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掌握企业管理系统分析阶段的主要任务和内容

前言:系统分析方法是指把要解决的问题作为一个系统,对系统要素进行综合分析,找出解决问题的可行方案的咨询方法。企业管理系统分析方法来源于系统科学。系统科学是20世纪40年代以后迅速发展起来的一个横跨各个学科的新的科学部门,它从系统的着眼点或角度去考察和研究整个客观世界,为人类认识和改造世界提供了科学的理论和方法。分析的主要内容是:业务和数据的流程是否通畅,是否合理;数据、业务过程和实现管理功能之间的关系;老系统管理模式改革和新系统管理方法的实现是否具有可行性等等。

百货商店业务管理信息系统

一、系统开发的可行性分析

随着教育体制改革的深入和发展,某学院的教学改革也在扎实地进行,招生规模不断扩大,使学院的考试管理工作越来越复杂。为了把工作人员从繁重、低效的工作中解脱出来,建立考试管理信息系统是非常必要的。

经过初步调查,了解到该学院的考试管理情况如下。学院现设4个专业,学生人数约3000人。学院每学期都要组织学生进行各种考试,来检验一个学期以来学校的教学质量和学生的学习情况,学院的师生对这些考试都很重视,这也是教学工作的重要组成部分。但该学院的考试管理一直依靠手工方式,投入了较多的人力、物力。而且,手工管理容易造成失误、出错的情况,不能及时向老师和学生提供各类有关考试的情况,从一定程度上影响了教学管理改革的进程。因此,学院领导很重视考试管理工作,决定拨出专款建立一套能动态反映考试管理的信息系统。通过开发考试管理信息系统可以给出学生在校期间的各种信息及其变化,以及对这些信息的各种统计分析,使管理者能从不同角度对学生个体和群体的成绩情况做出快速而准确的分析判断。同时通过对学生学习质量的分析,还可以为综合评价教师的教学质量提供依据,并以此带动学校信息化管理的步伐,提高教师素质。
考试管理系统是比较简单的系统,对开发技术的要求不高。由于人机界面友好、操作方便,一般人员都可以使用。学院采用集中统一的管理方式,数据处理量不大,可以考虑开发基于局域网的数据处理信息系统。投资不大,学院完全可以承担。系统投入运行后,能够减少因手工劳动产生的管理费用,同时带来一些潜在的收益,如克服信息不畅、提高信息服务质量等。学院领导和工作人员对新系统的开发都给予支持。因此,该信息系统的开发是必要的和可行的,可以立即进行开发。

二、现行系统的调查与分析
(一)组织机构和管理功能
该学院考试管理工作的组织机构如图5—13所示。在图中只介绍了考试管理相关的部分,其他的业务部门没有列出。为了实现系统目标,现行系统的管理功能设置如图5—14所示。

(二)业务流程分析
学院考试管理包括学生信息管理和成绩管理两部分工作。学生信息管理的过程是,当学生人员发生变动时,负责管理学生信息人员应对变动人员进行添加或修改。每年新生入学时,由学生工作办公室提供新生信息,并由教务处存档以备用。学生毕业前,应将毕业生信息删除。其他学生的变动信息应及时更新,经过检查的变动名单由学生信息处理人员进行整理,并存入学生库中。学生成绩管理的过程是,每当考试完毕后,任课教师把成绩单一式三份分别送教务处、各系部和学生工作办公室,成绩录入人员将整理后的成绩输入到学生成绩库中。录人成绩完毕后,统计分析人员应根据学生库文件和学生成绩库文件汇总出各班总成绩、各科总成绩和学生总成绩等资料,并把这些累计汇总后的资料报送有关人员??际怨芾硪滴窳鞒掏既缤?—15所示。

根据计算机信息处理的特点,还应对业务流程进行分析,找出不合理的环节和冗余的业务信息,然后在新系统中加以改进。本系统对业务流程的改进如下:

(1)去掉不增值的活动。学生信息处理人员根据学生人员名单和变动名单产生一份整理后的学生人员名单,这份名单没有实际的用途,可将整理名单这个步骤去掉。

(2)消除冗余信息。在原系统中教师要抄送三份成绩单,加大了教师的工作量,在建立新系统逻辑模型时应去掉不必要的数据冗余,改由学院教务处建档统一管理。

3.数据流程调查和分析这项工作的任务是收集和分析原系统全部单据、报表、账册等信息需求,并把数据的流动情况抽象独立出来,绘制现行系统的数据流程图。

结合业务流程分析,可以对收集的数据进行分析及汇总处理。本系统的输入数据有学生名单、学生变动名单、各科成绩单;输出报表为单科成绩汇总表、班级成绩汇总表、成绩条。

表5—12是数据调查表的例子。

三、新系统的逻辑模型

(一)系统目标
考试管理系统的目标是实现考试管理的自动化处理,增强资源共享,减少人员和管理费用,加快信息的查询速度和准确性,提供更方便、更全面的服务。

(二)系统数据流程图
通过对现行系统的全面调查与分析,本系统数据流向基本合理,系统功能可以满足实际管理工作的需要。新系统的处理分为学生基本信息维护、成绩录入处理、统计报表三部分。系统的主要外部实体有学生、任课教师、学生工作办公室、教学管理人员等。

顶层数据流程图反映了系统边界,如图5—16所示。

第一层数据流程图中明确了新系统的功能划分和各功能之间的数据联系,如图5—17所示。

(三)数据字典
数据字典对DFD中的所有元素做出了严格定义,是此后数据库设计的基础。以下是考试管理系统的数据字典。
1.数据项的定义(见表5—13)
3.数据存储的定义
数据存储编号:D1
数据存储名称:学生库
简述:学生的学号、姓名等信息
数据存储结构:学号+班级代码+班级名称+姓名+性别+出生年月+籍贯+家庭情况+家庭住址+家庭电话+变动班级+变动时间+备注
关键词:学号
相关的处理:P1.0、P3.0
数据存储编号:D2
数据存储名称:学生成绩库
简述:记录学生各科成绩信息
数据存储结构:学号+班级代码+班级名称+姓名+学期
关键词:学号
相关的处理:P2.0、P3.0
4.处理逻辑的定义
处理逻辑编号:P1.0
处理逻辑名称:修改学生基本信息
输入:数据流F1、F2,来自学生工作办公室
输出:数据流F7,去向学生库
描述:将学生情况和变动情况录入和更新,以备后用
处理逻辑编号:P2.0
处理逻辑名称:成绩输入
输入:数据流F3,来自任课教师
输出:数据流F9,去向学生成绩库
描述:考试后将学生成绩整理输入到学生成绩库中
处理逻辑编号:P3.0
处理逻辑名称:统计报表
输入:数据流F8、F10,分别来自学生库、学生成绩库
输出:数据流F4、F5、F6,分别去向教学管理人员、学生工作办公室、学生
描述:把阅卷后的成绩进行分析,整理后制作成报表分发给教学办老师、辅导员、学生
5.外部实体的定义(见表5~15)
良5—15??? 外部实体定义

【学习目的和要求】

●掌握系统分析阶段的主要任务和主要内容
●掌握详细调查的范围与方式、组织结构与功能、业务流程的分析方法
●了解详细调查的原则以及数据汇总分析
●掌握数据流程图的绘制方法、数据字典的建立和处理逻辑的描述方法
●掌握新系统逻辑方案和系统分析报告的主要内容

第一节系统分析概述

一、系统分析的主要任务

在管理信息系统开发实践中,经过成功和失败的教训,使人们认识到,为了使开发出来的目标系统能满足实际需要,在着手编程之前,首先必须要花费一定的时间来认真考虑以下问题:系统所要求解决的问题是什么?为解决该问题,系统应做些什么?系统应该怎么去做?在总体规划阶段,通过初步调查和可行性分析,建立了新系统的目标,已经回答了上面的第一个问题;而第二个问题的解决,正是系统分析的任务;第三个问题则由系统设计阶段解决。

要解决“系统应做些什么”的问题,系统分析人员必须与用户密切协商,这是系统分析工作的特点之一。根据现行信息系统与计算机信息系统各自的特点,认真调查和分析用户需求。所谓用户需求,是指新系统必须满足的所有性能和限制,通常包括功能要求、性能要求、可靠性要求、安全保密要求,以及开发费用、开发周期、可使用的资源等方面的限制。弄清哪些工作交由计算机完成,哪些工作仍由人工完成,以及计算机可以提供哪些新功能。这样就可以在逻辑上规定新系统目标的功能,而不涉及具体的物理实现,也就解决了“系统应做些什么”的问题。

系统分析报告是系统分析阶段的最后结果,它通过一组图表和文字说明描述了新系统的逻辑模型。逻辑模型包括数据流程图、数据字典、基本加工说明等。它们不仅在逻辑上表示新系统目标所具备的各种功能,而且还表明了输入、输出、数据存储、数据流程和系统环境等。逻辑模型只告诉人们目标系统要“做什么”,而暂不考虑系统怎样来实现的问题。

简单来说,系统分析阶段是将新系统目标具体化为用户需求,再将用户需求转换为系统的逻辑模型,系统的逻辑模型是用户需求明确、详细的表示,它们之间的关系如图5—1所示。

二、系统分析的主要内容

(一)详细调查、收集和分析用户需求

在总体规划时所做的初步调查只是为了总体规划和进行可行性分析的需要,相对来说是比较粗糙的。现在,则应在初步调查的基础上,进一步收集和了解、分析用户需求,调查用户的有关详细情况。详细调查现行系统的情况和具体结构,并用一定的工具对现行系统进行详尽的描述,这是系统分析最基本的任务。在充分了解现行系统现状的基础上,进一步发现其存在的薄弱环节,并提出改进设想,这是决定新系统功能强弱、质量高低的关键所在。

(二)确定初步的逻辑模型

在详细调查和分析用户需求的基础上提出新系统的逻辑模型。逻辑模型是指仅在逻辑上确定的目标系统模型,而不涉及具体的物理实现,也就是要解决系统“做什么”,而不是“如何做”的问题。逻辑模型由一组图表工具进行描述。用户可通过逻辑模型来了解未来目标系统,并进行讨论和改进。

(三)编制系统分析报告

对上述采用图表描述的逻辑模型进行适当的文字说明,就组成了系统分析报告。它是系统分析阶段的主要成果。系统分析报告既是用户与开发人员达成的书面协议或合同,也是管理信息系统生命周期中的重要文档。

在系统分析阶段,应牢牢记住开发出来的新系统最终是要交付用户使用的,用户才是新系统的使用者,因此在系统分析过程中,一定要从用户的需求出发,做大量细致的工作。用户对开发的系统是否满意取决于系统是否满足用户的需求,因此,需求分析是系统分析阶段的一项非常重要的工作,是整个信息系统开发的基础。过去发生的大量实践表明,管理信息系统发生的许多错误都是由于需求定义不准确或者需求定义错误造成的。用户具备的是本企业经营管理和业务方面的知识,系统开发人员具备的则是信息系统开发技术方面的知识,两者之间存在着鸿沟,开发人员如果不重视用户的参与,在系统分析阶段对用户的需求理解不准确或理解错误,开发出来的系统就不能满足用户的需求,为修改这些错误将要付出昂贵的代价。系统分析深入的程度将是影响管理系统成败的关键问题,要深刻地理解和体会用户需求的途径就是与用户进行充分的交流,从很大程度上说,系统分析过程是一个系统开发人员与用户交流的过程,双方的交流是系统分析的一个重要组成部分。

分析阶段工作的质量是系统开发是否成功的关键阶段,因此,必须扎扎实实做好系统分析阶段的工作,为系统的开发打下良好的基础。

第二节系统详细调查

系统的详细调查是在可行性研究的基础上对现行系统进行全面调查和分析,弄清楚现行系统的运行状况,发现其薄弱环节。初步调查只是在宏观上对现行系统进行调查,不是很细致,调查的目的是对新系统的开发进行可行性分析,论证企业是否有必要开发新系统,因此调查工作是一种概括的、粗略的调查,调查所掌握的资料不足以满足新系统逻辑设计的需要。系统分析阶段的详细调查,涉及企业各个部门的各个方面,是一项深入、细致、详尽的调查,必须从上而下、从粗到细、由表及里地对现行系统的基本功能和信息流程进行详细调查。详细调查的过程是大量原始素材的汇集过程,分析员通过对这些大量的材料进行整理、研究和分析,与用户进行反复讨论和研究,力求在短期内对现行系统有全面而详细的认识。

一、详细调查的范围及内容

详细调查的范围应该是围绕组织内部信息流所涉及领域的各个方面。但应该注意的是,信息流是通过物流而产生的,物流和信息流又都是在组织中流动的,因此我们所调查的范围就不能仅仅局限于信息和信息流,应该包括企业的生产、经营、管理等各个方面。

系统开发小组的分析员要向企业用户的各级领导、业务人员以及其他有关人员进行多种调查,调查大致从以下几个方面进行:

1.组织目标和发展战略
系统功能的设定必须与组织目标和发展战略相一致。必须能为实现组织目标提供服务,并且在一定时间内能满足组织发展变化的需要。例如,组织目标之一是减少客户流失,在系统功能设定中就应该包括客户分析,设置“客户分类分析”、“客户跟进分析”、“新客户发展趋势”、“客户反馈分析”等功能。

2.组织机构及其功能划分
了解组织机构中各部门的设置、部门与部门间的关系及各部门的业务职责,是进一步明确需求、确定系统功能的基础。

3.数据与数据流程
了解组织中现有数据、数据与数据间的关系以及每个数据的处理过程。例如,财务管理中,涉及的数据有原始数据、凭证、账本、报表等,在手工系统中这些数据间的关系如图5—2所示。

4.业务流程与工作方式
在了解各部门具体业务的基础上,进一步了解业务与业务之间的关系以及每个业务的处理过程。

5.管理方式及有关条例
企业的管理方式、方法与系统功能及结构的设置也有密切的联系。企业的管理方式、方法不同,企业的业务流程不同,所对应的信息的处理过程也不同。
6.决策方式和决策过程
如果新系统将用于辅助企业决策,则应了解现行企业各管理层次的决策过程,以便新系统能提供与之相适应的辅助决策功能。

7.可用资源和限制条件
新系统的设计原则之一就是充分利用企业现有资源,包括硬件资源、软件资源和人力资源。

新系统应充分利用现有的硬件资源,以免造成不必要的浪费;应尽可能地集成现有的软件资源,并使现有软件资源与新系统之间实现无缝衔接;应积极挖掘企业现有的人力资源,减少人员培训工作量,缩短人员培训时间。另一方面,充分了解企业内外环境对新系统的限制,这是新系统未来能否良好运行的保证。

8.现存问题和改进意见
企业目前工作中的难点问题与瓶颈问题往往是新系统中要解决和改进的重点问题,也是系统分析工作的重点。在调查中,要注意收集用户的各种要求,善于发现问题并找到问题的关键所在。

二、详细调查的原则
在系统调查过程中应始终坚持正确的方法,遵循一定的原则,确保调查工作的高效率、正确性及客观性。系统调查工作应遵循如下原则:

1.自顶向下全面展开

系统调查工作应严格按系统化的观点自顶向下全面展开,应从全局的角度出发,从决策层到执行层整体了解和规划新系统。

2.采用工程化的工作方式

对于一个大型系统的调查,一般都是由多人同时进行的。因此,按工程化的方法进行调查可以避免一些工作中可能出现的问题。所谓工程化的方法,就是将开发中的每一步工作事先都做好计划,对多个人的工作方法和调查所用的图表都采取统一、规范化的标准和形式,使群体之间能方便地相互沟通和协调工作。另外,所有调查结果都进行规范化整理后归档,以便下一步工作时使用。

3.全面铺开与重点调查相结合

如果是开发整个组织的综合性MIS,开展全面的调查工作是必要的。如果近期内只需开发组织内某一局部的信息系统,这就必须坚持全面铺开与重点调查相结合的方法。全面铺开的目的是要了解企业的全貌,以便为新系统预留下功能扩充的接口。重点调查是针对目前即将开发的系统而言的。例如,根据企业的具体情况,近期内只开发用于提高客户满意度的客户关系管理系统,这时调查工作的重点是与客户直接接触的市场部门、销售部门和服务部门,但是也要了解企业内部其他部门(如财务部门)与这三个部门的关系。

4.主动沟通和亲和友善的工作方式

系统调查是一项涉及组织内部管理工作的各个方面、各种不同类型的人的工作。所以,调查者主动与被调查者在业务上的沟通是十分重要的。而且,创造出一种积极、主动、友善的工作环境和人际关系是调查工作顺利开展的基础,一个好的人际关系可能导致调查和系统开发工作事半功倍,反之则有可能根本进行不下去。

三、系统调查的方法

系统调查是系统分析人员与用户进行广泛、深入的交流的一种活动。因此,在开始调查活动之前,应对企业中的各级管理人员、业务人员进行动员或培训,使企业中的有关人员对开发工作具有正确的认识,并得到他们积极的支持与配合。系统调查的方法通常包括:

(一)面谈
面谈是一种艺术,是系统分析员不断积累经验的结果。因此,在面谈的准备和进行过程中应注意以下几点:
(1)面谈应采取从上到下的过程,先了解企业决策者和各部门经理对新系统的设想和期望,再了解具体业务。
(2)面谈前应事先告知有关人员面谈的内容及目的,以便有关人员有所准备,减少遗漏。
(3)面谈时应创造出一种轻松、愉快的气氛,以便用户能轻松自如地谈出自己的想法和观点。
(4)面谈是一种交流,调查者应抱着虚心求教的态度,耐心倾听用户的讲述,避免与用户发生争论。
(5)面谈时系统分析员应具有清晰的思路、良好的归纳总结能力,能将用户讲述的内容用简洁、明确的方式复述出来,并得到用户的确认。(6)面谈时调查者可适当提问,引导用户提供更多的信息、观点与想法。

面谈的优点是灵活、信息量大,易与用户建立良好的合作关系,挖掘用户的潜在观点与想法;主要缺点是用户介绍情况时容易遗漏需求。

(二)阅读资料
阅读资料是查看企业现存的有关文件和表格,主要包括企业的规章制度、工作流程、操作规程、各种单据、表格和统计报表等。阅读资料的主要优点是了解的信息量大、客观、具体、详细。系统分析员可通过阅读工作流程文件,详细了解每个业务的具体工作过程;通过每种单据,了解这种单据中具体包括了哪些信息等。阅读资料的主要缺点是,现存的资料可能无法反映已经变化了的情况和用户潜在的观点和想法。在阅读资料时,应注意在每个信息的处理过程中明确以下问题:每份单据和表格是由谁编制、审核,作用是什么?每种单据、表格中的原始数据来源于何处,计算公式有哪些?每种单据、表格一式几份,编制好后将传送到何处?各种单据、表格的编制周期、保存周期、信息量的大小等。

(三)直接观察
直接观察可以获得一些用其他方法无法获得的信息。面谈是收集资料的一种间接方式,而阅读资料看不出实际的操作过程,直接观察能得到怎样进行各种业务活动的直接原始信息。直接观察的重点是考察信息的处理及转换过程,其主要缺点是周期长。

(四)问卷调查
问卷调查是通过编制问卷和调查表来收集信息,是其他调查方法的补充。

调查的方法多种多样,其他还有抽样统计分析、专家调查、召开调查会、个别访问、由用户的管理人员向开发者介绍情况等方法,可以根据系统调查的具体需要确定调查方法。不管采用何种调查方法,都是以了解清楚企业现状为最终目标的。

第三节组织结构与功能分析
组织结构与功能分析是整个系统分析工作中最简单的一环。组织结构与功能分析主要有三部分内容:组织结构分析、业务过程与组织结构之间的联系分析、业务功能一览表。其中,组织结构分析通常是通过组织结构图来实现的,是将调查中所了解的组织结构具体地描绘在图上,作为后续分析和设计的参考。业务过程与组织结构联系分析通常是通过业务与组织关系图来实现的,是利用系统调查中所掌握的资料着重反映管理业务过程与组织结构之间的关系,它是后续分析和设计新系统的基础。业务功能一览表是把组织内部各项管理业务功能都用一张表的方式罗列出来,它是今后进行功能/数据分析、确定新系统拟实现的管理功能和分析建立管理数据指标体系的基础。

一、组织结构图
组织结构图是用来描述组织的总体结构以及组织内部各职能部门及其相互间隶属关系的树状结构图。
要建立管理信息系统,就必须知道现行系统的组织机构设置情况和它们之间的隶属关系。当然,最关心的是那些与计算机管理有关的机构和关系。通常用组织结构图来描述现行系统组织机构的层次和隶属关系。用矩形框表示组织机构,用箭头表示领导关系。例如,图5—3是某企业的行政组织结构图,从图中可见,该企业的组织分为三层:企业领导决策层、业务管理层和业务执行层。企业领导决策层由正/N厂长、总工程师、总经济师和总会计师组成,主要职能是决定企业目标、确定经营方针、做出生产经营的具体决策。业务管理层包括计划科、财务科、生产科和销售科等机构,其主要职能是按照经营方针,在规定的职权范围内对各项业务进行管理。业务执行层由车间、班组等生产第一线的组织机构组成,完成日常的生产、业务和调度。

二、组织/业务关系分析
组织结构图仅仅反映了组织内部的上下级关系,并没有反映出组织内部各部门之问业务上的联系,组织/业务分析则进一步指出组织内各职能部门与业务的关系及各部门之间发生的业务联系,如表5—1所示。我们以组织/业务关系表中的横向表示各组织名称,纵向表示业务过程名,中间栏填写组织在执行业务过程中的作用。在对该矩阵进行分析时应考虑两个问题:

(1)该矩阵中每行有且仅有一个星号,即每个业务只能由一个部门主管。
(2)该矩阵中每列至少有一个星号,即每个部门至少要主管一个业务。若系统分析后得到的矩阵不满足以上两点,则可能是该组织在管理职能的划分上有问题,是新系统中应调整的地方。

通过组织/业务分析,目的是要找出现行系统中组织结构和功能存在的问题,研究解决这些问题的方法和措施,进一步理顺组织的功能,让组织和信息系统更好地适应。

三、业务功能一览表

该表用来进一步说明组织内部的所有业务及其分配情况。例如,上例中公司质量管理科的主要业务包括:搞好质量数据的收集、分析、改进工作,必要时采取纠正/预防措施;每周、月提供相关制表;搞好质量宣传工作,每月一次;协助实施质量体系内部审核工作和其他文字资料处理工作;对不符合体系要求的行为提出处理意见。

第四节业务流程分析

在对系统的组织结构和功能进行分析时,需要从一个实际业务流程的角度将系统调查中有关该业务流程的资料都串起来作进一步的分析。业务流程分析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程,发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏,修改和删除原系统的不合理部分,在新系统基础上优化业务处理流程。

前面已经将业务功能一一理出,而业务流程分析则是在业务功能的基础上将其细化,利用系统调查的资料将业务处理过程中的每一个步骤用一个完整的图形将其串起来。在绘制业务流程图的过程中发现问题,分析不足,优化业务处理过程。所以说,绘制业务流程图是分析业务流程的重要步骤。

一、业务流程图

业务流程图(TransactionFlowDiagram,TFD)就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。业务流程图的绘制是按照业务的实际处理步骤和过程进行的,它是系统分析员、管理人员、业务操作人员相互交流思想的工具,系统分析员可通过业务流程图分析业务流程的合理性,并可直接拟制出可以实现计算机处理的部分。因此,绘制业务流程图的过程是全面了解业务处理的过程,是进行系统分析的依据。

业务流程图的画法目前还没有统一的标准,但都大同小异,只是在一些具体的规定和所用的图形符号方面有所不同。不管采用什么标准和符号,目的都是为了明确地反映业务流程。在同一个系统开发过程中,要采用统一的图形符号和标准来描述系统业务处理的具体方法、规程与过程。业务流程图的基本符号如图5—4所示。

二、绘制举例

业务流程图的绘制是根据系统调查表中所得到的资料和问卷调查的结果,按业务实际处理过程将它们绘制在同一张图上。例如,开发人员在系统调查阶段了解到某企业的材料供应科主要负责这样几项工作:一是根据计划负责材料的采购工作;二是负责供应商的管理;三是负责材料的存储与保管。

根据上述描述可以绘制出该企业的采购业务流程图,如图5—5所示。

三、业务流程分析

对业务流程进行分析的目的是发现现行系统中存在的问题和不合理的地方,优化业务处理过程,以便在新系统建设中予以克服或改进。对业务流程进行分析是掌握现行系统状况、确立新系统逻辑模型所不可缺少的一个重要环节。

系统中存在问题的原因可能是管理思想和方法落后,也可能是因为在手工状态下或在原系统的技术水平下,业务流程虽不尽合理但只能这么处理。例如,银行在信息化建设之前,银行下属的各储蓄所之间没有联网,储户到储蓄所办理存钱业务,储蓄所给储户开户,办了个存折,那么,这个存折与储蓄所是一一对应的,即储户在哪个储蓄所办的存折,要用这个存折存钱或取钱就只能在那个储蓄所办理。这对储户来说当然很不方便,也很不利于银行开展各种金融服务,但在当时的条件下,业务流程只能这么运行。现在,各商业银行都建设了管理信息系统,不仅银行下属的各储蓄所之间联网,银行与银行之间也联网。储户不管在哪个银行的储蓄所开户,不仅可以在这个银行的各个储蓄所办理业务,还可以享受跨行服务??杉?,计算机信息系统的建设为优化业务流程提供了可能性。在对业务流程进行分析的时候,不仅要找出原业务流程不合理的地方,还要充分考虑信息系统的建设为业务流程的优化带来的可能性,在对现有业务流程进行认真、细致分析的基础上进行业务流程重组,产生新的更为合理的业务流程。

业务流程分析过程包括以下内容:首先,对现行流程进行分析。对现行系统业务流程的各处理过程进行分析讨论,看看原有的业务流程是否合理,产生不合理的业务流程的历史原因是什么。其次,对现行业务流程进行优化。分析现行业务流程中哪些过程可以按计算机信息处理的要求进行优化,改进措施有哪些,改进会涉及哪些方面,流程的优化可以带来什么好处。最后,确定新的业务流程,也就是画出新系统的业务流程图。

第五节数据与数据流程分析

数据是信息的载体,是今后系统要处理的主要对象。因此必须对系统调查中所收集的数据以及统计和处理数据的过程进行分析和整理。如果有没弄清楚的问题,应立刻返回去弄清楚。如果发现有数据不全、采集过程不合理、处理过程不畅、数据分析不深入等问题,应在分析过程中研究解决。数据与数据流程分析是今后建立数据库系统和设计功能??楣痰幕?。

一、数据的汇总分析

在系统调查中我们曾收集了大量的数据载体(如报表、统计表文件格式等)和数据调查表,这些原始资料基本上是由每个调查人员按组织结构或业务过程收集的,它们往往只是局部反映了某项管理业务对数据的需求和现有的数据管理状况。对于这些数据资料必须加以汇总、整理和分析,使之协调一致,为以后在分布数据库内各子系统充分调用和共享数据资料奠定基础。

(一)数据汇总

数据汇总是一项较为繁杂的工作,为使数据汇总顺利进行,通常将它分为如下几步:

(1)将系统调查中所收集到的数据资料,按业务过程进行分类编码,按处理过程的顺序排放在一起。

(2)按业务过程自顶向下地对数据项进行整理。例如,对于成本管理业务,应从最终成本报表开始,检查报表中每一栏数据的来源,然后检查该数据来源的来源……一直查到最终原始统计数据或原始单据。

(3)将所有原始数据和最终输出数据分类整理出来。原始数据是以后确定关系数据库基本表的主要内容,而最终输出数据则是反映管理业务所需求的主要数据指标。这两类数据对于后续工作来说是非常重要的,所以将它们单独列出来。

(二)数据分析
数据汇总只是从某项业务的角度对数据进行了分类整理,还不能确定收集数据的具体形式以及整体数据的完备程度、一致程度和无冗余程度。因此,还需要对这些数据作进一步的分析。

1.数据正确性分析数据正确性分析的目的是进一步确定系统中整个数据的完备程度、一致性程度及无冗余程度,其分析工具可借用U/C矩阵来进行。

U/C矩阵是通过一个普通的二维表来分析汇总数据。通常将表的纵坐标栏定义为数据类,横坐标栏定义为业务过程,数据与业务过程之间的关系通过使用(U,use)和建立(C,creat)来表示。

利用u/c矩阵进行数据分析的基本原则是“数据守恒原理”,即每个数据有且只有一个产生源,每个数据至少有一个或多个使用源。具体落实到表5—2中可概括为以下三点:

(1)每列只有一个C,即每个数据只能有一个产生源。如果没有C,则可能是数据收集时有错。如果有多个C,则有两种可能性:其一是数据汇总有错,误将其他几处引用数据的地方认为是数据源;其二,数据栏是一大类数据的总称,如果是这样,应将其细分,这样就保证了数据的一致性。

(2)每列至少有一个U,即每个数据至少为一种业务提供服务。如果没有U,则一定是调查数据或建立u/c矩阵时有误。这样就保证了数据的完整性。

(3)不能有空行和空列。如果出现空行或空列,则可能是下列情况:数据项或业务过程的划分出现冗余;在调查或建立u/c矩阵过程中漏掉了它们之间的数据关系;现有系统中业务分工或数据设置不合理。这样保证了数据的无冗余性。

2.数据项特征分析

其主要目的是进一步确定每个数据项的类型、长度、取值范围、数据量、使用频率、存储和保留的时间周期等。这是以后设计数据存储结构时所需的必要信息。

二、数据流程分析

数据流程分析主要包括对信息的流动、传递、处理、存储等的分析。数据流程分析的目的就是要发现和解决数据流通过程中的数据流程不畅、前后数据不匹配、数据处理过程不合理等问题,以期在新系统中加以改进。

现有的数据流程分析多是通过分层的数据流程图(DataFlowDiagram,DFD)来实现的。数据流程图能够反映信息在系统中流动和处理的情况,它是描述系统逻辑模型的工具之一,是便于用户理解系统数据流程的图形表示。它能精确地在逻辑上描述系统的功能、输入、输出和数据存储等,从而摆脱了其物理内容。数据流程图是系统逻辑模型的重要组成部分。

数据流程图具有抽象性和概括性。抽象性表现在,它完全舍去了具体的物质,如具体的组织机构、工作场所、物质流等都已经去掉,只剩下数据的流动、加工处理和存储;概括性表现在,它把系统对各种业务的处理过程联系起来考虑,形成一个整体,可反映出数据流之间的概括情况。

(一)数据流程图的基本图形符号

数据流程图由四种基本符号组成,如图5—6所示。

例如,图5—7是一个简单的数据流程图,它表示数据X从源S流出,经P1加工转换成Y,接着经P2加工转换为Z,在加工过程中从F中读取数据。

下面来详细讨论各种基本符号的使用方法。

1.数据流

数据流由一组确定的数据组成。例如,“发票”为一个数据流,它由品名、规格、单位、单价、数量等数据组成。数据流用带有标识并具有箭头的线段表示,标识称为数据流名,表示流经的数据,箭头表示流向。数据流可以从加工流向加工,也可以从加工流进、流出文件,还可以从源点流向加工或从加工流向终点。

对数据流的表示有以下约定:

(1)对流进或流出文件的数据流不需标注,因为文件本身就足以说明数据流。而别的数据流则必须标识,标识应能反映数据流的含义。
(2)数据流标识不允许同名。

2.加工处理
加工处理是对数据进行的操作,它把流人的数据流转换为流出的数据流。每个加工处理都应取一个名字表示它的含义,并规定一个编号用来标识该加工在层次分解中的位置。名字中必须包含一个动词,如“计算”、“打印”等。对数据加工转换的方式有两种:

(1)改变数据的结构,例如,将数据按倒序重新排序。
(2)产生新的数据,例如,对原来的数据求和、求平均值等。

3.文件文件是存储数据的工具。文件名应与它的内容一致,写在开口长条内。从文件流入或流出数据流时,数据流方向是很重要的。如果是读文件,则数据流的方向应从文件流出,写文件时则相反;如果是又读又写,则数据流是双向的。在修改文件时,虽然必须首先读文件,但其本质是写文件,因此数据流应流向文件,而不是双向。

4.数据源或终点数据源和终点表示数据的外部来源和去处。它通常是系统之外的人员或组织,不受系统控制。

为了避免在数据流程图上出现线条交叉,同一个源点、终点或文件均可在不同位置多次出现,这时要在源(终)点符号的右下方画小斜线,或在文件符号左边画竖线,以示重复,如图5—8所示。

由图5—8可见,数据流程图可通过基本符号直观地表示系统的数据流程、加工、存储等过程。但它不能表达每个数据和加工的具体、详细的含义,这些信息需要在“数据字典”和“加工说明”中表达。

(二)绘制数据流程图的步骤

一般遵循“由外向里”的原则,即先确定系统的边界或范围,再考虑系统的内部,先画加工的输入和输出,再画加工的内部。

1.识别系统的输入和输出,画出顶层图

此步骤即确定系统的边界。在系统分析初期,系统的功能需求等还不很明确,为了防止遗漏,不妨先将范围定得大一些。系统边界确定后,那么越过边界的数据流就是系统的输人或输出,将输入与输出用加工符号连接起来,并加上输入数据来源和输出数据去向就形成了顶层图。

2.画系统内部的数据流、加工与文件,画出一级细化图

从系统输入端到输出端(也可反之),逐步用数据流和加工连接起来,当数据流的组成或值发生变化时,就在该处画一个“加工”符号?;萘鞒掏际被褂ν被衔募?,以反映各种数据的存储处,并表明数据流是流入还是流出文件。最后,再回过头来检查系统的边界,补上遗漏但有用的输入输出数据流,删去那些没被系统使用的数据流。

3.加工的进一步分解,画出二级细化图

同样运用“由外向里”方式对每个加工进行分析,如果在该加工内部还有数据流,则可将该加工分成若干个子加工,并用一些数据流把子加工连接起来,即可画出二级细化图。二级细化图可在一级细化图的基础上画出,也可单独画出该加工的二级细化图,二级细化图也称为该加工的子图。

绘制数据流程图的过程是系统分析的主要过程,同时也是一个多次反复的过程。一个数据流程图往往需要经过多次修改和讨论,才能最终确定。

下面以绘制一个订货处理系统的数据流程图为例,说明绘制数据流程图的方法。

按照上面的步骤,首先确定系统的数据源——用户?;嬷贫ゲ愕氖萘鞒掏?,表示销售部门接到用户的订单后,根据库存情况决定向用户发货,如图5—9所示。然后,绘制下一层的数据流程图。对顶层数据流程图的分解从“加工(处理)”开始,将“销售处理”分解为3个处理逻辑,得到第一层的数据流程图,如图5—10所示。

此外,根据具体情况还应该对低层数据流程图再进行细分和分解,并考虑处理过程中的例外情况。

(三)画分层数据流程图时应注意的问题
下面从四个方面讨论画分层数据流程图时应注意的问题。

1.合理编号

分层数据流程图的顶层称为0层,称它是第1层的父图,而第1层既是0层图的子图,又是第2层图的父图,以此类推。为了便于管理,应按下列规则为数据流程图中的加工过程编号:子图中的编号为父图号和子加工的编号组成。为简单起见,约定第1层图的父图号为0,编号只写加工编号l、2、3……,下面各层由父图号1、1.1等加上子加工的编号1、2、3……组成。按上述规则,图的编号既能反映出它所属的层次以及它的父图编号的信息,还能反映子加工的处理信息。例如1表示第1层图的1号加工处理,1.1、1.2、1.3……表示父图为1号加工的子加工,1.3.1、1.3.2、1.3.3……表示父图号为1.3加工的子加工。

2.注意子图与父图的平衡

子图与父图的数据流必须平衡,这是分层数据流的重要性质。这里的平衡指的是子图的输入、输出数据流必须与父图中对应加工的输入、输出数据流相同。但下列两种情况是允许的,一是子图的输入/输出流比父图中相应加工的输入/输出流表达得更细。例如,在图5—11中,若父图的“订货单”数据流是由客户、品种、账号、数量四部分组成,则图中的子图和父图是平衡的。在实际中,检查该类情况的平衡,需借助于数据词典进行。二是考虑平衡时,可以忽略枝节性的数据流。例如图5—11,在4号加工的子图中,4.3号子加工中增加了一个输出,表示出错的数据流(由虚线所示),则子图和父图仍可看作是平衡的。

3.分解的程度

对于规模较大的系统的分层数据流程图,如果一下子把加工直接分解成基本加工单元,一张图上画出过多的加工将使人难以理解,也增加了分解的复杂度。然而,如果每次分解产生的子加工太少,会使分解层次过多而增加作图的工作量,阅读也不方便。经验表明,一般来说一个加工每次分解量最多不要超过七个为宜。同时,分解时应遵循以下原则:

(1)分解应自然,概念上要合理、清晰。

(2)上层可分解得快些(即分解成的子加工个数多些),这是因为上层是综合性描述,对可读性的影响??;而下层应分解得慢些。

(3)在不影响可读性的前提下,应适当地多分解成几部分,以减少分解层数。

(4)一般来说,当加工可用一页纸明确地表述时,或加工只有单一输入/输出数据流时(出错处理不包括在内),就应停止对该加工的分解。另外,对数据流图中不再作分解的加工(即功能单元),必须作出详细的加工说明,并且每个加工说明的编号必须与功能单元的编号一致。

三、数据字典

数据字典(DataDictionary)是以特定格式记录下来的、对系统数据流程图中各个基本要素的内容和特征所作的定义和说明。数据流程图是系统内容的大框架,只给出了系统的组成及相互关系,并没有说明数据元素的含义。而数据字典以及下面将要介绍的加工说明则是对数据流程图中每个成分的精确描述,它们有着密切的联系,必须结合使用。

数据字典的内容包括数据项、数据结构、数据流、数据存储、外部实体和处理逻辑。下面分别讨论各条目的描述方法。

(一)数据项

数据项也称数据元素,是最基本的数据组成单位,也就是不能再分解的数据单位,表5—3是数据元素描述的一个实例。

由于系统的数据项个数很多,因此,必须给予每个数据项一个唯一的编号。数据项的名称是数据元素的标志,它的命名应该符合管理业务的要求,最好采用相关的术语,而且能唯一地标志一个数据项。在实际工作中,对于公共的数据项,不同的业务部门或不同的情景可能有多种叫法,对这些不同的叫法,都应该列入到别名中。数据项的简述是对相关数据的进一步解释。数据元素的长度需要按最大可能的值来确定,取值是指数据元素的取值范围。

(二)数据结构

数据结构由两个或两个以上相互关联的数据元素或者其他数据结构组成。表5—4是数据结构描述的一个实例。数据结构编号必须唯一地标志一个数据结构,数据结构名称以相关管理工作的术语命名,不同的数据结构应采用不同的名称。对于只有数据项组成的数据结构,直接列出所包含的数据项,并在其后用中括号注明此数据项的类型和长度;对于包含了数据结构的数据结构,则只需列出所包含数据结构的名称或编号。凡是用到的数据结构,在数据字典中都应该给予描述。

(三)数据流
数据流是数据结构在系统内传输的路径。数据流的组成可以是一个已定义的数据结构,也可以由若干数据项和数据结构组成。如果是已定义的数据结构,可以直接在描述栏写上该数据结构的编号和名称;如果由若干数据项和数据结构组成,则必须按数据结构组成的描述方式来描述该数据流的组成。表5—5是数据流描述的一个实例。数据流来源是说明该数据流来自哪个过程,数据流去向是说明该数据流将流向哪个过程。数据流量是指该数据流在单位时间内(每天、每周、每月、每年)的传出次数,它是反映系统运行状态的一个重要参数,高峰期及流量是指在产生该数据流高峰时期的时间和流量。

(四)数据存储
数据存储是数据结构停留或保存的地方,也是数据流的来源和去向之一。在数据字典中,只描述数据存储的逻辑结构,而不涉及它的物理结构。表5—6是数据存储描述的实例。

数据存储的编号和名称应具有唯一性,且与数据流程图中表示的编号和名称是一致的,在不同数据流程图中出现的同一数据存储应该标示相同的编号和名称。其中,关键词标识唯一确定一条记录的数据项。

(五)外部实体
外部实体是数据的来源和去向,外部实体主要说明外部实体产生的数据流、接收到的数据流以及该外部实体的数量。在学籍管理系统中,学生、教师、教务处、学生处等都是外部实体。外部实体定义包括外部实体编号、外部实体名称及简述、输人数据流和输出数据流等。表5—7是外部实体描述的实例。

外部实体编号和外部实体名称是唯一的,且与数据流程图中外部实体标示的编号和名称是一致的。输入数据流是指外部实体获得的信息,输出数据流是指外部实体发出的信息。

(六)处理逻辑
处理逻辑描述数据流程图中数据的基本处理过程,比较复杂,在数据字典中仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。例如,销售公司用订货的数量来确定给用户的优惠折扣。表5—8是描述处理逻辑的实例。

处理逻辑编号和处理逻辑名称应与数据流程图中的编号和名称保持一致,处理是对处理逻辑的功能进行概括性的描述。

四、描述处理逻辑的工具
数据流程图中的处理逻辑有的比较简单,有的则比较复杂。对于比较简单的处理逻辑,有数据字典中的处理逻辑描述就很清楚了;但对于比较复杂的处理逻辑,用文字描述就存在着不足之处,如文字描述内容过长,不容易一目了然地看清楚所叙述的内容;有时语义比较含糊,容易造成理解的二义性。处理逻辑的描述关系到程序员是否能准确地利用计算机程序来实现处理过程,其描述是否准确并容易理解是至关重要的。因此,对于比较复杂的处理逻辑,有必要运用一些描述处理逻辑的工具来进行更为详细、易懂的说明。

常用的描述处理逻辑的工具有判断树、判断表和结构化语言等方法,这些描述处理逻辑的工具又称为加工说明和处理逻辑小说明。下面对这三种方法进行介绍。

(一)判断树
判断树(DecisionTree)也称为决策树,是采用树型结构来表示处理逻辑的一种方法。判断树用来描述在一组不同的条件下,决策的行动根据不同条件来选择的处理过程。

例如,某公司对不同交易额、不同信誉的新老客户采取不同的折扣政策:年交易额在5万元以下的客户不给予折扣;年交易额在5万元或5万元以上的客户,如果最近3个月无欠款,则折扣为15%;如果最近3个月有欠款,而且与本公司的交易关系在20年以上,则折扣为10%;如果最近3个月有欠款,而且与本公司的交易关系在20年及以下,则折扣为5%。

上面的实例可以用图5—12所示的判断树来进行描述。图5—12中的三个分叉分别表示了三个条件。第一个分叉表示交易额,第二个分叉表示客户的信誉,第三个分叉表示交易时间。图5—12简洁地描述了销售人员在计算客户订货金额时的决策过程。判断树的优点是直观清晰,易于检查和修改,寓意明确,没有二义性,但是对于复杂的条件组合关系的表达不太适合。复杂的条件组合关系的表达可以用判断表来解决。

(二)判断表
如果判断树的条件较多,各个条件又相互组合,相应的决策比较多,在这种情况下判断树就比较复杂,可以考虑用判断表(DecisionTable)。判断表也称决策表,可在复杂的情况下,用二维表格直观地表达具体条件、决策规则和应当采取的行动策略之间的逻辑关系。判断表的内容由条件说明、行动说明、条件组合和行动选择构成,用“Y”表示条件满足,用“N”表示条件不满足,用“X”表示采取的行动。

从上面的判断表可以看出,有些条件组合有相同的行动,有的条件组合则没有实际意义。对于那些有相同行动的条件组合,可以采取合并的方式;对于没有意义的条件组合则采取删除的方式,达到优化判断表的目的。因此,在原判断表的基础上,要进行一系列的整理和综合分析工作,最后得到简单明了、具有实际意义的判断表。表5—10是优化后的判断表,表中“一”的意思既可以是“Y”,也可以是“N”,表示与相应的条件无关。

(三)结构化语言结构化语言(StructuredLanguage)是介于自然语言和程序设计语言之间的一种语言,没有严格的语法,采用很简洁的词汇来表述处理逻辑,既可以用英语表达,也可以用汉语表达。在我国,通常采用较易为用户和开发人员双方接受的结构化汉语。上述描述折扣政策处理可以用结构化语言描述如下:
If交易额>一5万元
Thenif最近3个月无欠款
Then折扣率一15%
ElseIf交易时间>一20年
Then折扣率一10%
Else折扣率一5%
Else折扣率一o%

(四)几种表达工具的比较

以上介绍的三种用于描述加工说明的工具各自具有不同的优点和不足,它们之间的比较如表5—11所示。通过比较可以看出它们的适用范围。

从表5—11中我们可以得出如下的结论:结构化语言最适用于涉及具有判断或循环动作组合顺序的问题;判断树较适用于含有5~6个条件的复杂组合,条件组合过于庞大则将造成不便;判断表适用于行动在10~15之间的一般复杂程度的决策。必要时可将判断树上的规则转换成判断表,以便于用户使用。判断表和判断树也可用于系统开发的其他阶段,并被广泛地应用于其他学科。

第六节新系统逻辑方案的建立

通过系统调查,对现行系统的业务流程、数据流程、处理逻辑等进行深入的分析,并对原有系统进行了大量的分析和优化,这个分析和优化的结果就是新系统拟采用的信息处理方案。新系统逻辑方案指的是经分析和优化后,新系统拟采用的信息处理方法,因为它不同于计算机配置方案和软件结果模型方案等实体结构方案,故称其为逻辑方案。

新系统逻辑方案的建立是系统分析阶段的最终成果,也是下一步系统设计和实现的纲领性的指导文件,主要包括新系统的目标、新系统的业务处理流程、数据处理流程、新系统的总体功能结构及子系统的划分和功能结构等,是系统分析阶段系统分析结果的综合体现。

一、确定系统目标

系统目标是指达到系统目的所要完成的具体事项。在对现行系统做详细调查的基础上,根据详细调查结果对可行性分析报告中提出的系统目标进行再次考查,对项目的可行性和必要性进行重新考虑,并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标,使系统目标适应组织的管理需求和战略目标。系统目标主要包括:系统功能目标、系统技术目标和系统经济目标。

1.系统功能目标

系统功能目标是指系统所能处理的特定业务和处理这些业务的质量。管理信息系统为管理者提供信息的数量和质量、管理者对管理信息系统所提供信息的满意程度、有了管理信息系统后能为管理者提供哪些原来所无法提供的便利等,都是衡量系统功能目标的依据。

2.系统技术目标

系统技术目标是指系统应具有的技术性能和应达到的技术水平。常用的衡量技术的指标有运行效率、响应速度、吞吐量、可靠性、灵活性、可维护性、操作便利性等。

3.系统经济目标

系统经济目标是指系统开发的预期投资费用和预期经济效益。预期投资费用可分别从研制阶段和运行维护投资两方面进行估算。预期经济效益则应从直接经济效益和间接经济效益两方面进行预测。直接经济效益可以用货币额来度量,间接经济效益不容易量化,主要从提高管理水平、优化管理方法、提高客户的满意度等方面考虑。

二、确定新系统的业务流程

在前期的业务流程分析工作中,绘出业务流程图之后就已经对业务处理流程进行了必要的分析,分析的结果在此正式提出来,其具体内容包括:

(1)删除或合并了I勇陛多余的或重复处理的过程?
(2)对哪些业务处理过程进行了优化和改动?改动的原因是什么?改动(包括增补)后将带来哪些好处?
(3)给出最后确定的业务流程图。
(4)指出业务流程图中哪些部分新系统(主要指计算机软件系统)可以完成,哪些部分需要用户完成(或是需要用户配合新系统来完成)。

三、确定新系统的数据流程将前期数据流程分析的结果在此提出来,其具体内容包括:

(1)请用户确认最终的数据指标和数据字典。确认的内容主要是,指标体系是否全面合理,数据精度是否满足要求并可以统计到这个精度等。
(2)删除或合并了哪些多余的或重复的数据处理过程?
(3)对哪些数据处理过程进行了优化和改动?改动的原因是什么?改动(包括增补)后将带来哪些好处?
(4)给出最后确定的数据流程图。
(5)指出在数据流程图中哪些部分新系统(主要指计算机软件系统)可以完成,哪些部分需要用户完成(或是需要用户配合新系统来完成)?

四、确定新系统的功能模型

确定新系统的功能模型就是对新系统进行子系统的划分。在进行组织结构与功能分析时,对系统必须具有的功能做了详细的调查和分析。在确定新系统逻辑模型时,必须再次进行分析讨论,最后确定新系统总的功能模型。对于大系统来说,划分子系统的工作通常在系统规划阶段进行,常用的工具是U/C矩阵。

五、确定新系统中的管理模型

确定新系统的管理模型就是要确定今后系统在每一个具体的管理环节上的处理方法。这个问题一般应根据系统分析的结果和管理科学方面的知识来解决。

第七节系统分析报告

系统分析阶段的成果就是系统分析报告,系统分析报告不仅能够充分展示系统调查的结果,而且还能反映系统分析的结果——新系统逻辑方案。经过上述过程,我们已经完成了建立新系统逻辑模型的任务,即已经完成了整个系统分析阶段的工作。作为该阶段的一个工作成果,应提交一份完整的系统分析报告。

系统分析报告形成后必须组织各方面的人员(包括组织的领导、管理人员、专业技术人员、系统分析人员等)一起对已经形成的逻辑方案进行论证,尽可能地发现其中的问题、误解和疏漏。对于问题、疏漏要及时纠正,对于有争论的问题要重新核实当初的原始调查资料或进一步地深入调查研究,对于重大的问题甚至可能需要调整或修改系统目标,重新进行系统分析。

系统分析报告一经确认由用户认可接受后,就成为具有约束力的指导性文件,成为下一阶段系统设计工作的依据和今后验收新系统的检验标准。

一份完整的系统分析报告应该包括下述内容:

1.现行系统概况

主要是对分析对象的基本情况作概况性的描述,包括组织的结构、组织的目标、组织的业务功能以及开发新系统的背景等。

2.现行系统运行状况

主要介绍详细调查的结果,通过现行系统的组织/业务关系表、业务流程图、数据流程图等图表,说明现行系统的目标、主要功能、业务流程、数据存储和数据流,以及存在的薄弱环节。

3.新系统目标

系统目标是指新系统实现后各部分应该完成什么样的功能,系统整体能够达到什么效果,某些指标预期达到什么样的程度等。

依据用户或组织的总目标确定新系统的功能目标,并与现行系统进行比较分析,重点要突出计算机软件系统处理的优越性。确定新系统的功能目标时应注意其必要性和实用性。

4.新系统的逻辑方案

新系统的逻辑方案是系统分析报告的主体,主要反映分析的结果和我们对将建造的新系统的设想。具体内容包括:

(1)新系统功能模型。系统功能模型描述了系统的功能划分及功能与外界、功能与功能间的接I:1问题。系统功能划分的基本原则是“高凝聚,低耦合”。高凝聚是指一个功能??槟诓扛髯槌刹糠种涞墓叵翟矫芮性胶?,低耦合指各功能??橹涞墓叵翟缴僭胶?。
(2)新系统信息模型。根据系统功能模型,绘制各个层次的数据流程图、数据字典和加工说明。
(3)新系统在各个业务处理环节拟采用的管理方法、算法或模型。
(4)新系统开发资源与开发进度估计。
系统分析报告描述了目标系统的逻辑模型,是开发人员进行系统设计和实施的基??;是用户和开发人员之间的协议或合同,为双方的交流和监督提供基??;是目标系统验收和评价的依据。因此,系统分析报告是系统开发过程中的一份重要文档,必须要求该文档完整、一致、精确且简明易懂,易于维护。

本章小结
本章首先从整体上介绍了系统分析阶段的主要任务和主要内容。系统分析阶段的主要工作包括详细调查、收集和分析用户需求,并确定初步的逻辑模型和编制系统分析报告。
系统分析阶段需要从上而下、从粗到细、由表及里地对现行系统的基本功能和信息流程进行详细调查。系统分析阶段的详细调查,涉及企业各个部门的各个方面,是一项深入、细致、详尽的调查,本章介绍了详细调查的主要内容、原则以及方法。
接着描述了如何运用组织结构图来直观地了解现行系统的组织机构设置情况,以及通过组织/业务关系图来反映组织内各职能部门与业务的关系及各部门之间发生的业务联系,通过业务功能一览表进一步说明组织内部的所有业务及其分配情况。
在对系统的组织结构和功能进行分析时,需从一个实际业务流程的角度将系统调查中有关该业务流程的资料都串起来作进一步的分析。因此,本文介绍了如何运用业务流程图分析实际的业务处理过程。
系统分析阶段必须全面、准确地收集、整理数据并分析数据流程。因此还介绍了数据汇总分析的内容;数据流程图DFD的基本符号、绘制步骤、画DFD应注意的问题、DFD的用途和优缺点;对系统分析中每个数据项、数据流、数据结构、数据存储、外部实体和处理逻辑进行定义的工具,即数据字典;三种最常用的用于处理逻辑说明的描述工具,即结构化语言、判断树、判断表,以及这几种表达工具的比较。
从现行系统的逻辑模型到新系统逻辑模型的转换,是结构化分析阶段的主要任务。新系统逻辑方案是系统分析阶段的成果,它应包括5个方面的内容:系统目标、新系统的业务流程、新系统的数据流程、新系统的功能模型和新系统中的管理模型。最后本章介绍了系统分析报告的作用和主要内容。

文章来源: 秘奥软件网,中小企业信息化领跑者!全国咨询热线:400-9908-527_www.greenabellacavaliers.com

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