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连锁服装企业管理软件后台决策支持管理

1.1决策支持管理

从服装企业管理软件系统设计角度讲,除记录大量的原始数据信息外,大量而更有价值的工作在于对数据的分析和利用,分析和利用的工具就是查询报表。查询报表是POS系统中重要的较具特色的部分。

1.1.1设计思路

系统不是将查询报表做“死”,而是给用户提供一个工具,让用户可以用这个工具去做自己所需的各种各样的报表。

1.1.2实现方法和手段

本系统提供查询工具,相当于为用户度身定造查询系统,用户也可自己构造查询系统?!岸ㄒ宀檠惫ぞ呋谙低呈萁峁购蚐QL查询语言,要求对有关业务流程(数据关系)和SQL语言有相当理解,因此,查询工具是面向系统管理员的。

如图6—1所示,“查询:新查询”的所有功能都体现在“定义查询”下拉式菜单中。以下介绍几个字段的含义:

(1)选择表。在SQLSERVER中,表是数据的集合,要查询资料,首先是选择表。图6-2是操作界面。
选择表的操作分两个步骤:第一步要选出包含所查询资料数据的一张或若干张表,并把这些表列示出来;第二步可以对表作某些限制,例如要求表中数据符合固定的条件,特别是如果同时选了多张表,则必须指出表与表之间的关联关系。第一个步骤相应于构造SELECT语句中的FROM子句,第二个步骤相应于构造SELECT语句中的WHERE子句。

(2)选择列。表定义好之后,就可以定义具体需要查询的数据,即所谓的列,相应于SEI.ECT子句后的列名。图6—3为操作界面。
其中界面元素:“列名”是要查询的数据名称,可以选择并编辑列名表达式?!傲忻笔且院鹤窒允镜?,其中有系统预置的简单名称,也有用户自定义从简单名称产生的包含表达式的复杂名称,表达式必须符合数据库系统的有关规则?!氨晏狻敝父昧性诓檠峁械谋晏饷??!胺肿楹笔茄≡窀昧械男》掷嗤臣坪?,一旦加以选择,则决定SEI.EC丁语句的GROUPBY子句的内容?!昂霞坪笔遣檠峁淖芗?,一旦加以选择,“合计函数”生成单独的一条SELECT语句?!跋允尽毖】蚓龆ǜ昧械牟檠峁欠裨诓檠砀裰邢允境隼?。设置这一选项的目的在于有些列不是查询资料所需要的,但为了得到查询结果,必须用该列构造查询条件。

(3)构造查询条件?!安檠跫笔怯没г谥葱胁檠鄙瓒ǖ奶跫?。一个查询定义出来,如果不构造查询条件,在执行查询时,系统按照定义提供结果,用户不能对查询加以控制?!安檠跫痹蚴歉貌檠没е涞囊桓鼋换ソ涌?,通过这个接口,用户可以控制查询以得到所需要的资料。反映在SELECT语句的生成上,它是构造WHERE子句的内容。
在图6-4中,首先挑选列,列是按前述选择列操作中的标题内容显示的。气匕较符”决定比较操作的类型,如等于、不等于、包含、不包含等等。i可选值”决定该列可选的值,其中名称是值的助记符,值是该列真正的内容,在执行查询时,用户只能从这些值中选择一个或几个?!叭笔≈怠痹ぶ酶昧兄档哪谌?。在查询运行时,一个完整的条件由列、比较符、值组成。

(4)预设条件。对于某些比较固定且数量不多的查询条件,系统支持把这些条件作成选择项,在执行查询时,只要选择相应的选择项,即完成条件的设置。这就是“预设条件”,它对SEI.ECT语句的影响也体现在WHERE子句中。操作界面如图6—5所示。
“AND"和“UR”决定预设条件之间的运算符?!氨晏狻笔翘跫泶锸降闹敲?,它指代这个条件,在界面上则体现为选择项标题?!氨泶锸健奔刺跫?,由列、比较符、值组成。

(5)分组次序。在SELEC'I’语句中,如果不指定ORDERBY子句,则分组子句GROUPBY兼具排序作用,为了得到需要的查询显示结果,可以仔细地安排分组次序。在缺省情况下,分组次序就是选择列操作中列的排放顺序。

(6)排序设定。排序设定把查询结果进行排序,排序窗口如图6—6所示。
排序设定实质上是构造SELECT语句中的ORDERBY子句。ORDERBY子句要求指出排序的列、排序的方法,同时,列的先后安排顺序不同将造成查询结果的表现形式不同,因此,排序设定时就要指出这些因素。在图6—6中,首先选择需要排序的列(其名称由前述选择列操作中列标题提供),然后决定其排序方法(升序或降序),最后如果选中多个排序列,则要调整其次序以设定主、次排序列。

(7)定义下一个查询。实际中经?;嵊龅蕉嗉恫檠奈侍?。例如,通常是首先查询分类汇总情况,如果对其中的某个类别情况感兴趣,则可以立即转入该类别的明细查询,明细资料的查询结束后,返回分类汇总情况。这种技术又称为“数据卜钻”。此处的“定义下一个查询”就是用以建立多级查询的。
“查询名字”是指--5-已经定义好的查询,这个查询将作为当前正在被定义或修改的查询的子查询。构造多级查询的要领是这多个查询之间能够发生某种联系,这种联系是通渺0来完成的,POS系统要求,子查询的定义中必须至少包含一个查询条件,该查询条件的要素之一是母查询中的某个列。举个例子,部门资料和柜组资料,因为柜组是属于部门的,所以柜组资料中有一个称为“所属部门”的列描述柜组所属的部门,正是通过这个列,可以把部门资料同柜组资料联系起来,假设部门资料查询是母查询,柜组资料查询是子查询,在柜组资料查询的定义中构造一个查询条件——“所属部门等于”,把这个条件与母查询中的列——“部门代码,,联系起来,即“所属部门等于=》部门代码”,这样就形成了一个二级查询。首先执行部门资料查询,直到感兴趣的部门资料,再执行“下一个查询”,就可以看到属于该部门的所有柜组情况。

(8)定义合并。所谓的合并,对应于5QI。语言中的UNION操作,即把两个查询的结果合并起来。

(9)报表设置。在缺省情况下,系统提供一个通用的报表格式来打印输出查询结果,“报表设置”可以对报表格式作一些定制化处理。

(10)查看SQIJ语句。查询定义完成之后,可以检查从中生成的SQL语句。

实际上,查询就是通过所生成的SQL语句来执行的。查看SQL语句,能够在一定程度上检查查询的定义是否正确,找出错误所在并修改之。
商业服装企业管理软件,比如秘奥软件常用的一些报表有进货查询、进货明细查询、销售查询、销售明细查询、库存查询、最低最高库存查询、热滞销商品查询、商品明细查询、进销存日报表、收银员零售交款表、收银员零售统计、收银员零售币种统计、收银机零售时段统计、收银机零售统计、促销查询、商品销售供应商明细统计等。

1.2系统管理
1.2.1系统设定系统设定是设置POS系统运行参数和预置值的功能???,如图6—8所示。
从图6—8中可以看到,系统设定可以划分为四个部分,即系统参数、结算形式、企业性质和计量单位。
(1)系统参数。在POS系统中,有一些系统参数是POS在运行过程中必不可少的,这些参数涉及系统运行的各个方面。系统参数包括以下内容:
●本单位全局标识:系统内置的代表POS系统安装合法性的唯一标识值,不可修改。
●本单位代码:用户为POS系统设定的一个标识,通常是作为本单位的代码,最多由8个字符或数字组成,允许用户进行修改。
●本单位名称:用户单位的中文全称,它能够显示在POS主程序的背景窗口上,并作为查询报表的大标题。用户可以对这个名称进行修改。
●本单位英文名称:用户单位的英文名称,它能够显示在POS主程序的背景窗口上,并作为查询报表的大标题。用户可以对这个名称进行修改。
●本单位类型:对用户单位在整个连锁体系中所处地位的描述,内容有单店、联网连锁店、联网加盟店、配送中心以及总部等。从功能操作的角度讲,类型不同,系统功能也是不一样的。这个值在安装系统时设定,并且不允许修改。
●系统安装时间:POS系统的安装时间,在系统安装时自动设定,其内容不允许改动。
●大类长度、中类长度、小类长度、细类长度:商品分类的标准形式是四级分类体系,即大类、中类、小类和细类。在对商品类别进行编码时,类别的每一级要使用编码中的若干位,这些位的个数即为分类长度。在初始画面所示的例子里,大类占2位,中类和小类各占3位,细类占4位。一个科学合理的商品分类体系将给系统的查询统计乃至经营管理都带来极大的方便,一旦设定,一般不轻易改变。
(2)结算形式。结算形式是根据本单位与供应商、客户以及其他单位的日常帐务往来要求,设置相应的结算形式的编号和名称,以在帐务来往时进行标识。同时也便于把帐务往来情况进行分类统计。
如果在帐务往来中有新的结算形式出现,则可以进行新增;如果已有的结算形式其编号或名称已不符合日常需要,则可以进行修改;如果有过时的结算形式,则可以予以删除。
(3)企业性质。企业性质描述本单位和往来单位的性质,这也是统计分类标志之一。预先设定其值,可以在输人企业性质内容时提供便利??山性黾跎柚?。
(4)计量单位。设定商品计量单位的预置值,包括编号和名称,可进行增减设置,女口图6—9所示。

1.2.2系统工具
1.2.2.1修改商品的仓位
当商品的仓位发生改变时,可通过“修改商品的仓位”??槎韵低持邢嘤Φ淖柿辖行薷?,如图6—10所示。
图6-]0修改闻品的仓位
根据单据中的宇段信息可进行如下操作:
(1)通过“商品选择条件”框,对欲进行仓位修改的商品进行选择?!吧唐费≡裉跫笨蛑?,将选中的商品显示在列表框中。
(2)对列表框中的商品,填写“新仓位代码”即可。
<3)若要将列表框中的所有商品的仓位都修改为同一个仓位,则可以选中“所有商品的仓位修改为”,并输入仓位的代码。
(4)若选中“修改基本资料的缺省仓位”,则在“执行修正”操作中,同时修改商品资料中的缺省仓位。
(5)“选择要修改的数据范围”只对“执行修正”操作起作用,它包括“修改本期数据”和“修改全部数据”?!靶薷谋酒谑荨北硎驹凇爸葱行拚辈僮髦?,只修改当前月度期中的数据;“修改全部数据”表示在“执行修正”操作中,修改所有月度期中的数据。
(6)“执行更换”表示只修改“商品资料维护”中的商品缺省仓位,而不修改其他任何数据。

1.2.2.2合并仓位
商业企业的经营运作中,由于某些原因,有时需要对两个仓位进行合并,即将仓位A合并到仓位B中,也就是将与仓位A相关的资料转到仓位B中。相应的数据也进行了合并调整。

1.2.2.3供应商合并
商业企业的经营运作中,由于某些原因,有时需要对两个供应商进行合并,即将供应商A合并到供应商B中,也就是将与供应商A相关的资料转到供应商B中。例如原先由A供应的商品改为由B供应,A的应付款累加到B的应付款中,A的进货金额累加到B的进货金额中。具体修改的内容有:进货日报、供应商帐款日报、进货月报、供应商帐款月报、进货年报、供应商帐款年报、供应商帐款日报期初值、商品的缺省供应商、供应商商品、删除被合并的供应商。

1.2.3重新登录与修改口令
POS系统的安全性主要是由员工注册过程来保证的,非授权的用户不允许进入系统和操作。员工注册过程就是验证用户提供的员工代码和口令是否正确,只有两者同时正确,系统才确认是合法用户。每个合法用户在使用系统过程中,必须妥善维护自己的员工代码和口令,避免自己的身份被他人误用或盗用。通常员工代码由系统管理员进行分配和管理,一经设定后,用户自己是不能修改变动的;而口令则由用户个人负责维护,通过定期或不定期地修改口令,用户能够有效地?;ぷ约涸谙低持械淖⒉嵘矸?。

1.2.3.1修改口令
图6—11所示是修改口令的界面。首先在“旧口令”框中输人用户当前有效的口令;然后在“新口令”框中输入新的口令,并在“新口令确认,,框中重复输入一次新口令以确定新口令两次输入是相同的;最后按“确定”按钮提请系统修改用户口令。POS将拿提示用户修改口令成功与否,如果修改成功,则用户以后必须用新口、令进行登录,旧口令就失效了;如果修改失败,则旧口令仍然有效;按“取消,按钮可以取消修改口令操作。

1.2.3.2重新登录
重新登录指的是用户已经登录进入了POS系统,由于某种原因,如改变了菜单结构,为了让新的菜单结构生效而重新进行登录,这时可以选择“系统”菜单下的“重新登录”。重新登录的过程与员工登录过程完全相同,输人员工代码和口令后,按“确定”进行员工登录;按“取消”则取消当前登录,回到系统主窗口。

1.2.3.3退出系统
选择“系统”菜单中的菜单项“退出”,POS将弹出对话框询问用户是否确认要退出系统,得到确认后将退出POS系统;退出前应结束所有的工作,如果退出时正在进行某些单据或者资料的输人、修改,系统在关闭每个子窗口时一一询问用户,得丑I确认后再退出。

1.2.4局域网管理
通常,连锁业的信息管理系统都不是单台机器的简单运行,而是一个复杂的计算机网络。整个系统的运作要通过广域网进行,在某一单店、连锁店或商场内部,则是通过局域网管理,进行必要的信息发送或数据传输。
(1)对局域网中注册的后台工作站或前台收银机的各类信息进行管理。后台工作站或前台收银机在局域网中注册是在系统安装时完成的。
“局域网管理”中包含的信息有:“工作站编号…‘类型…“工作站编号”“计算机名”“状态”“备注”,如图6—12所示。

·工作站编号:是指网络中工作站的编号。它是工作站在系统中的唯一标识符号。

·类型:是指工作站的类别型号,类型只有两种:“前台收银机”或“后台工作站”。

·工作站名称:是指“工作站编号”所指的工作站的名称。它只是作为帮助用户记忆识别工作站的辅助手段。

·计算机名:是指用作工作站的计算机的名称。

·状态:是指“工作站编号”所指的工作站当前在局域网中的联网状态,状态有“联网”和“未联网”两种?!熬钟蛲芾怼蓖ü凹扑慊崩磁卸细眉扑慊欠窳?,如果“计算机名”和该工作站的实际设置(如上所述)不一致,那么即使该工作站已经联网,“局域网管理”也无法在网络上找到该计算机而认为它的状态是“未联网”。

·备注:是用户为该工作站附注的有关信息。

(2)修改选定工作站的属性或在局域网内发送消息。

·刷新:读取最新的局域网工作站信息,刷新屏幕显示。

·修改:弹出修改对话框对选定的工作站信息进行修改操作,如图6—13所示。

输入新的“工作站名称”“计算机名”“备注”等,可以修改原有的信息?!袄嘈汀焙汀白刺辈豢尚薷?,修改后,按“确定”按钮保存所作的修改。按“取消”按钮,可以不保存所做的修改而关闭修改对话框。

·发送消息(S):将消息发送给选定的工作站或发送到整个局域网络,如图6-14所示。首先选定“消息接收对象”,然后在“消息内容”窗口中输入要发送的内容。按“确定”按钮,执行“发送消息”操作,或者按“取消”按钮,取消发送,POS返回到“局域网管理”状态。如果消息接收对象是“发送消息给选中的工作站”,则消息会被发给用户在“局域网管理”窗口中选中的一个或多个工作站;如果消息接收对象是“在整个网络范围内广播”,则消息会被发送给局域网上所有的联网工作站。只有联网的并且在运行POS程序的工作站才会收到消息,当收到消息时,POS会弹出一个消息窗口显示消息内容并显示此消息是从哪台工作站发来的。POS每隔10秒钟检查一次是否有消息发给本工作站,所以发出的消息最多在10秒钟以后就会被接收者收到。

·退出:退出“局域网”管理???。

1.2.5前台操作记录
POS系统记录前台收银员的操作过程。系统管理员可以在后台对这些事件进行监控,从而掌握前台收银员的工作情况,同时给前台收银机维护提供有效的信息,查看前台操作记录如图6—15所示。

(1)界面结构。
●事件列表:以表格形式列出事件发生的时间、收银机号、员工代码和姓名、事件类型以及系统结算期,每个事件的具体内容则显示在“备注”框内。列表具有排序功能,缺省情况下事件按照其发生时间进行排序,用鼠标单击某个列表标题,系统即按该项进行排序(/顷序或逆序)。
●备注:由于事件内容的文字表达长短不一,所以单独放在一个显示框里。
●功能按钮:“刷新”(清除然后重新显示事件列表)、“筛选”(指定查询条件)、“清除”(删除屏幕所显示的事件)、“退出”。
(2)一般性操作。
●筛选并刷新:查看符合指定条件的事件。单击“筛选”按钮,出现如图6—16所示的对话框。
图6-16筛选并刷新
用户可按照自己的要求,设定筛选条件。筛选条件设好之后,确认退出,系统即将符合筛选条件的事件列示出来。
清除事件保存在数据库里,随着事件的产生,该数据库会越来越大,从而占用很多的存储空间。为了减少不必要的事件所占用的空间,提高系统处理效率,系统允许用户对这部分事件予以清除。
清除事件首先要将事件筛选出来,然后单击“清除”按钮,系统即把显示在屏幕上的事件从数据库中予以删除。

1.2.6后台工作日志POS系统把后台工作站事件划分为十个基本类,涉及操作员动作和数据流转轨迹,具体来说就是人(操作员)、时间、地点(工作站)、动作(功能???、事件内容等,这十类基本事件是:
(1)进入??椋翰僮髟焙问焙蔚刂葱泻沃止δ苣??,如进入“商品资料维护”。
(2)退出??椋翰僮髟焙问焙蔚赝顺龊沃止δ苣??,如退出“商品资料维护”。
(3)操作失败:操作员何时何地执行何种动作遇到操作失败及失败原因。
(4)操作条件不满足:操作员何时何地执行何种动作遇到操作条件不满足。
(5)新增记录:操作员何时何地执行何种动作而在数据库中新增了什么数据,如新增一个商品资料。
(6)修改记录:操作员何时何地执行何种动作而在数据库中修改了什么数据,如修改了商品字典。
(7)删除记录:操作员何时何地执行何种动作而在数据库中修改了什么数据,如删除了商品资料。
(8)混合性更新数据库:不能单纯地归属为新增记录,或者修改记录,或者删除记录的数据更新事件,如新增并审核了一张内部调拨单(保存时自动审核)。
(9)进入系统:操作员何时何地登录进入系统。
(10)退出系统:操作员何时何地退出系统。
系统通过对这些事件进行监控,可以帮助管理员掌握后台工作的基本情况,同时给系统维护工作提供有针对性的信息。界面结构如图6—17所示。图6—17基础事件选项
菜单上已列出预置的十类基本事件的代码和名称,如果要查看“101进入??椤笔录?,则选定该项,系统即在该类事件的代码前打“√”。事件类型允许复选。此外,菜单提供的“筛选条件”功能允许用户设置更为灵活的查询条件,如查看发生在指定日期范围里的事件。图6—18是“筛选条件”对话框。

事件查看条件设置好之后,系统不会立刻把符合条件的事件列示出来,只有在按下“刷新”按钮后才会显示。

1.2.7定义菜单结构
在POS中,用户可以构造自己的菜单系统,即员工根据权限的不同定制个人的操作菜单结构。在“系统”菜单中选择“定义菜单结构”项即进入操作界面,如图6—19所示。列出的所有菜单以类似于树的形式组织起来;针对菜单结构的操作选项则以按钮列于界面的另一边。

主窗口是所有菜单的起源,主窗口之下是第一级菜单,如图6—19所示的“系统”“基本资料”“进货”等是第一级菜单的标题,用户首先构造出第一级菜单,第一级菜单又称为菜单项;接着是第二级菜单,如“基本资料”之下的“商品…‘供应商”“客户”“员工”“仓位”“消费卡”“零售付款方式资料维护”等是第二级菜单;然后就是对应于基本操作功能的第三级菜单,如“商品”之下的“商品资料维护…‘商品资料汇总”等等。此外尚有一特殊菜单项,如“商品”之下的"basimgoods—厂,它是一种分隔条,不对应任何系统操作,只是把菜单项进行分组,在实际拉下菜单时,它表现为一条横线。我们把这种对应具体操作功能的菜单和分隔条称为基本菜单项。菜单的级数可以有很多,但最后一级应该是基本菜单项。在实际构造菜单时,菜单的级数不宜过多,一般以三四级较为合适,力求结构简洁、清晰反映系统功能。
通过以下操作,用户能够构造出整个菜单结构:
(1)插入菜单项,即建立同一级别的菜单。用鼠标选中菜单结构图中的任一个菜单项,然后按下“插人菜单项”按钮,出现如图6—20所示的对话框。
在“菜单名称”里输入菜单标题文字,如果需要给这个菜单项设定一个快捷键,譬如F5功能键,则在键盘上敲F5,然后在“功能??椤崩镅≡窈鲜实墓δ苣?槊?,最后加以确认保存。如果把本项作为一个分隔条,则在输入菜单名称后,选中“分隔条”属性。如此就在菜单结构里新增了一个菜单项。
(2)插入子菜单,即建立某个菜单项的下级子菜单,单击“插人子菜单”按钮,则出现如图6-21所示的对话框。
新增一个子菜单项的过程与前面所讲插人菜单项过程是相同的,此处不再赘述。
(3)属性,即查看或者修改菜单项的内容。选中菜单结构中的某一项(以“商品资料维护”为例),然后用鼠标单击“属性”按钮,出现如图6—22所示的对话框。
可以修改各项内容,如修改菜单名称,新增快捷键等等。修改完毕,确定保存。
(4)删除,即删除某个菜单项。用鼠标选中菜单结构中需要删除的菜单项,然后单击“删除”按钮。
在删除菜单项时,必须自底向上逐个删除,或者说,要删除一个菜单项,首先要删除它的下级菜单。
(5)恢复缺省菜单,用鼠标单击右边的“恢复缺省菜单”按钮,系统菜单将恢复为安装POS系统时的原始菜单结构。在菜单结构过于庞杂的情况下,恢复缺省菜单不失为一个简明的清理手段。
当用户定义好自己的菜单结构后,必须重新登录所定义的菜单才能生效。

1.2.8查询工具与查询??楣芾?br /> 查询工具已在前面章节中作了详细论述,可将作出的查询文件进行标准的文件处理,也可以将查询结果存为DBF?提供给财务系统必要的信息。对用“查询工具”作出的查询文件进行管理,包括新增查询???、修改查询???、删除查询??榈?。查询文件只有经过该??榈淖⒉岷?,才能作为系统的合法??榱唇拥讲说ハ?br />
1.2.9系统备份/恢复/清除
在数据库系统中,数据安全至关重要。数据备份是维护数据安全的重要手段之一。系统能够利用各种各样的存储介质保存数据资料?分散数据风险,同时提供了相应的数据恢复和清理手段,从而为用户实现简单而有效的数据安全策略。实际操作时,数据的备份/恢复/清除工作应由系统管理员来完成。

1.2.9.1备份
备份就是要复制数据。在POS系统中,备份要考虑数据的源和宿,数据源包括数据库、数据类型、时间范围;数据宿则接收数据源过来的数据,并以一定的文件格式储存起来(目前支持纯文本文件),备份/恢复如图6-23所示。
首先确定备份的数据库,如果是全部备份,则下一步转到选择备份文件,如果是部分备份,则继续。
选择备份单据或日报、月报/年报。单据是系统的原始凭证,可以选择单独备份,日报、月报/年报是基本数据的汇总,它们通常作为一个整体备份。
时间范围以日期为单位,设置起始日期和终止日期,在这个日期范围内的数据将被备份。如果不输入日期,则备份所有的数据。
备份文件通常使用工作站的大容量硬盘为存储介质,如用“c八temp\bills.txt"储存单据资料。
上述各参数决定之后,单击“备份”按钮,系统开始备份动作,执行过程中系统把备份状态显示在“信息”画面中,如图6-24所示。

1.2.9.2恢复
恢复是把已经备份的数据再重新装入到系统中,操作步骤如下:
(1)选择恢复的数据库。
(2)选择恢复的数据类型。
(3)确定时间范围。
(4)确定备份文件。
(5)单击“恢复”按钮。

1.2.9.3清除
随着数据量的增加,系统数据库的剩余空间也越来越小。一方面,维护一个庞大的在线数据库降低了系统处理的效率;另一方面,用户没有必要关心所有的数据(特别是跨了结算期的资料)。借助于备份/恢复工具,用户可以把对系统当前运转没有影响的历史资料进行备份,然后将之清除,备份下来的数据可以在需要时恢复到系统中去,这样就可以保持一个精简的在线数据库,提高系统运行效率。
清除数据的原则有二:其一是首先要把被清除的数据作个备份并加以妥善保存;其二是数据被清除后不能影响系统的正常运行。清除数据功能应由系统管理员控制。
允许被清除的数据包括单据、日报、月报/年报(注意:基本资料不允许被清除)。操作过程如下:
(1)首先决定要清除的资料。
(2)其次确定清除数据的时间范围。
(3)单击“清除”按钮,系统开始执行数据清除动作。

1.2.10退出系统
按照提示,退出本POS应用系统。

1.3后台管理系统中的定量分析技术
大量基于一定数学模型的定量化技术,可适用于商品进、销、调、存、配的一系列环节,如商品采购数量、采购品种、采购周期的定量控制,商品销售目标的预测和商品销售比重的定量化分析,商品库存的数量、品种、存储周期等的定量计算等。本节主要介绍库存管理中的最常用的几种定量化技术,在设计连锁业管理信息系统时,应尽可能提供相应的统计、分析、预测及决策等功能。

1.3.1库存商品数量的确定
库存商品的数量通常有个下限和上限,分别代表最低库存数量和最高库存数量??獯嫔唐返氖导适坑橛谧畹秃妥罡呖獯媸?。
(1)最低库存量的计算。最低库存量是为防止因商品需求变化造成商品短缺无法满足消费需要而设立的、能连续提供销售的商品库存量。
最低库存量的计算,一般采用概率论的方法加以确定,基本原理为:需求变动越大,分布的离散程度也越大,所需的最低库存量值也就越大。

保证商品不出现缺货现象,并不是说商品库存越多越好,因为保持大量商品库存,一方面可能会超过商品的保质期限,造成商品的变质和损坏;另一方面商品大量积压占用大量资金,影响了商业企业的资金利用。除此之外,商品大量进货导致进货费用上升,商品存储也需要相应的储存费用。所以,必须根据商品的销售需要,结合最低库存情况,确定合理的最高库存量。

1.3.2库存商品存储时间的确定
库存商品的存储时间,一般可以按商业企业要实现的一定利润目标为基准,允许商品存储的最长时间。其计算公式为:存储时间二日增长费用其中毛利额——商品售价与进价的差额同商品销售数量之积;
销售税金——所销售商品的应付税额(毛利与销售税金之差如与固定费用相同,则不亏不盈,实现保本);
固定费用——与商品储存无直接关系的费用,如包装费、折旧费、工资等;
日增长费用——商品多存储一天所增长的保管费、利息、商品损耗等费用。
如某商品毛利为20000元,固定费用为4000元,税金为3400元,日增长费用为100元;目标利润为5000元,则保利期为:
(20000--4000--3400--5000)÷100=76(天)
存储时间的计算,也可以用相对数而不是绝对数来计算。如果不计目标利润,则所得出的存储时间即为保本的商品存储时间。

1.3.3库存商品结构的确定
库存商品结构是指组成库存的不同规格、不同品种的多种商品的组合??獯嫔唐方峁沟暮侠砘?,表明库存商品不但应保证合理的库存商品的数量、存储时间,同时应对库存商品的结构进行合理安排。因库存商品不可能都是畅销商品,所以不科学地调整库存商品结构,会导致有些商品库存可能很合理,但其他某些商品库存大量积压的现象。
确定库存商品结构最常用的定量化技术是ABC分析法。ABC分析法是在构成一项经济事件或活动中,科学而又简便地找出主要矛盾的一种分析方法。ABC法的依据是意大利经济、统计学家巴雷托创造的巴雷托定律。巴雷托定律的基本点是所谓“关键的少数和次要的多数”的规律。即在众多起作用的因素中,起关键作用的往往是少数,起次要作用的是多数。巴雷托定律又称"80—20"定律,即起80%作用的是20%的因素,起20%作用的是80%的因素。在具体操作时,一般要通过一定的程序将众多的因素划分为A、B、C三类,A类属于关键因素,B类属于一般因素,C类属于次要因素,所以又称之为ABC分析法。ABC分析的具体过程如下:
(1)将商品按其库存额从大到小进行排序,并算出总库存额。
(2)计算其占库存总额的百分比。
(3)按占库存总额百分比划分A、B、C类?;衷蛭赫伎獯孀芏畋戎?09《一80%,品种数占全部库存品种数的10%左右的商品作为A类商品。占库存总额比重10%之内,品种数占全部库存品种数的709《以上的商品作为C类商品。除A、C类外的商品作为B类商品。

根据表6-3可以得出,A类商品1种,品种数占10%,库存额占?0%;B类商品共2种,品种数占20%,库存额占20%;C类商品共7种,品种数占70%,库存额占10%。在经营管理中,连锁企业负责人应着重关注占品种10%的A类商品,及时检查A类商品的库存情况,使之保持合理库存。对B类商品可以只作一般性管理,通??梢酝üㄆ诩觳?,对库存进行适当控制。C类商品相对而言,品种多、占库存额少,可交给基层负责人直接管理。
ABC分析法是常用的划分主次、区分轻重的定量化分析方法,它不但适用于商品库存管理,而且也适用于将库存额改为销售额的情况。
库存商品为商品生产供应商提供流通机会,为消费者提供消费对象,是连锁企业经济活动正常进行的保证。同时,库存商品需要占有连锁企业的大量流动资金,因而也反映出连锁企业的经营状况、管理水平和经济效益。所以,确定科学、合理的库存商品数量、库存商品品种结构及库存商品的存储期限,将库存管理由定性控制逐步转移到定量控制,是商品流通顺利循环、减少连锁企业资金占用、避免库存不足或库存积压、提升库存管理水平、提高库存管理效益的保障。同时,计算机技术的应用为大量商品的库存定量化控制提供了可能。

1.4后台人员组成及要求
所有的后台人员分成操作层和管理层两类。其中,管理层中应有一个总负责,即CIO。CIO不仅仅是计算机部或信息中心的负责人,更应是企业决策层中的重要成员。信息中心也应是企业最核心的部门,能用信息指导企业的运作。操作层人员则要有相应的素质和能力。
后台以计算机专业人员为主,商业专业人员为辅。连锁服装企业管理软件系统的应用、操作和维护是一项计算机和商业知识紧密结合的工作。但目前经常碰到的问题是:懂计算机的人不懂商业;懂商业的人不会计算机。因此,最好能在人员配置方面考虑两方面的人员搭配。连锁企业信息管理系统中涉及的商业知识对计算机专业人员来说较简单一些,而计算机知识对商业人员来说就较难一些,且系统中计算机方面的应用要比商业知识多且复杂。因此,在人员配置上应以计算机专业人员为主,商业专业人员为辅,同时通过一定时间,培养出既懂计算机知识,又能掌握商业知识的计算机系统后台管理人员,这样更利于人员水平的整体提高。
应指定有知识水平、有强烈责任心的年轻人作具体工作负责人。连锁企业信息管理系统是一项要求整体应用、协同工作的系统。没有整体的管理,大家各行其是往往得不到正确的结果。同时,负责人应该是在专业水平、协调能力、创新精神、工作态度方面都有较高素质的年轻人。负责人选得好,将带动人员整体水平的提高。

本章小结
本章介绍POS系统的查询工具、服装企业管理软件系统管理中的系统设定、系统工具、重新登陆与修改口令、局域网管理、前台操作记录、后台工作日志、定义菜单结构和系统备份与退出等,还详细讲述了后台的定量分析方法,如A13(3分析法、最大最小库存量的计算等。

文章来源: 秘奥软件网,中小企业信息化领跑者!全国咨询热线:400-9908-527_www.greenabellacavaliers.com

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