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掌握连锁企业采购控制的流程及考核标准

关于采购控制管理,在秘奥服装连锁店管理软件中主要有以下功能:
采购订货与采购入库:采购从合同订货到采购来货入库,成本价格自动核算(标准会计成本核算方式)。采购订单、采购入库单、采购退回单、采购费用、采购付款单。那么在连锁企业经营运作中又是如何控制采购流程的呢?关于回扣,连锁企业又将如何避免,要采取哪些措施?

采购入库单

学习目标
1.掌握采购绩效考核的主要指标和标准
2.了解付款业务控制的流程
3.熟悉采购回扣的产生原因和杜绝措施

8.1采购绩效考核与评价的指标体系
8.1.1采购绩效评估的意义和原则
8.1.1.1采购绩效评估的意义
采购作为连锁企业经营运作的一个重要环节,它的绩效对企业整体目标的实现起着很重要的作用。采购在制定了采购方针、战略、目标及实现相应目标的行动计划后,在计划实施时还需有相应的绩效指标,用于对采购过程进行检查控制,并在一定的阶段对工作进行总结,在此基础上再提出下一阶段的行动目标与计划,如此循环往复,不断改进。
采购绩效评估是对采购工作进行全面系统地评价、对比,从中判定采购所处整体水平的做法。采购绩效评估的意义在于:
第一,可以有效地保证采购目标的实现。各个企业可根据其性质和状况的不同,设定不同的采购目标,有的企业采购偏重于“防弊”,采购目标要按期、按质、按量;有的企业的采购目标则注重“兴利”,采购工作除了维持正常的产销活动外,特别注重产销成本的降低。为此,各个企业需要针对采购所追求的主要目标加以评估,并督促目标的实现。
第二,可以提供改进绩效的依据。企业实行的绩效评估制度,可以提供客观的标准来衡量采购目标是否达成,也可以确定采购部门目前的工作绩效如何。正确的绩效评估,有助于找出采购工作的缺陷所在,从而据此拟订改善措施。
第三,可以作为个人或部门奖惩的参考。良好的绩效评估方法,能将采购部门的绩效独立于其他部门体现出来,并反映采购人员的个人表现,成为各种人事考核的参考资料,依据客观的绩效评估,达成公正的奖惩,可以有效地调动采购人员积极性和开拓性,发挥团队合作精神,进一步提高整个部门的效能。
第四,可以为甄选和培养优秀采购人员提供依据。根据绩效评估结果,可针对现有采购人员的工作能力缺陷,拟订培养计划,有针对性地进行专业性的教育训练,有的放矢地招募人才,建立一支优秀的采购队伍。
第五,促进各部门合作,建立利益共同体。采购部门的绩效受其他部门配合程度的影响很大,因此,采购部门的职责是否明确,表单、流程是否简单、合理,付款条件及交货方式是否符合企业管理规章制度,各部门的目标是否一致等,都可以通过绩效评估予以判定,并可以改善部门之间的合作关系,提高企业整体运作效率。
第六,提高采购人员的士气。有效而且公平的绩效评估制度,可以使采购人员的努力成果获得回馈和认可。采购人员通过绩效评估,可以与业务人员或财务人员一样,显示出对连锁企业利润的贡献,成为受到肯定的工作伙伴。由此看出,采购绩效评估不仅对采购工作,而且对企业整体运作和效益都有着不可忽视的影响。

8.1.1.2采购绩效考核与评估的基本原则
采购绩效考核与评估的关键:一是要选择适用的衡量指标;二是绩效指标的目标值要合理;三是确定绩效指标要符合有关原则。一套完整的采购绩效考核评估体系是做好该项工作的必要保证。
采购绩效考核与评估指标的设定,主要应考虑采购绩效指标的选择要同企业的总体采购水平相适应。对于采购体系不太健全的企业,刚开始可以选择批次、质量合格率、准时交货等一般性指标来控制和考核供应商的供应表现,而平均降价幅度则可用于考核采购部门的采购成本业绩。随着供应商管理程序的逐步健全、采购管理制度的日益完善、采购人员的专业化水平以及供应商管理水平的不断提高,采购绩效指标也就可以相应地系统化、整体化,并且不断细化。总之,绩效指标的选择要明确、尽量量化,要能得到自己、顾客及相关人员的认同,现实可行。
确定采购绩效指标目标值时要考虑以下前提:一是顾客的需求;二是所选择的目标以及指标要同本连锁企业的大目标保持一致;三是具体设定目标时既要实事求是、客观可行,又要具有挑战性,要以过去的表现作为参考,更重要的是可与同行的佼佼者进行比较。
采购绩效的考核通??煞治晒盒Ч副旰筒晒盒手副炅酱罄?。其中采购效果指标主要指与采购营运结果有关的,如成本、质量、交货期等指标;采购效率指标主要指与采购组织有关的,如人员、管理制度等指标。如图表8-1所示。
图表8-1采购绩效考核采购效果采购绩效考核价格质量交货与库存采购效率卜_—叫采购组织采购成本控制采购降价交货质量

8.1.2采购绩效考核与评估的指标和标准参与设计与质量改进交货可靠交货周期及库存控制采购人员采购管理采购方针与程序采购信息系统
采购绩效考核与评估的关键是要制定一套客观的、能够充分展示采购人员绩效的、对考核对象有导向作用的指标体系,同时要制定相应的、合理的、适度的标准,只有这样才能真正发挥出采购绩效和评估的监督、激励、惩罚的作用。

8.1.2.1采购绩效考核与评估的指标
采购人员在其工作职责上,必须达成适时、适量、适质、适价及适基本任务,因此,其绩效评估自应以此“五适”为中心,并以数量指标作为衡量绩效的尺度,具体指标见图表8—2所示。
图表8—2采购组织绩效评估指标体系采购组织绩效指标体系1.质量2.成本》供应4.柔性5.实力6.效率7.服务8.稳定性计划1认证计划准确率2.订单计划准确率3.紧急订单比率4.库存合理度认证1.商品质量2.商品成本3采购周期4.付款周期5.独家供应商比例6.供应商流动比例7.供应饱和度8.采购柔性订单1.及时供应率2.紧急订单完成率3.库存周转率4.组织效率5.订单周期管理1.人员流动比率2.采购专家/学徒比璋3.信息系统配置/效率4.流程匹配度5.监控力度6.服务满意度
1)质量绩效指标
质量绩效指标主要是指供应商的质量水平以及供应商所提供的产品或服务的质量表现,它包括供应商质量体系、质量水平等方面,可通过验收记录及销售记录来判断。
(1)商品质量。包括批次质量合格率、商品抽检缺陷率、商品免检率、退货率等。
(2)质量体系。包括通过1509000的供应商比例、商品免检的供应商比例、商品免检的价值比例、围绕本公司的产品开展专项质量改进的供应商数目及比例、参与本公司质量改进小组的供应商人数及供应商比例等。
2)数量绩效指标
当采购人员为争取数量折扣,以达到降低价格的目的时,可能导致存货过多的情况。
(1)储存费用指标。现有存货利息及保管费用与正常存货水准利息及保管费用之间的差额。
(2)积压商品处理损失指标。处理积压商品的收人与其取得成本的差额。存货积压越多,利息及保管的费用越大,积压商品处理的损失越高,显示采购人员的数量绩效越差。
3)时间绩效指标
这项指标主要是用以衡量采购人员处理订单的效率,及对于供应商交货时间的控制。延迟交货,固然可能形成缺货现象,但是提早交货,也可能导致连锁企业负担不必要的存货成本或提前付款的利息费用。
(1)紧急采购费用指标。紧急运输方式的费用与正常运输方式的费用差额。
(2)缺货损失指标。除了直接减少的营业额损失外,尚有企业形象受损等间接损失。
4)价格绩效指标
业最重视及最常见的衡量标准。透过价格指标,可以衡量采购人员议价能力以及供需双方势力的消长情形。通常用年采购总额、各采购人员年采购额、年人均采购额、各供应商年采购额、供应商年平均采购额、各采购商品年度采购基价及年均采购基价等。它们一般是作为计算采购相关指标的基础,同时是展示采购规模、了解采购人员及供应商负荷的参考数据,是进行采购过程控制的依据和出发点,常提供给连锁企业管理层参考。而控制指标则是展示采购改进过程及其成果的指标,如平均付款周期等。
5)采购效率指标
品质、数量、时间及价格等绩效指标,主要是衡量采购人员的工作效果的指标;而采购效率指标通常用来衡量采购人员的能力。如:
(1)采购金额。
(2)采购金额占销货收入的百分比。
(3)订购单的件数。
(4)采购人员的人数。
(5)采购部门的费用。
(6)供应商开发个数。为使供应来源充裕,对唯一来源的商品,常要求采购人员必须在期限内增加供应商家数,此绩效指标,可用唯一来源商品占所有主力商品的比率来衡量。
(7)采购完成率。该指标是衡量采购人员努力工作程度的绩效指标。完成率一本月累计完成件数/月累计请购件数。完成件数有两种计算标准:第一种标准是由采购人员签发订购单即算;另一种标准必须等供应商交货验收完成才算。不过,采购人员若为提高采购完成率,使议价流于形式或草率,则将得不偿失。
(8)错误采购次数。指未按照有关的采购作业程序处理的案件。比如未经采购单位主管核准的案件、未经采购单位主管核准的订购单等。此误次数,应要求降至零。
(9)订单处理的时间。

8.1-2.2采购绩效考核与评估的标准
1)历史绩效
当采购部门,无论是组织、职责或人员等均没有重大变动的情况下,可选择企业历史绩效作为评估目前绩效的基础。
2)标准绩效
当历史绩效难以取得或采购业务变化比较大的情况下,可以使用标准绩效作为衡量的基础。标准绩效设定要遵循三个原则。
(1)标准要固定。标准绩效一旦建立,就不能随意变动,要有持续性和连续性。
(2)标准要富有挑战性。标准的实现具有一定的难度,采购部门和人员必须经过努力才能完成。
(3)标准是可实现的??墒迪质侵冈谙钟心谕饣肪澈吞跫?,经过努力,确实应该可以达到的水平。一般依据当前的绩效加以衡量设定。
3)行业平均绩效
可以借鉴与本企业采购组织、职责以及人员等方面相似的同行其他企业绩效标准,也可以应用整个行业绩效的平均水准。
4)目标绩效
标准绩效是代表在现状下“应该”可以达成的工作绩效;而目标绩效则是在现状下,非得经过一番特别的努力才能达到的较高境界。目标绩效代表企业管理者对工作人员追求最佳绩效的“期望值”。

8.2采购绩效考核与评估的方式和技巧
在设立采购绩效考核与评估指标的同时,也要考虑如何实施采购考核与评估。第一,谁来考核、评估?哪些部门、哪些人员作为考评对象?第二,考核、评估周期多长?第三,有哪些评估程序?
8.2.1采购绩效考核与评估人员
8.2.1.1采购绩效考核与评估人员的选择
评估人员的选择与评估的目标有着密切的联系,要选择最了解采购工作情况的人员,与评估目标实现关联最紧密的部门参与评估。
连锁企业常选择以下几类部门和人员参与评估:
(1)采购部门主管。采购部门主管是对所管辖的采购人员实施采购绩效考核与评估的第一人,采购主管最熟悉采购人员的工作任务,以及工作绩效的优劣,因此,由采购主管负责评估,可以更全面、公平、客观地评价每个采购人员的采购绩效,但也应考虑主管进行评估可能包含的一些个人情感因素,而使评估结果出现偏颇。
(2)财务会计部门。财务会计部门掌握着企业经营成本的所有数据,全盘管制着资金的获得与付出,因此,财务会计部门可以从采购成本的节约对企业利润的贡献,采购成本节约对资金周转的影响等方面来评价采购部门的工作绩效。
(3)销售部门。当采购项目的品质与数量对企业的产品质量与销售影响重大时,销售主管人员应参与采购绩效的评估。
(4)供应商。供应商与采购人员工作接触最多、最频繁,供应商对企业采购部门或人员的意见,可以间接了解采购工作绩效和采购员素质。但对供应商的意见要全面分析、正确对待。
(5)外界专家或管理顾问。聘请外部采购专家或管理顾问,针对全盘的采购制度、组织、人员及工作绩效,作客观的分析,可以避免企业各部门之间的本位主义和矛盾。

8.2.1.2采购绩效考核与评估方式、对采购人员进行工作绩效考核和评估的方式,可以定期或不定期地进行。
(1)定期绩效考核与评估一般以目标管理的方式进行,即从各种绩效指标当中,选择当年度重要性比较高的项目定为考核目标,年终目标实际达成程度加以考核,则必能提升个人或部门的采购绩效。
使用这种方法主要是以工作业绩为考核重点,比较客观公正。但应避免人们会特意追求考核目标的提高,而忽略其他方面,因此,要求目标的选择要高一些,选择要全面。
(2)不定期绩效考核与评估一般以特定项目方式进行,适用于新产品开发计划等,例如,企业要求某项特定产品的采购成本要低于某一比例,并以此成果给予采购人员适当的奖惩。这种评估方式对提高采购人员的士气有很大帮助。

8.2.2采购绩效的改进方法和技巧
8.2.2.1绩效改进切入点
采购绩效的改进一般可以从三个方面人手:第一,营造良好的组织氛围,充分发掘潜力。第二,以行业先进指标为参照目标,不断寻找差距,优化工作方法。第三,对采购商品供应绩效进行测评,通过排行榜方式,奖励先进、鞭策落后。
任何采购组织,包括供应商,融洽、和谐、流畅的工作气氛是搞好各项工作的基础。如果采购组织内部存在剧烈的矛盾,采购人员与供应商之间互相不信任,缺乏合作诚意,工作人员的感觉是如履薄冰,处处小心行事,本来全部精力应放在主要工作上,但事实上却严重分散了注意力。
采购工作人员要经常把自己的业绩与同行高水平相比,不要对已经取得的成绩沾沾自喜,采购行业高手很多,特别是有过多年跨国采购经验的高级职员,他们的经验值得借鉴学习。采购组织的管理职能部门,应定期将采购人员的业绩、供应商的业绩进行测量,并进行排名,再配以相应的奖罚制度,这样,采购业务就会不断改善。

8.2.2.2绩效改善措施
1)质量改善措施
质量的好坏多用“不合格数与总商品数之比”来衡量,因此,可以采取以下办法:
(1)依据质量数值大小对供应商进行排名,并定位出前几名最差供应商,令其在规定的时问内进行改善,否则给予“降级”。
(2)对有希望的供应商帮助其进行质量改进,派出相关技术人员、质量管理人员、采购人员等组成的小组,现场分析研究,与其一起制定改善方案。
2)成本降低措施
成本问题多用价格差额比率来衡量。
(1)按照比率对供应商进行排名,对最差几名供应商的定价合理性进行分析研究,并令其限期改进。
(2)对表现较好、没有欺诈行为的供应商,通过帮助其改善包装运输方式等途径来降低商品成本。对于有欺诈行为的供应商,要进行???、警告、终止供货合同等处分措施。
3)挑选供应商措施
多采用及时供应率来衡量供应的好坏。
及时供应率=商品及时供应数÷商品需求总数×100%
因此,可采取以下改进方法:
(1)依据及时供应率数值大小对供应商进行排名,定位前几名最差供应商,分析原因所在,对属于供应商原因的,责令供应商限期改善。
(2)对于市场行情较好的商品,其稳定性要求较高,应提前一段时间向供应商做预测提醒,以便供应商安排适量的库存。
4)增加采购柔性措施
拓展供应商,重点商品保证三家以上供应商供应,能避免独家供应商以及饱和的供应商群体。
5)考核实力措施
根据以下几个方面,针对具体供应商设计“实力问卷调查表”,通过打分方法获得供应商的实力量化数值:
(1)技术水平。
(2)管理水平。
(3)指标稳定性。
(4)合作意识。
(5)沟通能力。
6)评价服务措施
根据以下几个方面,针对具体供应商设计“服务问卷调查表”,通过打分方法获得供应商的服务指标量化数值:
(1)商品退货配合。
(2)上门服务程度。
(3)管理水平。
(4)服务意识。
(5)竞争公正性表现。
(6)沟通能力。
7)评定采购工作效率措施
采购工作效率一期间采购成本总额÷期间工作总人数×100%。
通过以下改进方法可以提高采购工作效率:
(1)调查行业平均水平和最高水平,分析研究寻找差距。
(2)大多采购工作效率数值正常度与采购流程设置的合理性有关。流程简单实用,采购工作效率就会提高。
8)测定人员流动比率
人员流动比率一年流入、流出人数÷员工总人数×100%
采购人员进出比率取值范围应是7%~15%,总体保持平衡,与业务需求相匹配。
若<7%,则可能因为违反“流水不腐”的自然原则,而发生严重的问题,进而影响采购质量、成本、供应及时性等;若>15%,则可能导致采购技术的交替传播环境不成熟,从而导致工作人员采购操作熟练程度不够等问题。
9)测定供应商流动比率
供应商流动比率一年流入、流出供应商÷供应商总数×100%
供应商流动比率取值范围有待研究,总体上应保证采购业务的正???。
(1)常值<20%,理想数值为“零”。
(2)对垄断技术供应商尽量不采用,仅非常重要时才使用独家供应商。
(3)独家供应商比率在某种程度上也反映企业产品技术的层次。新专利、新技术商品的独家供应的可能性较高,大众商品通常不会产生独家供应商。
10)确定订单周期
“订单周期”是采购合同中所确定采购商品从下单到完成人库的时间差额。
11)提高库存周转率的措施
库存周转率一年销售额÷年平均库存值×100%
(1)根据市场预测计划和采购市场的供应行情,及时调整库存水平,对热销商品要适当增加库存量,以支持市场的销售计划。
(2)掌握产品的生命周期,对需求不大的老产品,采购计划要小心谨慎。

8.3付款业务控制
8.3.1采购和付款业务循环流程和文件
8.3.1.1采购和付款业务循环流程
采购和付款业务循环包括为经营而获取商品所必需的决策和处理过程。这一循环一般是从提出采购申请开始到企业支付货款结束。它通常包括如图表8—3所示的四个流程。
图表8-3
付款交单流程
1)处理订单
商品采购人员提出采购申请并填制请购单是本循环的起点。为了保证商品的购人符合要求,避免过量或不必要的购人,采购需要经过适当的授权批准。为了提高采购的效率,连锁商业企业都设有专门的采购部门。在保证多供应渠道的条件下,应该集中订货以取得数量折扣,降低进货成本。采购部门要根据批准后的请购单签发订单。订单上注明采购的数量、价格和交货时间,并送交供应商处以表明购买意愿。
2)验收商品
企业从供应商处收到商品是本循环中的关键点,正是在这一点上,连锁企业在其记录中确认有关应付款项。验收职能部门应检查收到的商品是否与订单上的详细项目一致。对采购数量应通过计数、称量或测量来验证,并尽可能检验商品,包括检验有无装运损坏。在某种情况下,还必须通过对商品的技术分析来确定其质量是否符合规定。此外,还需检查到货的及时性和其他情况。验收完毕后,填制验收单作为验收商品的证据,其中一份送配送中心仓库,另一份送财务部门以满足付款时的资料要求。
3)确认债务
正确确认已验收商品的债务,要求企业准确、迅速地对采购业务进行记录,初始记录对财务报表记录和实际支付有重大影响。因此应特别注意按正确的金额记录企业确已发生的采购事项。有的企业在商品验收后确认债务,而另一些企业习惯于在收到卖方发票时才记录。无论哪种情况,会计人员都应将应付账款记在收到供应商发票时,把发票上所列明的商品规格、价格、数量及运费等与订单、验收单的相关资料核对,发票经过审核人账后,这些采购业务就登记在采购日记账和应付账款明细账上。
4)处理和记录价款的支付
这一步骤通常采用付款凭单加以控制。多数企业的付款凭单在付款前由应付账款记账员掌管,付款通常是采用支票方式进行的。支票的签发要求有付款凭单,加盖“款已付讫”戳记的已注销发票和验收单等有效证明,防止这些单据被重复处理,支票要由经过适当授权的人员签字。出纳人员根据签发的支票及时登记银行存款日记账。签发后支票原件送给供应商方,副本与付款凭单和其他单据一起存档。

8.3.1.2采购和付款业务循环内部控制使用的基本文件
在采购和付款业务循环内部控制中使用的主要文件包括:
(1)请购单。由存货仓库(配送中心)、销售部门(门店)向采购部门提出商品采购申请并编制的单据。请购单预先编号,并注明所须采购商品的种类、数量以及请购人。
(2)订单。由采购部门编制的授权供应方提供商品的预先编号的文件。订单上包括供应方名称、采购项目、数量、付款条件、价格等,这一凭证常用于表明商品采购的批准手续,并将其送交采购方用作表明购买意愿。
(3)验收单。企业收到采购的商品时,由验收部门对商品进行验收,并据以编制有关收到的商品种类、数量、供方名称、订单号以及其他有关资料的凭证。验收单须预先编号。
(4)卖方发票。它是由卖方送来的标明采购商品的种类、数量、运费、价格、现金折扣条件以及开票日期的凭证,它详细说明了由于某项采购业务而欠卖方的货款金额。
(5)借项通知单。反映由于退金和折让而减少向卖方付款金额的凭证。其格式常与卖方发票相同,用于证明应付账款借项记录。
(6)付款凭单。用来建立正式记录和控制采购的凭单,它是采购日记账中记录采购的基础,也是支付货款的依据。一般来说,付款凭单正本必须随附卖方发票、验收单和订单副本。

8.3.2采购和付款业务循环内部控制的常用控制措施
为了预防、检查和纠正采购和付款业务循环中的错误,建立、健全采购和付款业务循环内部控制,连锁企业通常采取以下控制措施:
8.3.2.1职责分工
在采购和付款业务循环中,为保证采购确为企业经营所需,并符合企业利益,收到的商品完整安全,价款及时地支付供应商,应将采购与付款业务循环的下列职责进行分工:
(1)提出采购申请与批准采购申请职责相互独立,以便加强对采购的控制。
(2)批准采购申请和具体实施采购任务的职责相互独立,以防止采购部门购人不必要或过量商品而损害连锁企业整体利益。
(3)验收部门与会计部门相互独立,保证按真实收到的商品数额登记人账。
(4)应付账款记账员不能接触现金,以保证应付账款记录的真实性、正确性。
(5)支票的签字和应付账款的记账相互独立,以保证按所欠卖方的真实金额按时签发支票。
(6)内部检查与相关的执行和记录工作相互独立,以保证内部检查的独立性和有效性。

8.3.2.2信息传递程序控制
建立健全与采购和付款业务循环相关的内部控制,要求企业对于与此循环相关的信息传递程序实施严格有效的控制。这些控制包括以下几方面:
1)授权程序
有效的内部控制要求采购和付款业务循环的各个环节要经过适当的授权批准。这些授权批准程序包括:企业内部应当建立分级采购批准制度;只有经过授权的人员才能提出采购申请,采购申请须经独立于采购和使用部门以外的被授权人的批准,以防止采购部门购入过量或购人不必要的商品,或者为取得回扣等个人私利而牺牲企业整体利益;签发支票要经过被授权人的签字批准,保证购货款能以真实金额向特定供应商及时支付。
2)文件和记录的使用
为了满足健全业务审批、财产保管以及便于记录的要求,企业要合理地设计和使用各种文件和记录,具体要求包括:关键性文件,如订单、验收单、付款单、支票等都要预先编号;对于连续编号的关键性文件要由经手人员按编号的档案保存,并由独立人员定期检查存档文件的连续性;订单中要包括足够的空间,尽量全面详细地表明订货要求,以减少出现订货中的遗漏或供应商的误解;为了加强对企业支付采购价款的控制,应设立付款凭单制,以付款凭单作为支付货款的依据;设置采购日记账,及时完整地记录所有采购业务,并定期过入总账;对每位供应商设立应付账款明细账,并与应付账款总账平行登记。
3)独立检查
在采购和付款业务循环外,还应当实施一些独立检查,防止各环节发生疏忽和舞弊,同时也有利于及时消除采购和付款业务中出现连续作弊的风险。这些独立检查主要有:对卖方发票、验收单、订单和请购单进行独立的内部检查,确定实际收到的商品品种、数量、价格等确实符合订购要求,与卖方实际情况一致;每笔采购业务都应在收到商品或卖方发票时,及时记人采购日记账和应付账款明细账,并且定期进行核对;检查付款凭单各项目的填制是否与卖方发票一致;定期检查已编制付款凭单的各项付款业务是否及时开具了支票或以其他方式进行付款,防止延期支付;签发支票办理其他付款手续前应由负责签字的被授权人员检查所付各种凭证的一致性;定期检查采购日记账与总账、应付账款明细账与总账、银行存款日记账与总账的金额是否一致。
4)实物控制.
采购和付款业务循环中的实物控制包括两个方面:一方面,加强对已验收入库的商品的实物控制,限制非授权人员存货,防止错用和盗窃。验收部门的人员应独立于仓库保管人,同时加强对退货的实物控制,货物的退回要有经审批的合法凭证;另一方面,限制非授权人员接近各种记录和文件,防止伪造和更改会计资料。特别应注意对支票的实物控制,应保证已签字支票由签字人本人寄送,不得让核准或处理付款的人员接触;未签发的支票应予以安全保管;作废支票予以注销或另加控制,并且制定一个注销已签发支票单据的方法,如在卖方发票上注明已签支票号码,或加盖“款已付讫”戳记,防止重复开具支票。

8.4采购回扣的产生原因和杜绝措施
8.4.1回扣产生的原因和回扣资金的支付方式
采购中的回扣问题一直是一个不容易杜绝的现象,令所有的企业头疼不已,却又无可奈何?;乜塾辛椒矫娴亩ㄒ澹阂皇侵嘎舴狡笠抵Ц陡蚍狡笠祷蚵蚍狡笠翟惫せ呗附?;二是卖方企业向买方或买方企业员工支付回扣以取得卖方企业员工的欺诈性合作,以从中得利,而这一切是以买方企业的损失为代价的。

8.4.1.1回扣产生的原因
供应商支付回扣给连锁企业员工进行串通欺诈时,无非想获取两种利益。
1)非法争取业务
一些企业运用回扣,先于竞争对手获得有关连锁企业计划和战略方案信息,以及连锁企业估价小组所使用的未公开的投标估价准则,偷看竞争对手的密封投标;向竞争对手提供误导性信息从中破坏,使其不具备资格,笼络连锁企业有影响的要员否决其他竞争对手,或者使标的设计要求只有支付了回扣的卖方才能达到,以此来达到自己企业的目的。
2)非法提高利润率
提高利润率是供应商支付回扣的目的所在。供应商通过支付回扣给连锁企业有关的员工,使其同意不正当的价格变动,买通连锁企业的检验和质量控制部门,使低于标准的或不符合规格要求的商品得以使用,并设法避开连锁企业其他职能部门对质量和价格的抱怨。

8.4.1.2回扣资金的支付方式
供应商所支付的回扣资金在账上没有体现,回扣资金通常是通过非法经济活动取得和支付的。
1)非现金贿赂
非现金贿赂可以作为供应商一项正??в枰匝诟?。如供应商为其工作人员购买或租用汽车时,可以为那些对供应商有“帮助”的连锁企业员工赠送若干飞机票、旅行账单;其中最易掩盖贿赂的就是供应商早已提供的产品或劳务,如修建住宅、增加员工福利设施等。
2)现金贿赂
按照供应商的意思使用现金进行贿赂,如支付虚构的业务费:供应商在对方的支票上,只注明是一笔应支付给受贿人或一家并不存在的公司或串谋者的款项,并同时将其作为销售费用、咨询费用等列支,因而可以在某种程度上掩盖这种支付行为。将未记录的收入或变现后的剩余产品、过期报废的设备.以货币形式储存起来进行行贿。从公司员工手里收集各种公司可以予以报销,但实际并未支出的费用发票(如私人旅行使用过的火车票、飞机票等),公司可以以抵减税收的方式获得额外收入从而抵减回扣的费用。

8.4.1.3供应商欺诈的促成因素和线索
1)供应商欺诈的成因
了解供应商欺诈的促成因素是及时识别卖方欺诈的一个重要前提。任何企业都可能发生供应商欺诈事件,有以下情形之一的企业更易发生供应商欺诈事件:
(1)连锁企业自身存在欺诈行为或不道德行为。促成供应商欺诈发生原因,就是连锁企业本身具有欺诈行为或不道德行为。俗语说:苍蝇不叮无缝蛋,如果企业本身容忍不道德行为的发生,上梁不正下梁歪,那么员工接受卖方回扣或参与其他利益争夺的现象就会频繁发生。
(2)连锁企业对供应商的欺诈方式不了解或不具备相关的知识,又不太明确对供应商欺诈行为进行制约的制度,很容易成为供应商欺诈的对象。
2)说明供应商欺诈可能发生的线索
(1)连锁企业员工(尤其是采购人员)的奢华生活方式。连锁企业员工的奢华生活方式往往是其受贿以及发生供应商欺诈的一个强烈信号。员工的奢侈生活方式和其收入明显不符,特别是那些有权决定供应商或掌握了大量对供应商有帮助的员工,他们的奢华生活方式往往隐含着受贿和供应商欺诈活动。只要多加注意,不难发觉这些异常信息。
(2)不正当的单一供应商渠道。如果达到了一名好的供应商所具备的一切条件,而被选为单一渠道的供应商是很正常的一件事情。但是对单一渠道的供应商必须要有一定的防范制度,如安排定期的检查等,以确认货物的质量是否达到规定的要求,并在合同条款中明确指出,一旦供应商的产品供应出现了问题,如不适当的价格上涨或质量达不到要求,连锁企业应当能及时采取应变措施,而不是过分依赖单一供应商。如果缺乏以上这些控制制度,而采用单一供应商渠道可能就是欺诈行为发生的先兆。
(3)其他供应商的抱怨和申诉。对于竞争者而言,自然不愿看见其他企业以不正当的手段夺去其业务。当利益发生显著冲突时,他们会向连锁企业进行抱怨或申诉,这种抱怨或申诉可能说明供应商正在进行欺诈活动。如果不诚实的供应商成功地买通连锁企业的某些员工,并利用他们挤走了其他的供应商,被挤走的供应商会通过抱怨的方式提醒连锁企业有关人士,注意到受贿行为及欺诈的发生。然而,如果被买通的员工是位有决策权的经理,与其他供应商团体有着非常重要的业务联系,则其他的供应商为了自身的利益只能采取睁一只眼闭一只眼的态度.以免丧失他们已有的业务利益。
(4)利用供应商与连锁企业员工之间的亲密关系,他们有意无意地为供应商进行欺诈提供信息帮助,这种帮助并不以接受回扣或报酬为目的,而可能是出于友谊或其他原因(如员工可能对企业经营者怀有宿怨,希望看到经营者上当受骗而获得心灵上的满足;有时员工为了给自己退休后留一条后路,而故意帮助供应商,期望从供应商那儿获得工作的许诺等)。供应商与连锁企业之间的亲密关系还包括父子或夫妻等,有可能会成为供应商欺诈的助手。但是从另一个角度看,对连锁企业而言,有时这也是一件好事,他们也可以利用这种关系从供应商中获取自己想要的信息。
(5)经常发生但却一直得不到解决的对供应商产品的投诉。销售人员可能对供应商提供的商品的质量很不满意,财务人员可能觉得供应商价格过高。而采购部门仍然将订单交给同一供应商,如果能够排除采购人员不负责任的情况,就是供应商正在对连锁企业进行欺诈。

8.4.2采购伦理道德法律和杜绝采购回扣现象的措施
8.4.2.1采购伦理道德法律
从事采购工作的采购人员,在他一开始从事该工作,就应该懂得相关的法律,明确自己的权利和义务的范围和界限。
在采购职能高度集中的连锁企业里,关于明示或实际代理权的条文常在书面政策中很好地给出了定义,而且也被相当严格地遵守。在非集中化的环境中,书面政策常常不太完整或有些过时,雇员和他们的供应商在更大程度上常常要依赖显然授权。重新设计采购职能,常?;岽偈沽笠抵匦律笫雍椭匦露ㄒ逅堑牟晒喝ɡ段?,调整采购政策和作业程序。因此,采购人员必须关心代理权利的两个方面:
1)明确权利范围
应该如何进行连锁企业的采购活动,是否确保只有拥有明示采购权利的人才能进行采购,从而避免或至少减少“后门采购”。说明哪种工作头衔拥有采购权利的最新书面政策是最好的,为它们规定实际或明示权利。除了正式政策,还必须有内部沟通程序,使连锁企业的所有雇员都知道并且定期地提醒他们能做什么和不能做什么。
2)明确活动范围
在与供应商谈判时,确定协议法律有效性的最好办法是警惕采购人员可能超越其权利范围的情况。当你认为可能出现问题的时候,要求采购人员以书面形式归纳出他能做的事,并将此内容包括在采购合同中。
随着企业赋予他的采购人员以权利或职权,接下来就是权利和责任。因为企业信任采购员作为代理人代表其行动,采购员承诺委托的责任,要完全以企业的利益为行动准则,其个人的利益绝对不能影响决策。而且采购人员不仅要服务于企业的财务利益;在代表企业实施采购行动的时候,他还必须在任何时候都在法律范围内行事并且真诚地对待第三方。无论代理关系是明示还是授权,上述义务都存在,它们是采购道德标准的核心。因为道德要求植根予代理权法,所以代理权法为一些看似道德困境的问题提供了解决方法。当可能出现利益问题的时候,即存在一种使采购员看起来不完全独立于供应商的环境,通过向连锁企业详细说明此情况,获取连锁企业对这种安排的同意,常??梢越饩龃死嗟赖挛侍?。这些年来,连锁企业和行业协会已经尽力阐明这些要求,而且它们常常把法律标准合并到正式的道德政策上,产生了连锁企业的道德政策。
采购人员的多数日?;疃加牒贤ㄓ泄?。每一次采购员和供应商之间的一个合同,要受合同法原则的约束。在涉及国际合同的时候,会遇到相互开展贸易的不同国家的法律。每个国家都有自己的合同法,但是为了促进业务的开展,许多国家通过合约联合在一起,制定了共同的合同原则一联合国国际货物销售公约》,来管理国际业务。各个国家必须自愿地决定是否受其约束。因此,当我们与其他国家的企业签订合同的时候,明确适用什么法律以及法律的内容是十分重要的。

8.4.2.2如何防止暗箱操作
虽然暗箱操作一直存在,虽然不可能完全杜绝此类现象的发生,但可以采取措施减少此类现象的出现,下面介绍几种防止暗箱操作的方法。
1)三分一统
“三分”是指三个分开,即市场采购权、价格控制权、验收权要做到三权分离,各负其责,互不越位?!耙煌场?,即合同的签约特别是结算付款一律统一管理。商品管理人员、质量检验人员和财务人员都不能够与供应商见面,实行严格的封闭式管理。财务部依据合同规定的质量标准,对照检验结果,认真核算后付款。这样就可以形成一个以财务管理为核心,最终以降低成本为内容的制约机制。
2)三统一分
“三统”是指所有采购商品要统一采购验收,统一审核结算,统一转账付款?!耙环帧痹蚴侵阜延靡挚刂?。只有统一采购,统一管理,才能既保证需要,又避免漏洞;既保证质量,又降低价格;既维护企业信誉,又不至于上当受骗。各部门要对费用的超支负责,并有权享受节约所带来的收益。这样,商品采购管理部门和销售部门自然形成了一种以减少支出为基础的相互制约的机制。
3)三公开两必须
“三公开”是指采购品种、数量和质量指标公开,参与供货的供应商和价格竞争程序公开,采购完成后的结果公开?!傲奖匦搿笔侵副匦朐诨醣热液蟛晒?,必须按程序、按法规要求签订采购合同。
4)五到位一到底。
所谓“五到位”是指所采购的每一笔商品都必须有五人的签字,即采购人、验收人、证明人、批准人、财务审查人都在凭证上签字,才被视为手续齐全,才能报销入账?!?N底”就是负责到底,谁采购谁负责,并且要一包到底,包括价格、质量、使用效果等都要记录在案,什么时候发现问题什么时候处罚。
5)全过程、全方位的监督制度
全过程监督是指采购前、采购过程中和采购完成后都要有监督。从采购计划的制定开始,到采购商品使用的结束,其中共有九个需要进行监督的环节(计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用)。虽然每一个环节都有监督,但重点在于制定计划、签订合同、质量验收和结账付款四个环节。计划监督主要是保证计划的合理性和准确性,使其按正常渠道进行;合同监督主要是保证其合法性和公平程度,保证合同的有效性;质量监督是保证验收过程不降低标准,不弄虚作假,每一个人库产品都符合买方要求;付款监督是确保资金安全,所有付款操作都按程序、按合向履行。如果我们能够把监督贯穿于采购活动的全过程,就可以建立确保采购管理规范和?;て笠道娴牡诙婪老?。所谓全方位的监督,是指行政监察、财务审计、制度考核三管齐下,方方面面没有遗漏,形成严密的监督网。本章小结
采购绩效评估是对采购工作进行全面系统的评价、对比,从中判定采购所处整体水平的做法。采购绩效评估的意义在于:可以有效地保证采购目标的实现;可以提供改进绩效的依据;可以作为个人或部门奖惩的参考;可以为甄选和培养优秀采购人员提供依据;促进各部门合作,建立利益共同体;提高采购人员的士气等等。
采购绩效考核与评估的指标包括质量绩效指标、数量绩效指标、时间绩效指标、价格绩效指标和采购效率指标。采购绩效考核与评估的标准主要有历史绩效、标准绩效、行业平均绩效和目标绩效。
采购绩效的改进一般可以从三个方面入手:第一,营造良好的组织氛围,充分发掘潜力。第二,以行业先进指标为参照目标,不断寻找差距,优化工作方法。第三,对采购商品供应绩效进行测评,通过排行榜方式,奖励先进,鞭策落后。
采购和付款业务循环流程一般是从提出采购申请开始到企业支付货款结束。它通常包括处理订单、验收商品、确认债务、处理和记录价款的支付四个流程。采购和付款业务循环内部控制使用的基本文件包括请购单、订单、验收单、卖方发票、借项通知单、付款凭单等。
供应商支付回扣给连锁企业员工进行串通欺诈时,目的是非法争取业务,或者是非法提高利润率。
从事采购工作的采购人员,在他一开始从事该工作,就应该懂得相关的法律,明确自己权利和义务的范围和界限。连锁企业应该采取防止暗箱操作的措施,减少暗箱操作现象的发生。

文章来源: 秘奥软件网,中小企业信息化领跑者!全国咨询热线:400-9908-527_www.greenabellacavaliers.com

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