时间:可分营业前、营业后、营业中(确保被盘点商品在本来的位置上)。
(2)盘点注意事项:
●为了保证盘点数据的正确性,确保将盘点前发生的单据输入电脑。
零盘点时必须对所盘区域停止营业,张挂醒目的告示标志,禁止顾客进入。
●盘点时必须对所盘区域暂停进货和分包。
●确保清点的准确性。

1.4.3.4盘点过程
(1)行政管理部门与电脑部的配合。
●停止被盘区域的营业,张挂盘点标志,封闭被盘区域;理货员迅速将散放在各处的被盘商品复位。
●决定盘点方法和手段,生成空白盘点单或填写空白盘点单(功能??椋嚎瞻着痰愕ゴ蛴?,空白盘点单明细)。
●作商品库存记录(功能??椋号痰憧獯婕锹?。
●部长到电脑房领取空白盘点单或电脑盘点车到达指定盘点区域。
雪营业员将盘点结果填写在空白盘点单上,或电脑操作员在营业员的配合下,将欲盘商品的库存数扫描进电脑。
●部长收集盘点完成的空白盘点单,确认签字后交电脑房将数据输入电脑(功能??椋号痰愕ッ飨?,或持电脑盘点机回电脑房联网,将盘点结果送人服务器。
●对本次盘点的结果进行盘点盈亏预查,如果有误差,电脑房立即将有误差盘点单交给部长。分析误差原因,进行二次复盘,电脑房用复盘结果来调整盘点单。
●由部长和营业员对误差商品的进、销、调、存进行核对检查,查清原因,将结果报电脑房输入电脑。
●如有盘盈或盘亏,由部长进行确认,报经理室签字同意后送电脑房,由电脑房对此次盘点结果进行审核。
●电脑部将该次盘点结果打印,报经理室和财务部存档。
●该次盘点结束,将商品摆放整齐,撤除盘点标志,开放盘点区域。
(2)盘点业务流程。盘点业务流程如图5—39所示。
●商品管理部门发出商品盘点要求,指定需要进行盘点的柜组或仓位。
●盘点初始化:为开始一个新的盘点作好准备。首先系统管理员将上一期的来盘数据删除;然后执行盘点初始化,在系统中标记一次新的盘点期的开始。
●打印空白盘点单:盘点单输入方式有两种:一种是手工输入盘点单,须输入商品代码和实盘数;另一种是打印空白盘点单,系统管理员按照盘点要求生成并打印空出实盘数一栏的空白盘点单据,由清点人员实盘后填写。
●库存记录:当前帐面库存数的记录。本盘点期内的盘点均以此记录为调整基础。
●清点商品:实际清点,将商品的实盘数记录在空白的盘点单上(手工盘点单须记录商品代码和实盘数;打印空白盘点单方式下需逐条填写商品的实盘数)。被盘点商品在清点时间内不允许进出。
●盘点单输人:一种是根据盘点单直接在计算机上输入商品代码和实盘数;另一种是盘点单事先打印出来,根据盘点单号,调出系统中原有的盘点单,只需输入商品的实盘数即可。
●系统盘人:将实盘数盘入,以盘点单中的实盘数调整帐面数,打印出盘点结果报表。清点完后即可进出。在盘人之前执行刷新实盘数动作,将进出货引起的差值计人实盘数。
注:可变价商品有两种情形:一是蔬菜、水果等价格经常变化;二是几种商品在经营管理上不予区分,合用一个编码,各自价格不同,如不同型号的铅笔,2B铅笔单价为0.8元、5B铅笔单价为1元,编码相同。前一种情况,商品实际盘点的数量是有意义的,其盘点金额可以根据某一标准价或平均价进行计算。后一种情况,由于其数量是共享同一商品编码的不同物品的数量之和,没有实际意义,一般只计算商品的盘点金额。鉴于以上原因,可以在商品基本资料中区分这两种可变价,在各种盘点单据或查询统计中判断该标志,作为数量和金额是否同时计算的依据。
以上的进销调存业务过程描述了一个较完整的商品流(物流)及所对应的资金流和信息流的循环,是商业经营活动中的重头部分。然而,商业经营中除了核心的进销存业务之外,还有大量工作,如价格、结算、统计分析等。

1.5结算管理
从商业业务角度讲,商家所面临的结算无非是两类:由于进货发生与供应商的结算;因为销货发生与客户或顾客的结算。与顾客的销售行为是零售,在第4章已论述过,这里仅介绍与客户批发业务的结算。

1.5.1与供应商结算供应商结算单(明细)的基本信息如图5—40所示。
1.5.1.1基本内容
(1)标题信息。
1)单据类型:填写供应商结算单时,可以直接在结算单明细中填写要结算的商品,也可以以系统中的单据为单位,将已有的单据内容调出进行结算?!暗ゾ堇嘈汀本褪且虺鲆延械ゾ莸牡ゾ堇嘈?,包括“自营进货单”“自营进货退货单”“直配出货单”“直配出货退货单”四种类型。
2)单号(B):指结算时调出的已有单据的单号。当选中了某种单据类型时,用该栏后面的浏览按钮可以浏览属于这种单据类型的所有单号。
3)供应向(V):当前结算单(明细)中所要进行商品帐务结算的供货单位的名称。当填单者是总部(配送中心)时,此栏为真实意义上的商品供应商;当内部核算的门店(如加盟店)从总部进货时,此栏为(总部)配送中心。必须填写。
4)仓位(A):当前结算单(明细)中,供应商所要进行结算的仓位。POS3.X中,供应商或客户的结算是以仓位为基本单位进行的,即对一张结算单,只能进行某一个供应商在某一个仓位的所供应商品的帐务结算。
5,单据状态:“未审核”“已审核”“被修正”“修正单”“冲单”等。
(2)商品结算信息。系统中商品的营销方式分为“经销”“代销”“联销”三种,对不同的营销方式,其结算的处理方法也是不同的。先介绍几个概念:
1}结算数量:用户欲进行结算的商品数量。结算数量不应该大于未结算数量。
2)结算金额:用户欲进行结算的金额。
3)结销售金额:用户欲进行结算的销售金额。该项只对“联销”商品有效。
4)未结算数量:还没有结算的商品数量。
对“经销”方式:未结算数量二进货数量一退货数量一已结算数量。
对“代销”方式:未结算数量=销售数量一已结算数量。
对“联销”方式:未结算数量=销售数量一已付款数量。
5)未结算金额:还没有结算的金额。
对“经销”方式:未结算金额=进货金额一退货金额一已付款金额十调整金额。
对“代销”方式:未结算金额=(销售数量一已结算数量)X核算价。
对“联销”方式:未结算金额二(销售金额一已结算金额)X联销率。
6)未结销售金额:未结销售金额=结算价X销售数量一已结销售金额。该项只对经销方式为“联销”的商品有效。
7)核算价:结算商品的核算价。该项是由系统自动填人的信息。该信息用户不可直接更改,需要通过“核算价调整单”??槔葱薷?。
8)核算售价:结算商品的核算售价。该项是由系统自动填人的信息。该信息用户不可直接更改,需要通过“核算售价调整单”??槔葱薷?。
9)合计的“结算数量”:结算单中所有结算商品的结算数量的总和。
10)合计的“结算金额”:结算单中所有结算商品的“结算金额”的总和。
11)合计的“结销售金额”:结算单中所有结算商品的“结销售金额”的总和。

A.经销方式:
●“未结算数量”初始值=当前供应商在当前仓位的总进货数量。
●“未结算金额”初始值=核算价X未结算数量的初始值。
●新的来结算数量=原未结算数量一已结算数量。
●已结算数量二用户在“未审核”结算单中填写的“结算数量”;经过审核后,该值变为有效的“已结算数量”。同时,将新的“结算数量”的值置为新的未结算数量。如果商品的“是否付款到明细”属性为“是”,则“结算数量”应填写到“明细之明细”的该商品所在的进货单中。
●已结算金额=“未审核”结算单中的“结算金额”;经过审核后,该值变为有效的“已结算金额”。
事新未结算金额=原未结算金额一已结算金额;同时,将新的“结算数量”的值置为新的未结算数量。
在结算单中,“结算数量”和“结算金额”是分开进行结算的,两者之间没有必然的连动关系。填写的“结算数量”应该小于等于“未结算数量”。

B.代销方式:
●“未结算数量”初始值=当前供应商在当前仓位的结算商品的销售数量。
●“未结算金额”初始值=代销价X未结算数量的初始值。
●新的未结算数量=原未结算数量一已结算数量。
●已结算数量=用户在“未审核”结算单中填写的“结算数量”,经过审核后,该值变为有效的“已结算数量”,同时,将新的“结算数量”的值置为新的未结算数量。如果商品的“是否付款到明细,,属性为“是”,则“结算数量”应填写到“明细之明细”的该商品的日报表中。
●已结算金额=“未审核”结算单中的“结算金额”;经过审核后,该值变为有效的“已结算金额”。
●新未结算金额=原未结算金额一已结算金额;同时,将新的“结算数量”的值置为新的未结算数量。
在结算单中,“结算数量”和“结算金额,’是分开进行结算的,两者之间没有必然的连动关系。填写的“结算数量”应该小于等于“未结算数量”。

C联销方式:
●“未结销售额”初始值=结算单价X销售数量。
●“未结算数量”初始值=当前供应商(y)在当前仓位(全)的结算商品的销售数量。
●“未结算金额”初始值=“未结销售额”初始值X联销率。
●已结算销售额=“未审核,,结算单中的“结销售金额”;经过审核后,该值变为有效的已结算销售额;如果商品的“是否付款到明细”的属性为“是”,则“结销售金额”应填写到“明细之明细”的该商品的日报表中。
●新未结销售额=原未结销售额一已结算销售额。

1.5.1.2结算单的操作
操作菜单如图5-41所示。大部分为共有的一般陆操作,其中导入商品的内容如下:略。
导人商品:该操作为用户提供了一种灵活的选择商品进行结算的方法,其窗口如图5—42所示。
导人商品中包含的三种选项的含义如下:
●导人自营进货单商品:从选中“单号”的自营进货单中将商品数据导人当前的结算单。
●导人直配出货单商品:从选中“单号”的直配出货单中将商品数据导人当前的结算单。
●导人未结清的商品:分为选择“经销商品”“代销商品”“联销商品”三种方式,都是通过确定商品的起始日期而进行选择的。

1.5.1.3结算单(汇总)
所有汇总单的内容和信息也基本相似,如图5—43所示。

1.1.2与客户结算
与批发的对象进行结算,由做批发业务的单位(不论总部还是门店)来填写结算单,用于与某客户的商品结算。在使用“客户结算单”时,应该注意下列问题:
(1)在“客户”和“仓位”栏所填的一定是在系统中建立了客户和仓位资料的合法客户和仓位,且该客户和该仓位通过所批发给客户的商品建立了联系。这里,在“结算单”中所说的“客户”实际是出货单据中的“结算单位”,因为一般情况下,出货商品的客户和结算单位是相同。如果不相同的话,则同指定的结算单位进行结算。
(2)结算单中进行结算的商品一定是由该仓位向客户批发出货的商品。
“客户结算单”的信息内容和操作与供应商结算单基本相同,“客户结算单(明细)”与“客户结算单(汇总)”如图5-44及图5-45所示。

1.6营销管理
商家除了注重核心的进销存业务外,同样要注重营销管理,营销管理是任何企业的永恒话题。对商业企业来说,价格是其中的一个重要手段。如何对不同商品制定不同的价格策略,如何制定不同时期的价格策略,如何对不同地域的直营店和加盟店制定不同的价格策略……连锁商业企业需作为整体的营销战略规划来考虑。
在管理软件设计中,要预先充分考虑各种可能出现的情况,将商业实际运用中的过程和操作设计到系统中来。以下从调价体系和促销体系两个方面来分别阐述。

1.6.1调价体系
在商品基本资料中有多种价格,可归为两类:一类是系统自动计算价格,如上月存价、最新进价、库存价等;另一类是根据定价策略手工填人的,包括核算价、核算售价、最低售价、批发价、代销价、联销率、会员价。第二类价格在第一次录入商品基本资料时填人,需调价改动时,不是在原商品基本资料中改,必须经过一定的调价管理流程,如调价申请一批复一实际录人,往往由不同部门的不同人来分别执行,以达到流程分割和环节控制的目的。

1.6.1.1调价单种类
调价单所包含的信息内容和操作基本相同,下面以“批发价调整单(明细/汇总)”为例作具体说明。
“批发价调整单(明细)”如图5-46所示。
(1)标题信息。
●来源单位:单号所指的价格调整单的来源单位。在连锁经营模式下,往往由总部下达调价指令,发送调价单据给各需要调价的门店。总部或连锁店自己决定调价和作调价单时,来源单位为“本单位”。
●状态:在系统中,价格调整单的状态有三种:未审核、已审核、已生效?!耙焉А北硎炯鄹竦髡ブ卸约鄹竦牡髡丫谙低持衅鹱饔?。
●发送时间:单号所指的价格调整单的被发送时间。如果价格调整单还未被发送,则该项缺省为“未发送”。
●生效单位:选择当前单据的生效单位,如连锁店。生效单位从系统中的店表维护资料中选择。
●审核时生效(W):如果选定该复选项,表示在审核价格调整单时,就使之生效。
●生效日期(L):设定价格调整单的生效日期,可以用该栏后面的按钮进行日期选择。
●备注:用户对当前价格调整单作的备注信息,可标明调价原因。该字段可作为查询字段用于日后报表查询??珊芎玫乩闷鹄?。
(2)商品信息。在商品信息列表中,可调整的那种价格对应有两列:一列为原来的价格,系统会自动显示;另一列为等待用户输入的新价格,用户可进行编辑修改。任何一张明细单都有相应的汇总单据。
以上介绍的为“批发价调整单(明细/汇总)”,在系统中还有以下几类价格调整单,包括:核算价调整单明细/汇总、核算售价调整单明细/汇总、最低售价调整单明细/汇总、代销价调整单明细/汇总、联销率调整单明细/汇总、会员价调整单明细/汇总。

1.6.1.2各类价格调整单的操作
商品登录以后,其各种价格资料是不能任意修改的。各种价格的调整必须使用相应的价格调整单。
商品调价应在配送中心(或控制中心)进行。调价单或调价后的新商品字典应同步送到各超市(连锁店)。超市(连锁店)接收调价单后,按需要应生成新的收银机数据库,供POS机零售使用。总部的正常调价应在每日开始工作前进行为宜,超市(连锁店)的正常调价资料转入应在正式调价日前一天营业结束时进行。特殊的调价可随时进行。
各种价格调整单据实行“审核+生效制度”的方法。审核并生效的价格调整单将修改系统中商品的相应价格,修改商品库存的相应库存金额,并重新调整日报表中因商品调价引起的库存金额变化。

1.6.2促销体系
促销作为营销理论组成之一的要素,是连锁业营销策略和管理中另一个重要方面,其内涵和外延都大于较单纯的“调价”,“调价”只是促销中常用的一种手段,此外还有赠送,周期性、季节性、针对不同用户的价格策略等。促销是一个完整而严格的体系,在大的营销策划下作促销计划,包括促销的目的、时间、地点、执行人、效果评估总结等。因此,将促销作为单独的一个体系进行讲解。
从系统设计角度,要考虑可能出现的促销种类和方法,如何实现,可操作性如何,如何与整个系统中的其他部分接口,平滑性如何。促销与上述的调价体系相比,所涉及的内容和操作较多,应作为一个体系进行设计和描述。

1.6.2.1设计思路
从前台POS收银界面来看,任何一种促销的表现结果无非是整笔优惠和单品优惠两种,前者在整张收银条总金额上进行折扣,后者针对某一个单晶进行折让活动。
(1)整笔方式的促销。
1)付款方式的优惠:信用卡、贵宾卡。
2)前台临时性打折:比如,某收银员具有90%的打折权限。
3)系统作的舍人运算:例如,将“角”位后的分一律舍去,不论是几分,相当于对消费者的一种优惠。
4)付款方式中的不找钱处理:这种做法的效果与“系统舍人运算”相同,但在系统中实现时由不同的部分去处理。
(2)单品的打折。系统在设计时,构造几类因素,每个因素中又有若干条件,根据促销计划,将条件进行任意组合,设定在系统中执行。
1)促销条件的三个因素:
●日期范围:从XXXX年XX月XX日X点X分X秒到XXXX年XX月XX日X点X分X秒,该设置过时自动恢复。
●时间周期:如每7;天的第1天的X点X分X秒到第2天的X点X分X秒,该设置过时自动恢复。
●数量范围:从1—10个,从11—20个,划分数量级数。
2)打折方式:折扣率和促销价。折扣率是百分比优惠,促销价是绝对额的优惠。两者可以相互叠加。
3)单晶赠送:分固定赠送和不固定赠送。前台控制的单晶打折,通过对前台收银员的权限设定进行。

1.6.2.2才目关单据
(1)进行促销应按照以下步骤进行:
1)分析市场行情,进行促销决策,确定促销商品种类、促销方式、促销时间等。
2)在后台“价格”管理中填写“促销单”,或者对前台的收银员促销权限进行设定。
3)将促销单信息或员工资料信息传送到前台收银机。
4)前台收银机更新本地数据库。

(2)促销单(明细)如图5—47所示。
图5—47促销单(明细)
在图5—47的最末一行“功能”中,“视图”有“常用”和“高级”两种,图中显示为“高级”,多一个右边的界面。促销商品明细表中包含的信息多为常规字段,其中:
●促销:该促销商品的促销标志。这一项可以说是促销单(明细)中的独特信息。商品带有促销属性,则该标志为“是”,否则为“否”;以判断该种商品此刻的属性是什么。
●最低售价:该促销商品的最低售价。该项可以作为商品促销的参考信息。

(3)促销属性设置:
1)可被前台临时赠送:表示商品可以在前台被具有“前台赠送权”的收银员临时决定赠送,因此,若要使某商品可以在前台被临时赠送,必须同时具备下列两个条件:①在后台的赠送单中设置该商品的“可被前台临时赠送”属性;②在收银机前台,该商品的收银员具有“前台赠送权”。
2)条件:
开始/结束,即日期范围,表示商品的促销行为从某时间开始到某时间结束。
周期,即周期范围,表示商品的促销行为以周期方式进行,即每D天中从第F天到第T天进行促销。
数量,即数量范围,表示商品采用动态售价,商品的价格或折扣率与商品的购买数量相关。
3)方式:
方式旦:方式l的下拉菜单中包含的促销方式为:无、单价、折扣率、单价+折扣率。
其中:单价表示在一定的促销条件下,以设置商品的促销“价格”为促销方式;折扣率表示在一定的促销条件下,以设置商品的促销“折扣率”为促销方式;单价+折扣率,表示在一定的促销条件下,促销方式既设置商品的“价格”又设置商品的“折亨口率”。
方式旦:方式2的下拉菜单中包含的促销方式为:不赠送、固定赠送、不固定赠送。
其中:不赠送,表示商品不具有任何赠送属性。固定赠送,表示在满足一定的促销条件下,商品将必须被赠送,前台收银员无权改变商品将被赠送的属性。具体表现为,在前台收银机的销售画面中的“赠送”信息中,该赠送商品记录不能被收银员删除。不固定赠送,表示在满足一定的促销条件下,商品可以被赠送也可以不被赠送。收银员可以根据实际情况自主决定是否赠送该商品。具体表现为,在前台收银机的销售画面中的“赠送”信息中,该赠送商品记录可以被收银员删除。
不论选定“固定赠送”还是“不固定赠送”,在商品的赠送信息列表中都会增加出以下几列信息:“每销售”“商品代码”“名称及规格”“赠送数量,,6‘单位”“核算售价”这几列信息将表示出“每销售”m个A商品,将导致“赠送数量”中B商品被赠送。其中A商品是在左边商品列表中选定的当前欲进行促销属性设置的那个商品,B商品为因为A商品销售导致被赠送的商品,m为满足导致A商品被赠送条件的销售数量。B商品是通过在“商品代码”列中填写商品代码,或通过该项中的浏览按钮进行选定的。当选定B商品后,其“名称及规格,,4‘单位”“核算售价”等信息即自动被显示。用户可以在“赠送数量”栏中,输入一个其被赠送的数量。
下面举一个包含所有促销条件,具有所有促销方式设置的例子:
某商品A,代码为oool,名称为“现代商业自动化导论”,单位为“个”,核算售价为40元。首先在促销单(明细)中左下部的商品列表中,选定该商品。然后对其促销属性进行设置,请参考图5—48。
选定“可被前台临时赠送”复选项,即可使之能够被具有“前台赠送权”的收银员在前台临时赠送。
选定条件“开始/结束”,则在促销信息列表中,增加出“开始时间”“结束时间”两列。
选定条件“周期”,则在促销信息列表中,增加出“时间周期”一列。
选定条件“数量”,则在促销信息列表中,增加出“数量下限”“数量上限”两列。
在方式l中,选定促销方式“单价”,则在促销信息列表中,增加出“价格”列;选定“折扣率”,则增加出“折扣率”列;选定“单价十折扣率”,则这两列都被增加出来。
在方式2中,选定促销方式“固定赠送”或者“不固定赠送”,则增加出“每销售”“商品代码”“名称及规格”“赠送数量”“单位”“核算售价”等几列信息。其含义已在上面作过介绍。
用户在每一栏中填人需要的信息,即可完成对A商品的促销设置。例如,图5-48可以设定:
对商品0001,“现代商业自动化导论”,从1998年6月5日零点零分零秒到1998年7月3日23点59分59秒期间,每10天的第2天至第4天,当购买数量大干5而小于10时,其价格为2元,折扣率为80%,且每销售1个该商品赠送商品代码为00125870的“佳能保鲜膜”8卷。
当将当前促销单保存,使之生效,并将促销信息更新前台收银机数据库后,在前台就可以执行该促销信息了。

(4)促销单(汇总)。促销单(汇总)如图5—49所示,该??榭梢园镏没Р檠丫4娴较低持械拇傧サ幕阕芮榭?。与别的汇总单据的内容和操作基本相同

(5)批量促销设置。在实际的应用中,商家对每件商品设置花样繁多、各不相同的促销太繁琐,往往会更多地根据商品的属性、价格的趋势、季节以及人们追求的潮流等多方面的因素,对一批商品确定一种或几种促销方案。比如,在国庆节期间,对某一款服装进行8折优惠等。像秘奥服装连锁店管理软件系统为此提供了批量促销设置功能。

在促销单(明细)的“功能”键弹出的功能菜单项中有“批量促销设置”项。步骤如下:
步骤一,从“价格”??榻舜傧?明细)。
步骤二,在当前促销单(明细)的商品列表中选定好欲进行批量设置的一批商品。
步骤三,按“功能”按钮,在弹出的菜单项中进入“批量促销设置”。
步骤四,系统弹出一批量促销设置窗口。其包含的内容、操作方法与促销单(明细)中商品列表旁边的促销属性设置的内容相同。
步骤五,确定促销条件、促销方式,并根据实际要求填人具体促销内容。
步骤六,对所进行的促销设置进行确认后,返回当前的促销单(明细)。
步骤七,将当前的促销单(明细)保存,审核,并使之生效。

本章小结
本章主要根据POS系统介绍连锁企业后台的设计思想、管理方式、票据结构,并根据服装连锁店管理软件系统的功能??橄晗傅亟樯芰肆笠祷咀柿瞎芾?、商品进销管理、库存管理、营销管理和结算管理等操作流程。

文章来源: 秘奥软件网,中小企业信息化领跑者!全国咨询热线:400-9908-527_www.greenabellacavaliers.com

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