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控制采购商品的质量和价格决策

本章小结
控制采购商品质量的意义在于:采购质量是吸引顾客的关键,实施有效的采购质量管理和控制,有利于减少采购质量的风险。
质量的定义是:质量是产品(或劳务)本身具有的一组固有特性满足要求的程度。采购商品质量管理与控制主要有三个方面的内容:一是对供应商管理与控制;二是进货检验;三是对采购物流过程中质量管理制。采购质量管理与控制的依据主要是技术标准和市场标准。在保证商品质量的同时,要正确处理质量与成本、供应、服务等要素之间的关系。
报价采购,系指连锁企业业者拟采购货品时,先寻找理想供应商或货源,再向其询价寄出征购函,请其寄上报价单或正式报价的采购方式。报价分两大类:确定报价与条件式报价。
招标采购是现行采购方法中较为常见的一种。招标采购的过程中,最重要的是标单的制定。它的流程可分下列四大步骤,即发标、开标、决标、签订合约四阶段。
议价采购比公开招标更易接近理想价格,因为各种采购的细节与内容,均可在双方磋商过程中得以解决,进而取得最适当的价格,是连锁企业经常采用的采购方法。关键概念
1.质量是产品(或劳务)本身具有的一组固有特性满足要求的程度。其中v的特性包括性能、可信性、安全性、适应性、经济性、时间性和可追溯性等。
2.采购规格说明是对产品功能的精确描述,它从满足购买者需要的目的出
发,把购买者的需求转化为技术术语。它不但说明了产品应达到什么样的功能和
结构,而且还说明了怎样做,做到什么程度。
3.报价采购指连锁企业在采购商品时,先寻找理想供应商或货源,再向其
询价寄出征购函,请其寄上报价单或正式报价的一种采购方式。
4.确定报价指在某特定期限内才有效的报价。
5.条件式报价是指供应商在报价时附有其他条件的报价。
6.招标又称“公开竞标”,是一种按规定的条件,由卖方投报价格,并择期公
开当众开标,公开比价,以符合规定的最低价者得标的一种买卖契约行为。
7.议价采购又称为双方议价法,是针对某项采购商品,以不公开方式与供应商个别进行洽购并议订价格的一种采购方法。

学习目标
1.1质量决策
1.1.1控制采购商品质量的意义
对采购商品质量进行严格控制是连锁企业杜绝假冒伪劣产品和防止欺诈行为的必要措施。因此采购行为主体和采购人员应正确认识采购质量的地位,并采取有效措施,在采购的全过程加强采购质量管理和控制,促进采购质量的不断提高。
控制采购商品质量的意义在于:
1)采购质量是吸引顾客的关键
在经济全球化趋势和市场竞争愈演愈烈的严峻形势下,产品质量竞争已成为贸易竞争的重要因素,是吸引顾客的关键,任何企业如不加强质量管理,建立完善的质量管理体系,在市场竞争中就有被淘汰的危险。
2)实施有效的采购质量管理和控制,有利于减少采购质量的风险
商业企业商品价值中的80%左右是进货成本,即是经采购由供应商提供的。在商品采购过程中,由于供应商提供的商品质量不符合要求,而给消费者造成经济、人身安全方面损害,从而给采购方的经济和声誉带来严重损失的可能性,就是采购质量风险。采购质量风险源于供应商,但也可能与企业内部有关。由于受利益的驱动,目前,社会上还存在不少不法商贩以次充好、提供不符合质量标准的假冒伪劣商品。如不加强采购商品质量管理与控制,不按规章制度进行检查和验收,那么假冒伪劣商品很可能会蒙混过关,造成质量风险。
采购商品有质量问题,将会直接影响到企业经济效益,因为商品的质量不良,会出现经常性的退货,顾客投诉增多及退货增多,降低信誉和产品竞争力,造成各种管理费用的增加。

1.1.2采购商品质量内涵
对采购商品质量进行管理与控制有重大意义。然而采购商品质量具有丰富的内涵,当前有些企业对采购商品质量存在模糊的认识,影响着采购商品质量的改进与提高。为此,作为企业管理人员和采购人员,应正确认识采购商品质量的内涵,明确采购质量职能与职责,采用科学的管理与控制方法。
随着社会经济、科学技术和生产技术的发展,对质量的认识也在不断地完善和深化。国际标准化组织发布的IS09000:2000((质量管理体系——基本原则和术语》标准,把质量定义为,质量是“产品(或劳务)本身具有的一组固有特性满足要求的程度”。虽然这一定义比较抽象,但其内涵十分丰富,一般包括以下几个方面:
1)“质量”概念
“质量”,不仅是指产品,而且是指实体,包括产品、过程、企业、体系或人员,以及上述各项的任意组合,即广义的质量概念。
2)定义中的“产品(或劳务)”
这不仅是指有形产品,还包括无形产品。

3)定义中的“固有特性”
这是指客观存在于产品中的某些永久的特性,它反映产品满足要求的能力。每一类商品的质量特性不止一种,而是多种或几十种。每种质量特性对产品质量都有贡献,但其重要性不同,而且会由于用途不同而发生变化,同时,产品的类别不同,则其质量特性也不同,如对于大多数的产品,大致有以下方面的质量特性:
(1)性能。反映产品能适应用户使用目的所具有的技术特性,它综合反映了顾客和社会的要求对产品所规定的功能,如食品中的维生素、矿物质含量等。
(2)可信性。它是个集合性术语,是与时间有关的质量特性,反映产品的可用程度,包括可用性及其影响因素,具体表现为可用性、可靠性、维修性和维修保障性。
(3)安全性。反映产品在储存、流通和使用过程中不发生由于产品质量而导致的人员伤亡、财产损失和环境污染的能力。它是一个最具刚性的指标,一般要严格加以保证。
(4)适应性。反映产品适应外界环境变化的能力。
(5)经济性。反映产品合理的寿命周期费用。
(6)时间性。反映在规定时间内满足顾客对产品交货期和数量要求的能力,以及满足顾客要求随时间变化而变化的能力。
(7)可追溯性。追溯所考虑产品的历史、应用情况或所处场所的能力。
质量特性要由过程来保证,即在设计、研制、采购、制造、销售服务等全过程中实现并得到保证。过程中的各种活动的质量决定了质量特性,从而决定了产品质量。为此,在采购中,也必须明确这些质量特性,并要保证这些质量特性满足使用要求。

4)定义中的“要求”
这是指明示的、通常隐含的或必须履行的需求或期望。明示的要求是在法律、法规、文件或合同中阐明的要求,而通常隐含的要求是一般惯例或习惯的要求。要求可由不同的相关方提出,采购方可以根据自己的需要提出对采购商品的要求或供应商质量管理要求。
明确采购质量的内涵,就会抓住采购质量的本质,为企业更有效地开展采购质量管理与控制打下坚实的基础。

1.1.3采购商品质量管理与控制的内容、依据及保证措施
为了提高采购商品质量,加强采购质量管理与控制,必须明确质量管理与控制的内容,并确定有效的质量管理与控制措施。
1)采购商品质量管理与控制的内容
采购商品质量管理与控制对象是采购商品的质量,而采购商品的质量是设计和制造出来的,所以采购商品质量管理与控制主要有三个方面的内容:一是对供应商管理与控制;二是进货检验;三是对采购物流过程中质量管理和控制。从实际情况来看,对供应商质量管理与控制是重点和难点。统计表明,一个企业要是能将1/4的质量管理精力花在供应商管理上,那么商品质量通??梢蕴岣?0%左右。

2)采购商品质量管理与控制的依据
由于质量在采购中的特殊地位,决定了采购质量管理与控制的重要性。那么,采购质量管理与控制的依据是什么呢?作为企业管理人员和采购人员必须明确。一般来说,采购质量管理与控制的依据主要体现在以下两个方面:
(1)技术标准。技术标准是衡量、评定产品质量的技术依据,是采购人员可以获得的直接信息。连锁企业所需要采购的商品,首先要符合现有的技术标准。
(2)市场标准。商品是为了满足消费者需求而采购的。能否满足消费者需求是采购商品质量的首要的、根本的依据和标准。
技术标准和市场标准要相互参照,彼此兼顾。

3)采购的质量保证措施
(1)选择合适的供应商。调查了解供应商的产品质量保证能力、一定的标准和程序,尽量选择那些质量管理体系完善、设备先进、技术领先、服务好、交货及时的企业作为供应商。
(2)确定在处理同供应商之间的关系中有关的质量方针。
(3)严格按技术规程、工艺文件认真选购。
(4)制定保证和验证供应商的产品质量的正式程序。采购商品时,要严格检验,合格的才能人库。
(5)建立双程多线交流沟通制度,参与供应商的产品质量控制过程,共同探讨、分析和解决影响质量的各种因素,并制定各种严格标准,协助供应商改进和提高产品质量。
(6)规定查明差错和采取纠正措施的办法。
(7)建立采购质量档案、进货质量记录制度。
(8)对供应商进行质量监督和质量评级。

4)处理好各要素之间的关系
需要强调的是,在保证商品质量的同时,要正确处理质量与成本、供应、服务等要素之间的关系:
(1)正确地处理好质量与成本的关系。采购商品质量并不是越高越好,质量过高会产生质量过剩,使成本大大增加。为此,要处理好质量与成本之间的关系。目前最常用的方法是使用“性能价格比”来平衡。作为采购人员,应根据性能、价格慎重地确定质量标准,以便能正确地采购每一商品。
(2)正确地处理好质量与供应的关系。对采购大批量商品,如提出过高的质量要求,可能会导致供应商供应周期过长,严重时会导致缺货。
(3)正确地处理好质量与销售服务之问的关系。由于企业商品的质量问题导致退货频繁发生,不仅使企业在用户心目中印象较差,而且会给售后服务带来麻烦,增加服务成本。

5)采购规格说明
为了保证采购商品符合质量要求,企业采购部门在采购商品时,根据销售部门提出的具体质量要求和规格,编制采购质量文件,向供应商提出适当、明确、具体的要求,并让供应商充分地理解这些要求?!笆实薄本褪羌炔荒芙档鸵膊荒芴岣吖丝投陨唐返囊?,降低要求不能保证应有的质量,而提出过高的要求,又会导致采购成本的上升。为了做到有章可循,有法可依,防止购回不合格商品,企业应明确职责,合理确定采购质量文件的审批程序。
为了正确表达采购需求,有必要弄清如何描述采购规格。采购规格是影响采购的重要因素,因为,采购订单或合同能否符合申购部门的需求,通常取决于描述质量的采购规格说明。采购规格说明要明确:一是申购部门所要购买的商品是什么;二是企业需求如何传达给供应商;三是规范采购订单的主要内容;四是建立验收、测试和质量检查的具体标准。采购规格说明直接影响着采购商品的质量、功能与付款价格。产品规格说明是企业在开发产品时,为了识别购买者的需求而提出的产品设计和管理的明确指导。产品规格说明是对产品功能的精确描述,它从满足购买者需要的目的出发,把购买者的需求转化为技术术语,说明产品的关键设计变量,主要用于指导企业内部设计和开发人员进行产品的开发和管理。产品规格说明包括产品功能的详细信息,它不但需说明产品应达到什么样的功能和结构,而且还需说明怎样做,做到什么程度。

6)互利共赢的供应商质量管理与控制
采购是采购方与一个或多个供应商之间的交易活动,采购商品质量与供应商的质量管理水平和质量保证能力是密切相关的。企业与供应商的合作已成为企业质量管理体系中的一个关键问题。
2000版IS09000标准中把“互惠的供应商关系”作为质量管理的八项基本原则之一,其目的就是要求企业与供应商建立和保持互利共赢的关系。在经济全球化不断深入的今天,一些企业已经意识到与供应商建立良好的合作关系的重要性,但对如何建立互利共赢的供应商质量管理体系探讨得还不够。目前,加强供应商的质量管理与控制中还存在着一些问题,因此,企业必须根据自身实际,加强与供应商的质量合作,建立起新的质量管理模式。
选择优秀的供应商是质量管理与控制的重要环节。供应商提供满足采购方需要的合格商品,对于采购方是十分重要的。因此,选择合格的供应商是采购的首要工作,是进行质量管理的重要环节。很难想像一个管理松散、设备陈旧、人员素质低下的供应商可以提供优质的产品;也很难想像一个信息闭塞、财务紧张的供应商可以及时、保质保量地提供企业所需的产品。合格的供应商就是:提供合格的产品、按时交货、满足数量的要求、价格合理、服务周到。一般来讲,可以采用以下方法来了解供应商是否具备这些能力:
(1)根据供应商的信誉对比类似产品的历史情况,对比其他用户的使用情况,考虑选择供应商。
(2)根据供应商提供的样品进行评价来选择供应商。
(3)对供应商的能力进行现场调查和评价选择供应商。
(4)根据是否取得有关质量认证机构的质量体系认证来选择供应商。
为保证顾客对产品或服务满意,企业必须对产品质量形成的全过程进行严格的管理与控制,而为保证采购质量,制约供应商商品质量,企业需要与供应商订立契约,明确规定质量责任和义务,并按承诺的内容和要求测量质量和服务,使契约起到可靠的约束作用。

1.2价格决策
采购要遵循“五适”原则,做到同等质量比价格,同等价格比质量,同质同价比服务。

1.2.1报价采购
确定价格有许多种方法,其中最为常见的是报价采购、指标采购、议价采购等。

1.2.1.1采用报价单的含义
报价采购,系指连锁企业采购者拟采购商品时,先寻找理想供应商或货源,再向其询价,寄出征购函,请其寄上报价单或正式报价,这种方式的采购称之报价采购。通常卖方所寄发的报价单,其内容包括:品名、数量、单位、价格、交易条件及有效时间,有时卖方为求取买方的信任,会主动提出信用调查资料供参考,有时也会寄上“样品”及“说明书”,如果报价内容买方完全同意,此项报价采购买卖契约即算成立。

1.2.1.2报价采购的种类
报价采购的责任与约束力,要视合约内容而定。由于要约内容不同,报价采购的种类亦异。一般而言,报价种类虽多,但主要可分两大类,即确定报价与条件式报价。
1)确定报价
确定报价系指在某特定期限内才有效的报价?;谎灾?,此种报价是指在有效期内,卖方所提价格为买方所接受,此种交易行为即告成立,若是逾期对方不寄发接受通知,此买卖交易行为即不存在。但是若买方在接受此报价时,尚附有条件者,则原有“确定报价”即告失效,而成为一种新的要约。确定报价目前是国际贸易中最普遍的一种报价。
2)条件式报价
所谓条件式报价是指供应商在报价时附有其他条件的报价,由于条件内容不一,因而其形态十分复杂。
(1)无承诺的报价:此类报价一般仅可作为参考,卖方是按当天市价报价,若遇物价波动,卖方得自行调整其价格,所以这种报价寄发时,务必声明:“本报价不受承诺的约束”,或“本报价价格得按市价而增减”,或“价格得随时适时变更,无需通知”。
(2)卖方确认的报价:此类报价必须经卖方确认后才算生效,此类报价较无承诺的报价好些,它对买方表达出交易的诚意,又可防范风险。不过若遇特殊理由,卖方可叙明原因而取消确认。
(3)可以先销售的报价:这种报价对卖方较有利,即卖方以一批货同时向两家以上顾客报价,如果其中有人先接受此报价,则后到接受者,对该批已售的货品的报价自动失效。
(4)买方同意后的报价:此类报价又称许可退货的报价,即买方须看到货品满意后才成立的报价方式,这种报价对卖方极不利,因此很少采用。

1.2.1.3报价一般应注意的问题
1)报价单上可附带条件
这些附带条件的重要性与主要项目一样。常见的附带条件如:“本报价单有效时间至某年某月有效”、“本报价仅限该批货售完为止有效”等等。
买方对于报价单内容一旦同意接受,则事后不得将它退回或毁约。报价单所列附带条件经接受后则不得撤回,此乃国际贸易的惯例。报价单的有效期,必须以报价送达对方所在地时始生效,并不是以报价日期为基准。
报价最低、有责任感的供应商将获得订单。在实践中,采购者通过征求报价单来选择供应商,并就最终价格与选定的供应商进行谈判。
2)应尽可能在采购订单上注明价格
从法律的观点来看,一份采购订单要想具有约束力,就必须同时注明价格及确定价格的方法。当决定要实行报价采购的时候,必须按照一定的基本步骤来进行。应该对可靠的、潜在的货源进行仔细的初??;对报价要求进行精确的措辞;有足够多的供应商报价以保证真正的公开报价;一旦接受报价,对报价单应该正确对待;在决定谁成为最终供应商之前应该对报价单进行仔细分析。
3)选择可能和合适的供应商
供应商的数量实际上来自于对货源的初步调查。对于报价者的要求是:①有能力根据用户的具体需要制造产品,并且能够在预定的日期发货;②作为供应商,在其他方面应该具有足够的可靠性;③报价者数量足够多以保证真正的竟价,但是不能超过必要的数量。
即使供应商开出的价格很低,但是如果采购者认为不太可能与其达成交易,也会把它们从报价的名单中除去。因为有时采购者报价的目的仅仅是为了检查自己的供应商开出的价格的可能性,或者是为了对存货进行估价。然而,需要注意的是,一家公司决定报价,它就要承担费用,有些时候这笔费用还是相当大的。因此,如果没有很好的理由,这家公司是不会报价的。此外,供应商对于报价邀请的接受是对供应商本身的一种激励,同时也表明达成订货合约是可能的。因此,除非有希望达成订货协议,否则采购者不应该发出邀请。
在确定邀请哪些公司来报价后,向它们发出一般性邀请信,在信中,注明所有必要的信息:对商品或者项目的完整的说明、商品或者项目预定完成的时间以及发出报价的期限。在很多情况下,正式的报价邀请是不采用电话等13头邀请方式的。
在发出报价后、采购决策还没有宣布之前,报价商们自然很想知道自己的出价与其他竞争者出价情况。对于这些信息必须严格保密,实际操作中一些采购者在准备分析报价前故意不去了解出价情况,这样他们就可以诚实地告诉每一家报价商他不知道各竞争供应商的报价情况。即使已经做出采购决定,也最好不要透露失败的报价商与成功的报价商之间的价格差距。

1.2.2招标采购
1.2.2.1招标采购的意义
所谓“招标”又称“公开竞标”,它是现行采购方法常见的一种。这是一种按规定的条件,由卖方投报价格,并择期公开当众开标,公开比价,以符合规定的最低价者得标的一种买卖契约行为。此类型的采购具有自由公平竞争的优点,可以使买者以合理的价格购得理想物料,并可杜绝徇私、防止弊端,不过手续较繁、较费时,对于紧急采购与特殊规格的货品无法适用。

1.2.2.2招标采购的程序
公开招标采购必须按照规定作业程序来进行,一般而言,招标采购的流程可分下列四大步骤,即发标、开标、决标、签订合约等四阶段。
(1)发标。发标之前必须对采购物品的内容,依其名称、规格、数量及条件等详加审查,若认为没有缺失或疑问,则开始制发标单,刊登公告并开始准备发售标单。
(2)开标??曛氨匦胂茸龊檬虑白急腹ぷ?,如准备开标场地、出售标单,然后再将厂商所投的标启封,审查厂商资格,若没问题再予以开标。
(3)决标??曛?,必须对报价单所列各项规格、条款详加审查是否合乎规定,再举行决标会议公布决标单并发出通知。
(4)签订合约。决标通知一经发出,此项买卖即告成立,再依招标规定办理书面合约的签订工作,合约一经签署,招标采购即告完成。

1.2.2.3招标采购的技术
1)理想标单的特性
在整个招标采购的过程中,最重要的是标单的制定,理想的标单必须具备三原则,即具体化、标准化、合理化等三项基本原则,否则整个标购工作将弊端丛生,前功尽弃。因此,如何拟订出一份理想标单,的确是标购作业中不可忽视的一项重要基础工作。一份理想的标单,至少必须具备下列几项特性:
(1)能够制定适当的标购方式,不要指定厂牌开标。
(2)规格要明确,对于主要规格开列须明确,次要规格则可稍作伸缩。
(3)所列条款务必具体、明确、合理,可以公开比较。
(4)投标须知及合约标准条款,能随同标单发出,内容订得合情合理。标单格式合理,发标程序制度化、有效率。
2)招标单的格式
目前招标采购所采用的格式均为标准格式,一般而言,标单的格式有两大类:即“三用式标单”与“两用式标单”两种,其中以前者用途较广,也较为大多数人所采用。所谓三用式标单系指一份标单中包括:招标单、投标单、合约三种。买方将拟采购的物品名称、规格、数量、条款等列在招标单中,而投标厂商将其所报价格及条件分别填在招标单各栏及价格栏后签字投入标箱,经买方审核认可,将合约各栏予以填注,并经负责人签字后即构成合约。

1.2.2.4确定投标价格的技巧
对投标价格信息保密是所有采购者在实践中必须面对的一个问题。大多数企业都制定了一项方针,即通知供应商最初的投标价是最终的,在任何情况下都不能修改。只有在出现明显错误的情况下才允许例外。特别是在价格下跌的时期,供应商迫切希望达成交易,所以想方设法保证其投标价格是最低的。在这个过程中,他们的做法常被那些允许修改投标价的采购者所助长。遗憾的是,有些采购者故意使一家投标者与另一家相竞争,甚至通过把想像的投标价与预期的供应商相联系来保证取得更低的价格。买卖双方对于违背确定投标价格方针的做法都是负有责任的。只有在极不正常的情况下才允许违背确定投标价格的方针。对于那些认为不可能一贯采取这样方针的人,他们应该看到当前许多公司在实践中都是遵循着这项方针的。确定投标价格作为一项总方针的优点是无须特别解释的。严格坚持这项方针是对所有供应商都平等对待的最公平的做法。
确定报价强调了交易中的质量和服务因素,以其代替了价格因素。如果只向那些最诚实可靠的供应商发出投标邀请,并且采购者不必只与投标价格最低的供应商达成交易,就大大减少了供应商在达成交易后采用劣质材料和工艺的可能性。同时由于不必再与供应商在价格上不断讨价还价,节省了采购者的时间。
当采购者希望在收到初始投标后双方仍然具有阐明并确定产品规格及价格的灵活性时,可以不采用确定报价法。这种情况下,采购者会在发出投标邀请的同时通知所有的供应商。他将收到初始投标后与一家或者几家投标商就需要的任意方面进行讨论,然后征求最终的报价。
在某些偶然情况下,采购者在审查了收到的投标书之后,可能通知投标者所有的投标商都没有中标。同时发出新的投标邀请或者是通过公开招标以外的方法来进行采购。这种结果多发生在以下情况下:投标商显然没有理解规格的要求、投标者之间存在串通的嫌疑,或者所有的投标价格都高得脱离实际。

1.2.2.5最有利投标的确定
在整理所有供应商的投标书及其细目时,常常用到投标分析表。但是在比较过投标书后,应该选择哪一家厂商呢?习惯上往往接受开出最低价格的投标书?;竦猛侗昙鄹竦哪康木褪俏说玫阶畹偷募鄹?。提供所需要的具体规格的目的是为了使采购方获得同样的商品和服务,而不管谁是最终选定的供应商。除非可以提供特别的理由,否则总是与那些投标价格最低的投标商签订合同。
然而,在某些情况下,价格最低的投标商并不能得到订单。采购者在发出投标邀请后获得信息可能表明提供最低投标价格的企业是不可靠的。甚至这个最低的投标价比采购商认为合理的价格还要高,或者采购者有理由相信投标商之间存在着串通行为。不能接受最低的投标价还有其他的原因:企业的管理者或者使用部门可能对于特定供应商的产品有一定的偏爱。这种情况下,价格上微小的差别并不能补偿对特定供应商产品的信赖,也不会使采购者停止从一个相当长时期内都很满意的货源进货。虽然如此,招标过程对于保证公司得到合理的价格仍是必不可少的。
选择供应商绝不是仅仅在接到报价单后简单地排列投标商的顺序,并从中选取价格明显低的投标商。因为明显低的价格比较可能会产生误导。对于两个表面上相同的报价,一个实际上能高于另一个。一家供应商如果采用FOB产地价,则运费差别很大。如果供应商正在试图进入新的市场,或者正在攻击它的竞争者,那么它的价格可能会很低。一家供应商可能会采用固定的价格;而另一家供应商则可能坚持伸缩条款,这可能使它的价格高于其竞争者的价格。这些及其他类似的因素很可能造成在比较价格时的错误。

1.2.2.6串通投标
采购者可能因为怀疑供应商之间存在串通行为而拒绝所有的投标。这不能确定一定是正确的做法。但是存在着多种可能性。采取法律行动是可以的,其效果也是不确定的。临时的或者永久的用替代商品,可能是处理这种情况最有效的做法?;褂幸恢挚赡苄允蔷芫械耐侗?,然后通过与供应商协商或议价来降低价格。如果所处环境使最后的这种可能做法最为可行,那就会涉及一个道德上的问题。一些采购官员认为,当供应商之间的串通行为存在时,他们采用一些不常见的手段来促使供应商降低价格是合乎道德标准的。

1.2.3议价采购
连锁企业所需的商品种类繁杂,规格不一,有时须作紧急采购以应急,由于此种种因素的关系,连锁企业业者中很多人主张议价采购。

1.2.3.1议价采购的意义
议价采购是针对某项采购商品,以不公开方式与厂商个别进行洽购并议订价格的一种采购方法。由于价格是双方磋商后拟订的,所以这种采购方式又称为双方议价法。美国采购学者亨利认为,议价比公开招标更易接近理想价格,因为各种采购的细节与内容,均可在双方磋商过程中得以解决,进而取得最适当的价格。

1.2.3.2议价采购的优缺点
I)优点方面
(1)议价采购最适于紧急采购,它可及时取得迫切需要的物品。
(2)议价采购较之其他采购方式更易于获取适宜的价格。
(3)对于特殊性与特殊规格的采购品,议价采购最适宜,并且能确保采购质量。
(4)可选择理想供应商,提高服务质量与交货安全。
(5)有利于政策性或互惠条件的运用。
2)缺点方面
(1)连锁企业采购是以不公开方式进行的,容易使采购人员造成舞弊机会。
(2)秘密议价违反企业公平、自由竞争的原则,易造成垄断价格。
(3)独家议价易造成厂商哄抬价格的弊端。
连锁企业业界的采购方法,通常系根据实际需要来决定采购方式,一般认为“议价价格”较之“竞争价格”更接近其理想价格,并且易于获得理想的售后服务,因此连锁企业业界的采购大多数采用议价方式。
3)议价采购厂商的选择
议价采购的主要优点在于可供选择最理想的供应商,以提供最佳质量与最佳价格的物品,因此若无良好供应商,自然无法进行议价工作,所以议价采购对于供应商的选择十分重要。
(1)以质量、价格、交货与服务作为选定供应商的条件。
(2)尽量优先考虑本地或本国产品。
(3)对于国外商品,可选择代理商或制造商来供应。
(4)该供应商对本连锁企业日后业务发展有助益者。
(5)该供应商信誉卓著,商业道德良好。
(6)所选择的供应商不会影响到连锁企业利益或造成某种利益冲突。

1.2.3.3议价价格预估的方法
议价采购在国内而言,通常均系由供应商直接向买方寄出估价单报价,但是若与国外供应商议价,有时系通过当地代理商报价。不过尽管报价方式不同,议价价格计算不易,我们仍可根据下列方法来寻求一适当合理的价格,以供价格预估的参考。
(1)若供应商有产品目录或价目表者,可作参考,并参酌市场行情预估。
(2)实际从事市场商情调查,可通过同业所提供的采购资料,调查比较三家以上供应商的价目表,以其平均值作为预估价格。
(3)采购食品,可参考以往进价及市场预估。
(4)对于大宗蔬果,除参照以往进价之外,还应电询批发市场作为参照。

1.2.3.4议价采购的步骤
(1)将议价单寄发供应商或代理商要求报价。
(2)审查报价单。
(3)择期议价及签约:买方接到卖方寄来报价单,经过审查之后确认,即可由买方择期议价,再由买卖双方正式签署合约。

1.2.4现场估价采购
买卖双方现场面洽其中的内容,一直到双方认为满意时才签订买卖合约。此种方式因有质量、服务及交货期等问题,所以买方不一定向价格最便宜的供应商采购,但一般都已经事先做好质量调查,认为没有问题的供应商才向其索取估价单,所以如果交货期及服务等没有问题时,大部分都向价格较便宜的供应商订购。
1)买卖双方现场估价采购方式的优点
(1)因为收集各供应商的估价单在一起比价的关系,所以现场估价采购方式是仅次于投标方式可获得单价便宜的方式。尤其在不景气时,想要在同业间的竞争中取胜,此方式在价格上就会很便宜。
(2)可以省略供应商的估价手续及为了估价所需种种资料的准备,手续上比其他方式简单,因此各种费用可以减少。
(3)比投标方式在单价升降上较有伸缩性,因此在质量、交货期、服务等方面较有把握。
2)买卖双方现场估价采购方式的缺点及其对策
景气良好时供应商有许多的订单,所以其单价常有偏高的倾向,需适当地选择情报来源,以便选择较多的同业或公司从而寻求便宜的供应来源。
估价之前,同业供应商常事先商议而协定价格,或将估价提高或将买方的决定予以玩弄、?;ㄑ?。要防止这些就不应有委任供应商之事,而且分析估价所需的必要资料要齐全,同时采购人员需有正确的价格知识,如果判断估价有异常的情形,则应考虑再从其他公司索取估价单作必要的探讨。
由于此方式有价格伸缩性的升降可能,因此采购人员比较容易投机取巧。

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