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中小企业商品出库管理

商品出库,是仓库保管工作的最后一道关口。在这个环节上,既要做到快,又要做到准,尽力避免差错,最主要的是要加强复核工作。
商品出库,就是将验收入库保管的各种商品,按照业务部门的出库单据,经过验证、备货、复核、包装和点交工作,准确、尽快地发付给提货者,或交由运输员通过承运部门发往外埠。因此,它是整个仓库业务的最后阶段。

商品出库的基本要求是:(1)必须具有业务部门开出的提货单据,并要认真核查;(2)交付品种、规格、数量要准确,复核要仔细,精益求精,不错、不漏,单货同行;(3)商品包装要完整,捆扎要牢固,装钉要结实,标志要准确、清楚,要符合运输安全的要求,(4)出库手续要简便易行,工作要密切配合,发货要迅速及时,要预约备货,及早备货,(5)对出库的商品,要贯彻“先进先出”、。易坏先出”和“接近失效期先出”的原则。

(一)商品出库前的准备工作
仓库为了更好地服务流通,方便购销,缩短发货时间,减少差错,必须做好商品出库前的准备工作:
1.加强与业务部门的联系和配合,搞好商品出库的衔接工作
发货权掌握在业务部门,仓库为了安排好商品出库预先作业,必须了解商品调拨情况,掌握每旬的调拨计划,与业务部门取得经常联系。特别是大宗商品,要实行预约出库制度,由业务部门提前通知仓库做好各调拨点的发货准备。当仓库接到发货通知单后,应按其先后顺序进行登记,并据以编制发货计划进度表。保管人员按照事先确定的发货数量、次序,调度劳力,合理组织作业,及时、均衡地安排商品出库,以消除仓库业务忙闲不均的现象。

2,按照商品出库先后顺序的原则进行备货
在备货时,要按照“先进先出”、“易坏先出”和“接近失效期先出”的原则,来确定那些商品应该先予安排出库,做到心中有数。由于商品质量的差别、入库季节的不同和保管条件的差异,商品变质不完全取决于存放时间的长短。某些商品尽管是不久前入库的或者失效期尚远,但依据商品的质量变化状况,已不宜久储,就不能机械地采用“先进先出”的原则,而须从实际出发,实事求是,按照“易坏先出”的原则,把易霉易坏的商品尽先出库。对仓库来说,所谓“接近失效期先出”,还应包括给这些商品留出调运、出售和使用的时间,使其在失效之前一段时间内进入市场并投入使用。

3.做好商品的挑选、编配工作
根据要货单位所要求的品种、数量,做好拆包、挑选、分类等项工作,编配成套。批发仓库,一般都有发零业务。在接收商品时,往往都是大件包装,数量多,而规格、花色、品种比较简单,在出库时,往往数量小,而要求规格、花色、品种齐全。因此,仓库在商品出库之前,必须做好商品的挑选、编配工作,避免临时拆箱拼箱,延长付货时间。并应加强对商品质量、规格、花色、品种和数量的检查、核对,以防差错和把质量不良的商品混同发出。力求使商品出库好而快,快而不乱。

4.搞好原件商品的包装、整理、加固工作
一些商品经过装卸搬运,入库拆件验收,翻仓倒垛,其包装质量往往不能适应再次运输的要求。所以必须经常注意对出库商品包装的检查,预先进行加工整修。不能整修的,应改换包装,以利于加速发货工作。对某些大件商品,要注意改进捆扎方法,使之便于搬拿。包装好以后,应在包装货件最明显处注明发往地点、收货人名称及地址,发货人名称及地址、品名、规格、数量等字样。唛头的印刷要清晰,字迹要端正,拴挂要牢固。利用旧包装或以原件转发的,必须涂掉旧唛头,另后0新唛头,以免错调错运。

(二)商品出库形式
按照为要货单位服务的程度,商品出库的基本形式可分为以下两种:
).提货制
提货制是三级批发企业所属仓库经常采用的一种形式。即由要货单位派人持业务部门开出的提货单据到仓库内提货,并利用自己带来的运输工具把商品运到自己的仓库或商店。而仓库只负责在自己的工作现场将商品点交给提货人,商品的交接责任是在发货仓库内办理的。这种形式比较简单,保管员根据业务部门所开的单据,按记载的商品编号,品名、规格、数量等,核实后当面点交给提货人,办理交接手续。需要过磅的商品,应邀请提货人共同校正磅秤,并请提货人在现场参加监磅,随过磅随交接。提货人拿到商品后,商品的发货工作即告结束。

2,送货制
送货制是一,二级批发企业所属仓库普遍采用的一种形式。即由业务部门开出提货单据,加注收货单位名称,通过内部传递,预先将提货单交给仓库,仓库按照提货单上记载的商品编号、品名、规格、数量等,把商品从库房内付出,集中到仓库的理货待运场地(危险品应按规定分开堆放),然后与运输人员办理交接手续,分清内部责任;再由运输人员通过运输部门托运或直接送到各收货单位。这种形式,又可分为以下两种情况:
(1)本地送货。即仓库利用自己的运输工具,或交由有关运输部门,按照市内合理的运输线路,将商品送到要货单位指定的地点。商品在发送过程中的责任,由仓库或有关运输部门负责,直到向收货单位点交清楚为止。采取这种形式,往往是为了方便零售,减轻零售部门的运输压力,而实行的批发为零售服务的一种送货制度。
(2)外地送货。即仓库将应发出的商品送到车站(码头),然后再转运给要货单位。这种发货方式,根据仓库有无专用线的情况,而分别进行。设有专用线的仓库,其发货工作是由仓库在专用线月台上,把商品交付给铁路部门。如仓库未设专用线,由仓库交给运输人员负责将商品通过市内运输送到车站(码头),交给专门办理货运的部门。无论在专用线月台,还是在车站(码头)交货,铁路(码头)接收商品以后,在运输过程中的一切责任,原则上均由承运部门负责。.
此外,商品出库还有“取样”、“移库”和“过户”等形式,这里不再一一叙述了。

(三)商品出库的操作程序和要求
1.审核单据
仓库发货,应凭业务部门开出的提货单据办理,严禁白条付货。接到提货单后,应审核其内容:
(1)付货仓库名称是否相符。
(2)印鉴是否齐全。
(3)有无涂改痕迹。如提货单上有涂改痕迹,又无原开单单位签章更正的,应予拒付。
(4)提货单据所填商品品名、规格,等级、数量等有无开错情况。如有开错情况,应联系开单单位更正。若情况特殊,开单单位要求先行发货者,除将联系情况详实记录再予以发货外,事后应及时请开单单位补办更正手续。
(5)是否已超过提货期限。如果供货单位有规定提货期限的,而提货单已超过规定提货期限,那么,应请提货人到原开单单位办理延期手续后方可付货。

2.付货
提货单据经审核无误后,保管员方可记帐、配货、装箱、付货。付货时应注意以下几点:
(1)按提货单据上所注的商品编号品名、牌号、规格,数量等与货卡所记载的内容逐项核对然后与商品核对。
(2)按开单单位规定的批次发货。如指定的批次未按先进先出或接近失效先出的原则办理,应与开单单位联系更换批次。
(3)检查商品有无异状。如有异状,提货单据上又未注明是属处理残次的,经与开单单位联系同意付出时,可在单据上如实说明情况。
(4)出库商品均应严格按照出库单据要求发给,不得自行调换、混乱批次或以次顶好,将残损、降级、变质的代替发出。
(5)商品原带包装者应按原包装发出,如有破损、脱钉、松绳等情况,要加固整修后方可付出。
(6)对个别提货单当日不能提取完毕的,应请提货人办理分批提货手续,但发货人必须作好记录,以防差错。
(?)发往外埠的商品,应在包装两端逐件清楚地写明收货单位的地址、名称或规定的简称(或悬挂标签)。不得任意简化收货单位名称,及使用未经公布的简化字。
(8)付货完毕后,应及时在货卡上记载所付出的数量,并在提货单据上批注结存数,加盖付讫章,发货人签字后交回商品帐务员。

3.复核
商品出库复核是为了防止差错和避免把不合格的劣晶发给收货单位。因此,在商品出库之前,必须进行认真复核。
复核的内容:
(1)根据提货单据所列的主要项目与付出的商品进行核对;
(2)复核付出商品的质量是否符合规定要求,
(3)复核付出商品的规格、数量是否准确;
(4)检查包装是否完整,是否符合发运要求;
(5)复核收货单位的地区和名称是否正确、清晰,
(6)复核随货同行单据是否齐全。

复核的方式:
(1)自己付货,自己复核。对于品种简单、数量较大的商品,可以采取这种方式。
(2)包装员复核。凡需经过分装拼箱、重新包装再发出的商品,可由包装人员复核。
(3)理货员复核。凡需经集中理货后,再发送外埠的商品,可由理货员进行逐单核查。
(4)交叉复核或专人复核。对品种多、数量零星的商品,可以采取保管员之间互相交叉复核,或先由发货保管员自核一遍,再由专职复核人员复核。复核无误后,由发货保管员和复核人盖章。
商品发出后,保管人员还应按照“动碰复核”的规定,及时核对商品结存数,检查商品规格、数量等是否与帐面结存数相符。发现问题,随时纠正。

4.包装
一般仓库保管员均兼管商品分装,整理、包装工作,仓库内设有包装车间的,包装工作·由包装员负责。包装好后在包装内放入装箱单,包装外写上唛头。
在包装时应注意以下几点:
(1)根据商品特点和运输路程、方式,合理选择包装材料。已经腐朽损坏和不合格的包装材料,要坚决不用。选用的包装材料(包括内衬垫),必须干净、干燥,处理清洁,防止带入虫害。利用旧麻袋、旧草包时,必须清洗整理干净,经晒干后方能使用。盛装食品、化工品的包装容器,尤其要清洗干净。
(2)对原件转发出去的商品,如发现包装破漏,应及时维修、加固或换装,严禁破入破出、破来破转。运销外地的更应注意包装牢固,必要时,还应用木条或打包铁皮加固或另换包装,以保证商品在运输途中的安全。
(3)要充分利用包装容积,注意节省包装材料,改进商品摆放和排列方法,尽量减少空隙,做到密置多装。
(4)做好内包装衬垫工作,内衬要稳妥,空隙处应用衬垫物填塞,商品要摆好装紧,不得晃动或倒置,怕潮湿商品应垫防潮纸,易碎商品应垫软质衬垫物。
(5)禁止互有影响的商品拼装在一起,危险品必须单独包装,固体和液体商品、坚硬和易碎商品不能装在一个包装内。
(6)要根据商品的不同性能,在外包装明显处标明危险品、易燃品、剧毒品、易碎品以及怕震、怕压、小心轻放、不可倒置等字样和图象,以便在装卸搬运过程中,加以识别,提请注意。
(了)要合理规定包装含量,盛放数量不能过多,包装体积、负荷不宜过大、过重。一般成件重量不过伍拾公斤为好,轻泡商品每件体积不过半个立方米为宜,以便于装卸搬运。
(8)须经铁路运输的商品,应把运价相同或等级相差不大的商品装在一个箱内,以免铁路部门按每箱所装各种商品中运价最高等级的作为计费标准。

5.理货
须经市内运输运至车站,码头后再发往外埠的商品,均应集中到理货场待运;待运商品要按配车的要求,清理分堆,以利装运,应按市内运输工具预约的到库时间,以先后顺序理货,随到随装,不误时间,装车时;应指导装车工人,轻拿轻放,并按一定顺序装载。装载完毕后,应将发出的商品和有关单据同运输员办理交接手续,划清责任。

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