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连锁企业管理信息系统的重要性

第八章连锁企业管理信息系统

连锁经营是一种紧密的组织形式。内部形成了一系列严格完备的制度规范着各种行为和关系,以保障组织高效运转。连锁总部对连锁店的管理控制主要表现在两个方面。一是经营管理模式的贯彻,二是对信息流的把握。连锁经营作为一种现代化的商业经营模式和组织形式在我国有着广阔的发展前景。但是,连锁经营欲发挥其优势,则必须依靠计算机管理信息系统。

第一节连锁企业管理信息系统

一、连锁企业中商业信息的特点
连锁商业企业在商流、物流、资金流过程中与商品的经济活动有关的各种票据、凭证、业务记录等数据统称为连锁商业企业的经济数据。将搜集的经济数据进行整理、加工和解释,经分析研究后成为企业经营管理决策的依据时,即升华为连锁商业企业的经济信息,如统计报告、各种图表等。显然,连锁商业企业的经济数据是经济信息的来源和基础,经济信息是经济数据的归纳和提高。但从广义角度讲,数据也可以认为是一种信息,为方便起见,一般简单地将两者合称为连锁商业企业的信息数据,或商业信息。
连锁商业企业在经营管理活动中存在着各种各样内容丰富、分类繁杂的信息资源,它们一方面是连锁商业企业经济活动的基本组成,另一方面又是连锁商业企业经营管理的决策依据。
因此,正确认识连锁商业企业各种经济活动中的信息资源,有助于建立正确的现代商业流通动态模型,也是现代商业企业信息管理系统得以成功开发的必要条件。
商业信息作为信息的一种,具有信息的共同特征,如信息是真实可靠的、信息有其作用时间、信息有其针对目的、信息和它的载体是相互依存的、信息是可以互相传递的,等等。同时,商业信息由于连锁商业企业的特殊性也有其自己个性。现对商业信息的特性阐述如下:
(一)分散性
商业活动的空间跨度很大,它将牵涉到连锁商业企业的各个经营和职能部门,牵涉到商品的供应商及最终消费者。连锁商业企业的任何经营和管理活动都离不开入、财、物,商业信息源必将产生于连锁商业企业活动的各个环节,因此连锁商业企业的信息具有很大的分散性。
(二)大量性
连锁商业企业从事商品流通的计划、组织,必然要和商品供应商和消费者打交道,成为生产和消费的纽带,因而这种复杂的经济关系所蕴涵的商业信息量就显得量大而杂,所以连锁商业企业信息搜集整理的工作相当艰难。
(三)流动性
商业信息全方位地在商品进销存循环中不停地流转通行,具有强烈的流动性。同时,商业信息的流动性还具有双向的特点,即一方面有管理主体对管理客体的指令性信息,另一方面有管理客体的反馈信息。
(四)重复性
商业信息不是一种易耗品,它在被使用后,不会引起信息的损耗或消失。商业信息只要在它“价值”的时效范围即有效期内,就可以被连疱业企业的经营管理活动多次应用,甚至可以为其他连锁商业企业的经营和管理活动重复使用。
(五)过程性
连锁商业企业的经营管理活动相当复杂,商业信息可能产生于经营管理活动的某一环节,而它的加工过程可能在经营管理活动的另一个环节,到实际使用时,有可能是又一个环节,这就形成了商业信息在产生、处理和应用上时空的不一致,使信息具有明显的过程性。商业信息虽然内容多而复杂,但是还是有一定层次的,可以根据连锁商业企业经营和管理活动的具体商流、物流、资金流模型,有针对性地对商业信息进行科学的分类和划分,便于信息的合理组织、分类、统计和分析。
(六)多样性
由于连锁商业企业的经营和管理活动都有一定的个性,人类对规律、实践的认识也有其局限性,因而对商业信息的范围、轻重、主次会有不同层次、不同角度的选择。同时,连锁商业企业中的信息本身也不断地发展变化,因而要识别连锁商业企业中的所有商业信息必将是个循序渐进的过程。因此,只有在过程中才能逐步把握商业信息,合理地分清主次、轻重,从而使商业信息成为连锁商业企业经营管理活动科学化的有效依据。
商业信息的不断流动形成了商业信息流,它是和商流、物流、资金流等密切相关的。一方面,商业信息流是商流、物流、资金流运动的产物,对商流、物流、资金流具有依附性,对商流、物流、资金流正常运动起着媒介和桥梁作用。另一方面,商业信息流是商流、物流、资金流调节平衡的必要条件,引导着商流、物流、资金流的数量、方向、速度和目标。商流、物流、资金流和信息流之间相互依存、相互制约,共同构成连锁商业企业的动态商品流通。

二、连锁企业管理信息系统对信息的需求
在连锁企业中,经营管理是由公司总部、配送中心和各销售分店三大部分共同完成的。保持各环节中物流、商流、金流和信息流的畅通,保证信息充分有效的综合利用是非常重要和必要的。连锁企业配送中心管理信息系统对信息的需求是各种各样的。其主要有以下特征。
(一)时效性
商业信息的价值就在于它是帮助管理者进行监督、调节、控制商业活动以取得最佳经济效益的一种特殊资源。有价值的信息是从大量资料、消息中抽取的对商业活动有用的内容,其效用是有时间限制的。也就是只能在一个特定的时间区域内起作用,时间一过,就丧失了作用。如连锁分店销售情况的数据就要求应及时传送给总部与配送中心,这样才能保证商品的及时订货和配送。
(二)连续流动性
商业信息是随着社会商业活动的不断发展,而源源不断的产生和变化的。因此,企业应当及时搜集、积累、使用新的商业信息,并不断地更新、淘汰过时的信息,并注意保持信息的连续性。
(三)再生性
商业信息在流通和利用中,其价值可以不断的被挖掘和增加。如连锁分店传送到总部和配送中心的数据,经过整理、分析、加工后得到基本信息;再经过联想、推理、演绎得出一些结论,产出有价值信息;还可以将历史与现状联系起来,预测发展趋势,产生出三次信息即升华信息。配送中心的经营管理者应利用信息的再生性,深度挖掘信息价值,以不断降低物流成本,加快商品流通速度。
(四)渗透性
商业信息可以借助传输渠道的多样性,迅速扩散、渗透到各个方面。连锁企业可利用这个特征促进企业内外信息的广泛交流,达到提高经济效益和改进社会服务的目的。
(五)共享性
配送中心计算机系统内数据资料和服务功能不仅在本配送中心内可共用,而且连锁企业总部和各分店也能共同享用??悸堑桨踩侍?,实际上是根据使用人的职责,给予不同等级的权限,共享连锁企业计算机系统中的信息,用以提高企业整体的经营管理效率。

三、连锁企业管理信息系统的重要性
连锁企业经营的连锁分店大部跨地区、跨省市,有些规模较大的连锁集团公司已经成为国际性的跨国公司。因此,连锁企业的总部、各分店和配送中心具有地理上分散的特点。
连锁经营需要统一商品管理、集中配送,配送中心对各个分店销售数据和补货数据需要及时掌握,要求各分店信息传递的时效性很强。为了减少资金占用、同时又要保证商品品种齐全,各分店需要及时向配送中心提出补货。有些日配品需要每天申请,有些商品需要提前2-3天或一周左右提出申请,这些信息要传给配送中心,然后需要汇总、查看库存余量,并做出配送计划、安排运输等。为了保证商品的及时补货和配送,信息传送的时效性就变得至关重要,必须引起重视和考虑。
目前国内大中型连锁企业经营的商品有上万种,一般连锁超市的商品也有七八千种。这些商品大多数都要经过配送中心采购与配送。对这些商品的管理,如果采用人工管理到每一个商品,其工作量是不可想象的。
各个分店的商品销售情况的汇总工作量是巨大的,没有先进的计算机管理,连锁配送是无法保障的。
配送中心为了实现多品种少批量、多频度的及时配送要求,减少缺货率,降低配货的差错,提高劳动效率,使配送中心作业简单化,省力化并达到降低成本的目的,就必须依靠信息系统的管理。
配送中心的管理信息系统与各种自动化设备和自动化技术密切相关。自动化立体仓库,自动分拣设备以及条码、智能卡等自动识别和存储技术的应用,为配送中心管理信息系统的应用起到了促进和推动作用。
因此,连锁企业的配送中心必须引人先进的计算机管理系统。从某种意义上讲,连锁企业没有先进的信息处理方式和高科技手段的就无法工作。

四、连锁企业管理信息系统的结构组成
连锁企业管理信息系统由总部管理信息系统、配送中心管理信息系统、连锁分店管理信息系统及远程联网系统等四部分组成。各部分分别采用局域网络,各部分之间则采用广域网络,通过通讯线路、电话线或其他传输介质实现异地数据通信。
连锁商业企业信息系统一般可以划分成三个层次,即:各门店——配送中心——总部——供应商和银行的信息网络系统。
第一层:前台POS系统,负责销售数据的采集。主要由电子收银机(EcR)和/了店计算机联机构成。
第二层:后台计算机系统,由各种管理系统组成,实现数据的整理、分析、处理。它涉及到总部、配送中心和门店三个方面。
第三层:外部银行、供应商的联系和资料的传递、结算等。所采用的软件有:电子数据交换系统(EDl)、电子订货系统(EOS)、电子转账系统(EFT)。这些系统和连锁商业企业的其他管理系统一起构成了商业企业的信息网络系统。
目前连锁企业的管理信息系统,多是以通信联网系统为中心。采用客户机川艮务器结构,构成了全面的信息管理系统。
大中型连锁企业由于总部、配送中心和各连锁分店的计算机管理信息系统为远程分布,远程联网成为整个企业计算机管理总体规划的关键。远程联网形式很多,按传输方式划分,可以划分为以下两类。
1.市话交换网
指利用现有公众自动交换网或租用电话专线进行远程数据通信,通信速率以中低速为主,各点之间通过调制解调器、网络控制器等数据电路终端设备,实行点对点的通信。
2.数据交换网
数据交换网特点是适合计算机之间的通讯,采用存储式的数据交换,即将要传送的数据分解成具有一定格式的分组,并以分组为单位进行存储和传输。采用这种方式,很容易实现不同类型、不同速度计算机之间、计算机与终端之间、终端与终端之间的数据传送。

第二节连锁总部管理信息系统
连锁总部管理信息系统,不仅要对其各职能部门实行管理,更重要的是指导、协调各部门之间与配送中心、各连锁分店的信息,以便正确决策、统一指挥。连锁总部管理信息系统的功能就是对于以总部采购部门和配送中心为主体所承担的商品的购进、储存、配送等各项活动所发生的信息进行搜集、加工、传递和使用。
连锁总部作为连锁店的领导机构,有以下职能:经营管理职能、统筹进货职能、教育培训与指导职能、促销职能、开发职能、融资职能和信息职能。
连锁总部的管理信息系统将搜集和积累的各种商品的销售信息、库存信息等进行统计分析。按照一定的数学模型对商品的销售趋势进行预测,对经营中的重大问题作出决策,并及时将各种决策信息发送到连锁分店和配送中心,以指导经营活动。
一、连锁总部的管理信息系统的层次
连锁总部的管理信息系统下的子系统的划分,要根据连锁总部的经营规模与实际需求来决定。一般地讲,各子系统应有自己的数据处理范围、目标和功能,反映相应业务活动和信息处理流程。各子系统相互配合,共同完成连锁总部的信息管理任务。
根据系统目标,连锁总部的管理信息系统可以分为三个层次。
(一)决策层
连锁总部经理利用数据库中已有的各类经营数据,运用模型库的数学模型和方法库中的数学方法,作出科学的决策。例如:分析整个连锁企业的商品销售数据,提出新的经营方案,或连锁企业新的发展规划等,并进行方案和规划的优化选择。决策支持系统主要支持这一层的工作。
(二)管理层
根据连锁总部确定的企业战略目标、经营方针,拟订具体的实施计划,进行具体的组织管理。通过分析连锁分店上传的统计数据,下达正确的指示,加强内部管理与控制,以便获得较好的经济效益。总部管理信息系统主要支持这一层的工作。
(三)作业层
该层是决策层、管理层的基础,它涉及许多日常的具体业务工作。例如:工资计算、账务处理、成本核算、合同管理、仓储管理、银行对账、报表处理、检索查询等。计算机数据处理系统主要支持这一层的任务。
决策层负责制订连锁企业的长远发展规划,为连锁企业的发展确定战略目标。管理层负责制订具体实施计划、进行管理与监督,确保战略目标的实现。作业层处理具体日常事务。各层因其地位的不同、所需的信息不同,建立信息系统的模式和方法也不尽相同。

二、连锁总部管理信息系统
连锁总部管理信息系统的功能,就是对总部采购部门、配送中心和连锁分店等进行商务活动所产生的各种信息,进行搜集、加工、传递和使用,以便进行协调、决策、集中领导和统一指挥。连锁总部管理信息系统按照功能可划分为进货管理子系统、库存管理子系统、销售管理子系统、商品进销存统计与分析子系统、财务会计管理子系统、劳动人事管理子系统和连锁总部决策支持系统等。
(一)进货管理子系统
连锁经营主要实行联购分销制,大部分商品由连锁总部负责统一购进,以实现规模效益。进货管理业务流程包括:商品数量需求统计,对供应商查询交易条件,再结合配送中心库存情况和市场需求与供应情况,制订采购计划,统一向供应商采购商品,发出购货单后则进行人库进货的跟催动作。由此进货管理子系统应该包括:釆购预警系统、制订采购计划、市场价格信息管理、供应商信息管理、购货合同管理、购货单据打印系统、到货管理等功能。
管理人员可随时调用采购预警系统来核对需要采购商品。采购预警系统对比现有库存数是否低于采购点,如果库存数低于采购点就将此商品的情况打印出来,打印报表内容包括商品名称、建议采购量、现有库存量、已订购待人商品数量等数据。
当采购预警系统打印出建议采购商品报表后,管理人员即可根据报表内容查询供应商数据,输入商品名称后从相应数据库中检索供应商报价数据、以往交货记录、交货质量等数据作为采购参考。系统所提供的报表有商品供货商报价分析报表、各供货商交货报表。
根据上述报表,管理人员可按采购商品需求向供应商下达购货单,此时管理人员需输入商品数据、供应商名称、采购数量、商品等级等数据,并由系统自动获取日期来建立采购数据库。系统可打印出购货单作为连锁企业对外采购使用。当连锁企业与供应商通过电子订货系统采购商品时,系统还需具备计算机网络数据接收、转换与传送功能。
购货单发出后,管理人员可用采购跟催系统打印预定入库报表及已采购未入库报表,作为商品入库跟催或商品入库日期核准等作业。
下面分别介绍各部分系统功能。
1.商品数量需求统计
汇总连锁分店的要求补货数量。
2.制订采购计划
结合配送中心库存情况和市场需求与供应情况,制订统一的面向供应商的采购计划。
3.市场价格信息管理
(1)存储市场价格信息。
(2)对市场价格信息进行自动更新。
(3)查询市场价格信息,以制订向供应商的采购计划。
4.供应商信息管理。
(1)存储供应商信息,包括供应商供货商品的产地、
(2)供应商信誉等信息供查询。
目的是选择供应商,稳定供货渠道。
5.购货合同管理购货合同管理是与供应商购货合同正式文本的管理:
(1)合同的登录与编辑;
(2)合同执行过程的变化;
(3)合同文档的统计、查询和维护。品种、规格、品质、价格。其功能包括:合同管理是进货管理的起点,因此任何能够引起购货纠纷的因素,均视为合同信息,应该予以管理,以便监控合同的执行情况。
6.到货管理
到货管理是对购进商品的原始票据,如发票、运单等进行管理。其功能包括:
(1)原始票据的登录。
(2)票据的查询、统计和维护。
(3)财务付款结算通知。
(4)合同执行情况通知。
到货管理原则上以票据为业务起点的,但是在实际业务过程中,允许出现各种例外情况。比如,货票不一致、单价不一致、数量损益、退货、补款和换票等情况。

(二)库存管理子系统
连锁总部对商品统一采购。连锁总部对采购的商品也集中统一储存。最后再通过配送中心把商品统一调配到各分店??獯婀芾硎嵌圆挚庵械纳唐泛褪滴锝泄芾?。
下面分别介绍库存管理子系统的功能。
l.到货登录;
2.库存商品查询;
3.商品存放位置的管理;
4.库存结构,保本、保利、保质等管理;
5.调配管理,统计向分店调配商品的品种、数量。

(三)销售管理子系统
连锁企业对连锁分店经营的同种商品要实行统一的价格管理。这包括连锁总部要对销售的商品统一定价,对各分店销售信息进行分析,以便合理进货、合理定价。
下面分别介绍销售管理子系统的功能。
1.价格管理
连锁企业对连锁分店经营的同种商品实行统一的价格管理。价格适当和价格统一是连锁经营的优势和特色。所以制订合理的价格是至关重要的。连锁经营可供选择的定价方法主要有成本加权定价法、随行就市定价法、比较定价法、差别定价法、心理定价法等。根据销售业务内容,相应的价格管理应包括:
(1)按照不同的定价方法,自动计算出价格供决策使用;
(2)查询市场的相应商品价格信息,供参照执行;
(3)确定商品价格,并提供查询、修改功能。
2.销售信息管理
销售信息管理系统是协助销售主管了解各连锁分店的销售情况,消费者对商品的偏好趋势。一般只须按需求输人查询即可。常用的商品管理报表包括商品销售排行、商品周转率分析、商品获利率分析等。
对连锁各分店的商品零售与批发业务情况进行监督、指导与管理。其功能为:
(1)以商品为单位,统计日销售的数量、金额、毛利、优惠、折扣等情况;
(2)按照部门或两品类别,统计两品销售情况;
(3)按照各种不同促销手段产生的效果,统计商品销售情况;
(4)按照商品的规格和花色,统计商品销售情况。

(四)商品进销存统计与分析子系统
连锁企业总部需要总体把握商品进货、销售和库存的情况,并能对今后的趋势作出预测。本子系统即是从不同角度、采用不同的方法,对商品进销存等各流转环节的各项指标进行分析与对比。分析的方法有结构分析法、对比分析法、差额分析法、平衡分析法等。分析与对比的结果提供给连锁总部的管理人员,以便及时发现问题,找出差距及原因,对销售趋势作出预测,进行事前控制,这将有助于加强经营管理。本子系统的功能有:
1.商品进销存计划完成情况分析;
2.商品进货及进货合同执行情况分析;
3.商品进货来源和销售去向及方式分析;
4.商品库存分析;
5.销售商品分析;
6.销售商品构成变化情况分析;
7.商品进货、仓储管理费用分析;
8.利润计划完成情况、销售利润以及利润率分析等。
以上分析均应能够生成相应的表格、图表,以便进行对比分析。

(五)财务会计管理子系统
财务会计部门对外主要用采购部门传来的商品入库数据核查供货商送来的催款数据,并据此给供应商付款;或由销售部门取得出货单来制作应收账款催款单并收取账款。财务会计系统还制作各种财务报表提供给经营绩效管理系统参考。
财务会计管理子系统包括:应付账款系统、商品核算、会计核算和财务管理几个部分。各部分具有以下功能。
1.应付账款系
采购商品入库后,会计管理人员为供货厂商开立发票及催款单时即可调用此系统,按供货商做应付账款统计表作为金额核准之用。账款支付后可由会计人员将付款数据登录,更改应付账款文件内容。高层主管人员可由此系统制作应付账款一览表、应付账款已付款统计报表等。
2.商品核算
商品核算的核心是商品的进价成本核算和库存商品的实际成本,及其变动后的核算。除部分小商品外均可按单品品种进行商品核算和分摊费用。商品核算为总部管理信息系统提供了分析,预测和决策的原始数据。而商品核算所需要的数据主要来源于各分店及配送中心。
3.会计核算
会计核算的主要内容为:
(1)账务的处理;
(2)应收、应付款的管理;
(3)内部资金往来的核算;
4.财务管理
财务管理的主要内容包括:
(1)利润的计算与分配;
(2)基金的提取和使用的管理;
(3)成本和费用分析;
(4)资金占用分析;
(5)财务报表汇总与打??;
(6)指定周期、指定部门的财务指标计算与评价。

(六)劳动人事管理子系统
连锁企业的组织结构具有店铺数量多、分布范围广的特点。连锁总部要对总部的管理人员和各类员工,以及各分店与配送中心的员工进行统一调配和管理。
劳动人事管理子系统包括:人事管理中的招聘、考勤、休假、培训、业绩评估、薪资、福利、个人所得税、考勤等。
1.人事制度管理
连锁总店是由若干个连锁分店组成的统一的有机整体,因而连锁店的人事管理既要求,高度统一、又要求具有充分的自主。作为连锁店总部的人事部门对总部和所属分店的人事管理起着统一规划、宏观调控的作用,诸如按照统一标准招聘管理人员和职工,对各级管理人员和职工进行考核、奖惩、晋升和实施培训等,并有权调配备所属分店的店长、业务及财务骨干,保证成员店人员配备的烟果性。根据总部人事管理的职能,计算机人事制度管理的功能是将各种统一标准和规章制度存储供查询,总部人事部门有权对相应制度进行修改。
人事制度管理功能包括:
(1)进行人员结构及编制的管理;
(2)进行聘用管理干部,用工制度的管理;
(3)奖惩制度的管理;
(4)晋升制度的管理;
(5)干部、员工培训制度的管理等。
2.员工管理
计算机人员管理,具有将连锁企业各类干部、员工的基本情况进行录人存储、查询,修改、删除和增加的功能。对于所属分店和配送中心员工的档案,能够通过计算机网络进行查询,以便统一管理和调配。
员工管理??槭嵌栽惫ば畔⒏莶煌睦啾鸱直鸸芾?,主要有以下功能:
(1)人事信息的增加、修改、插入,删除、查询、统计、分析;
(2)人事信息的三种录人方式:列表录入、视图录入、模板录入;
(3)人事信息数据的发送与接收;
(4)登记表与花名册的处理;
(5)员工变动(部门及类别)。
3.招聘管理
通过Intemet/Intranet完成从职位需求分析到人员筛选和面试评分的完整过程,录用人员资料直接转入人事档案库。同时内部招聘方面,通过内部网,员工也能及时看到发布的职位空缺,可以在线申请该职位。
4.考勤管理
系统读取电子考勤钟的考勤数据,并实现员工在网上查询自己的记录、在网上输入自己本月缺勤、迟到或早退的备注,主管网上查阅并审批、补签,确认后的数据自动进入休假、工资???。
5.培训管理
系统将根据公司的具体情况设立职位培训计划。员工可以在网上查看培训课程及安排、报名参加培训课程并输入反馈意见。培训主管可以在网上发布培训计划、网上搜集和确认参加人员名单,并自动通知应参加培训的人员,培训主管通过查阅培训反馈调查表对培训课程做相关的总结,并改良以后的培训计划。
6.休假管理
员工可以在网上输人休假申请,查询自己的休假历史记录、各种假期节余。部门经理可以在网上进行审批、查询、修改。通过审批的休假记录,自动写人系统,并做相应的计算处理。
7.员工业绩考核管理
系统可以设置相应的测评软件,定期或不定期地对干部和员工的业绩进行考评并保存相应的信息,作为晋升和奖惩的依据,便于对每个管理人员和员工进行考评?;箍梢愿菔导市枰?,生成各种统计报表待查询,并将该结果和薪酬以及人才培养计划挂钩。
8.员工奖惩管理
保存受到奖惩的干部、员工信息,作统计汇总,并能提供查询和修改功能。
9.工资管理
除对连锁总部的干部及员工进行常规的工资管理外,还能够根据管理人员和员工的奖惩、晋升、业绩考评等情况,依照规定的政策计算出奖金及各种福利待遇。
工资管理??橹饕枪芾砣嗽钡娜粘5蛋腹ぷ屎凸ぷ史⒎乓滴?,即利用预定义的标准与公式自动对本单位各类人员的工资进行定级处理、职务工资调整处理、级别工资调整处理、职务变动处理、审批表处理以及工资发放处理等。工资管理??橹饕幸韵鹿δ?。
(1)与工资调整相关的各类标准的建立;
(2)与工资计算相关的各个公式的建立;
(3)工资发放计算与工资发放表的处理;
(4)工资查询。
系统中的各项社会统筹保险和个人所得税的计算和管理均应按照国家和地区要求设置,其扣缴所得税申报表可直接提交税务机关。系统的工资??樘峁┒啾抑?、多工资组、多套工资计算公式,自动银行转账、自动报税表等。通过浏览器,员工可以查询自己本月薪资福利明细、历史薪资福利明细。

(七)连锁总部决策支持子系统
由于连锁总部是连锁企业的经营管理决策机构,因此连锁总部管理信息系统的核心是辅助管理和辅助决策,对其进行支持的是连锁总部决策支持子系统。
决策支持系统(bcisi06uppodyst鰂广DSS)是20世纪70年代末期兴起的一种新的管理系统。它是计算机技术、人工智能技术与管理决策技术相结合的一种决策技术,旨在支持半结构化决策问题的决策工作,帮助决策者提高决策能力与水平,最终实现提高决策的质量和效果的目的。
1.决策支持系统及特征
决策面对问题的特点是难以用明确的、数字的、逻辑的语言加以描述。这种难以用明确语言描述的决策问题称为半结构化决策问题。因此决策支持系统只是一个辅助管理者制订各类半结构化决策的计算机系统,用以在决策过程无法自动化的情况下,辅助决策者制订有效的决策和策略。
决策支持系统具有以下基本特征。
(1)决策支持系统支持的是半结构化问题的决策,这种问题的决策无法全部自动化。
(2)决策支持系统对决策者只起支持作用,不能取而代之,决策的有效性直接受决策者的水平、经验的影响。
(3)所谓支持,指提供背景材料、协助明确问题、修改完善模型、提供可能的方案、进行分析比较,为决策者作出正确决策而提供帮助。
(4)这个支持存在于决策过程的始终。在不同阶段,根据决策的需要提供不同形式的帮助,而不是按固定算法给出一个孤立的数据作为结果。
(5)决策支持系统必须人一机合作,以交互式的方式进行工作。
(6)半结构化问题的本质是不稳定的,因此系统必须便于调整,以适应决策环境的发展变化,保持系统的灵活性和有效性。
2.决策支持系统的功能
根据决策支持系统的基本特征,可以了解决策支持系统应具有以下功能。
(1)经营各环节的各种数据的搜集、存储、处理、分析与检索。
(2)决策数学模型的建立、存取与求解。
(3)提供各种常用的数学分析方法。
(4)对数据、模型和方法等进行有效管理,包括更新、删除、修改和连接。
(5)提供方便的人一机对话接口,使决策者拥有决策过程的主动权。进行目标设定、方案评选,要求汁算机系统与之紧密配合,并以一定的响应时间支持决策。
3.决策支持系统的组成
决策支持系统的基本结构由对话系统、数据库及数据库管理系统、模型库及模型库管理系统和方法库及方法库管理系统组成。
(1)数据库子系统。数据和信息是减少决策不确定因素的根本所在,因此,数据库于系统是决策支持系统不可缺少的重要组成部分:这个数据库应能够适应管理者的广阔的业务范围,不仅能够提供企业内部数据,而且能够提供企业外部数据。
数据库子系统包括数据库(DB:DataBase)和数据库管理系统(DBMS:DataBaseManagementSystem),其功能包括对数据的存储、检索、处理和维护,并能从来自各种渠道的各种信息资源中析取数据,把它们转换成DSS要求的各种内部数据。从某种意义上说,DSS数据库子系统的主要工作就是进行一系列复杂的数据转换过程,与一般的数据库相比,DSS的数据库特别要求灵活易改,并且在修改和扩充中不丢失数据。
(2)模型库子系统。现实数据表示的是过去已经发生厂的事实,因此数据必然是面向历史的。我们利用各种模型,就可以把面向过去的数据变换成面向现在或者将来的有意义的信息。在DSS中,决策支持模型体现了管理者解决问题的途径,所以随着管理者对问题认识程度的深化,他们所使用的模型也必然会跟着产生相应的变化。模型库子系统应能够灵活地完成模型的存储和管理功能。
模型库子系统包括模型库(MB:ModelBase)和模型库管理系统(MBMS:ModelBaseManagementSystem),它是决策支持系统的核心,是最重要的也是较难实现的部分。模型库管理系统管理的模型有两类:一类是标准模型(如规划模型、网络模型等),这些模型按照某些常用的程序设计语言编程,并存在库中;另一类是由用户应用建模语言而建立的模型,即使是标准模型也有个再开发的过程。模型库管理系统支持决策问题的定义和概念模型化、维护模型,包括联接、修改、增删等。模型库子系统与对话子系统的交互作用,可使用户控制对模型的操作、处置和使用。它与数据库子系统交互作用,以便提供各种模型所需的数据,实现模型输入、输出和中间结果存取自动化;它与方法库子系统交互作用,实行目标搜索、灵敏度分析和仿真运行自动化等。模型库子系统的主要作用是通过人机交互语言使决策者能方便利用模型库中各种模型支持决策,引导决策者应用建模语言和自己熟悉的专业语言建立、修改和运行模型。
(3)方法库子系统。方法库子系统包括方法库(MEB:MethodBase)和方法库管理系统(MEBMS:MethodBaseManagementSystem)。在DSS中,通常是把决策过程中的常用方法(如优化方法、预测方法、蒙特卡罗法、矩阵方程求根法等)作为子程序存人方法库中c方法库管理系统对标准方法进行维护和调用。有的决策支持系统没有方法库子系统。
(4)对话子系统。对话子系统(DGMS:DialogueGenerationManagementSystem)是决策支持系统的人机接口,它负责接收和检验用户的请求,协调数据库系统、模型库系统和方法库系统之间的通信,为决策者提供信息搜集、问题识别以及模型构造、使用、改进、分析和计算等功能。对话子系统通过人机对话,使决策者能够依据个人经验,主动地利用DSS的各种支持功能,反复学习、分析、再学习,以便选择一个最优决策方案。显然,对话决策方式充分重视和发挥了人的思维能动性,必然使管理决策质量大幅度提高。由于决策者大都是非计算机专业人员,他们要求系统使用方便,灵活性好,所以,对话子系统硬件和软件的开发和配置往往是决策支持系统成败的关键。

第三节连锁分店管理信息系统

一、连锁分店的特点与计算机管理需求
连锁分店直接面向顾客,是连锁企业实现商业行为的主要环节。因此。连锁分店是连锁企业的基础。在连锁企业中,连锁分店的主要任务是在连锁总部的统一指导下,围绕销售环节努力满足消费者的需求,提高服务质量,开展各种各样的促销活动,最大程度地实现商品的销售。
在连锁经营中,连锁分店具有以下特点。
(一)连锁企业具有连锁分店数量多的特点
这是因为连锁分店的数量必须达到一定规模后,才能使连锁经营的优势在资金、成本、价格等方面充分地得到体现。根据经验和专家推算,对于中小型连锁企业,连锁分店必须发展到20家以上,才能够分担总部和配送中心的费用。
(二)连锁分店具有分散经营的特点
许多连锁公司还有跨区、跨省市,甚至有的连锁公司已经成为国际性的跨国公司。虽然布点分散,但连锁分店必须在总部的管理、协调、指导下来完成其营销职能,而分店的分散性给总部的管理和信息传递都带来了困难。
(三)统一管理是连锁经营的特征,也是连锁经营的主要特点
统一管理主要体现在连锁分店在店铺名称、标识、商店格局、店员服装、设备、资金分配、进货、配送、货区位置、价格、核算、广告策略等方面的高度统一。统一管理还体现在连锁分店要按照公司总部统一的管理思想、管理方法和管理标准,对分店进行合理的经营。
(四)连锁分店的日常作业管理有统一的规范
这些统一规莅包括:对内部职工的管理、商品的补货、商品的上货与理货、商品的销售、售后服务等内容。统一且规范的服务、工作流程和票据数据信息,反映了整个企业的经营特征、风格及企业形象。
(五)连锁分店的信息量大
这些信息包括:市场环境信息、劳动服务信息、商品信息、商品销售、在架信息、业务信息、资金占用和财务信息等。
(六)连锁经营具有联购分销的特点
连锁经营主要实行联购分销制,大部分商品由连锁总部负责统一购进,以实现规模效益。所以连锁经营需要统一商品管理、集中配送,继而总部对各个分店销售数据和补货数据需要及时掌握。为了减少资金占用而又尽量做到商品品种齐全,各分店需要及时向总部或配送中心提出补货,有些日配品需要每天申请,有些商品需要2-3天或一周左右提出申请,这些信息传给总部或配送中心汇总之后,根据库存余量,作出配送计划等。为了保证商品的及时订货和配送,各分店信息传送的时效性是非常重要的。
根据连锁分店的以上特点可以看出,先进的信息管理系统对于连锁分店的重要性和必要性。从某种意义上讲,信息管理系统是商业连锁企业经营模式的不断完善与发展的基础。

二、连锁分店计算机系统的结构与配置
连锁分店的计算机系统根据连锁分店的规模与对计算机信息管理的要求,有不同的系统配置和结构。
通常管理信息系统的结构有封闭式和开放式两种,现代管理信息系统多采用的是开放式体系结构。连锁分店管理信息系统是连锁企业管理信息系统的一个子系统,主要功能是对连锁分店的销售进行管理。系统总体设计方案实际上是在连锁总店在进行系统规划时就确定了的,但是根据连锁分店业务量的大小,在具体搭建系统时根据分店情况其规模是不同的。
大中型连锁分店,其经营的商品品种多、销售量大,多采用中高档服务器或小型机作为系统的主服务器;操作系统选用UNIX、WindowsNT等;工作站则选用PC机,前台销售最好选用第三类PC—BASE型收款机,条形码扫描器选用手持或平台式均可,另外还应配备UPS电源、打印机及磁卡刷卡机等辅助设备。
大中型连锁分店由于数据量大,因而要采用大型数据库系统结构。数据库则选用Oracle或SyBase等适于开放式系统的大型关系数据库。
对于中小型连锁企业,多采用高档奔腾系列微机或服务器为系统的主服务器;操作系统选用WindowsNT、Windows2000等;工作站点则选用PC机,前台销售选用第三类收款机,条形码扫描器可采用激光平台式,另外还应配备UPS电源、打印机及磁卡刷卡机等辅助设备。由于数据量小,数据库则选用FoxPro适于对外连接的小型关系数据库。

三、连锁分店管理信息系统的组成与功能
连锁分店管理信息系统是具有利用收款机进行销售的数据采集,并管理到每一种商品的补货、销售和在架,以及销售数据的统计、向总部进行数据传送等全部管理功能的管理信息系统。它必须能够实时地掌握商品信息和顾客信息,为销售活动的正确决策提供具体数据。
连锁分店管理信息系统的组成见图8—4。连锁分店管理信息系统收款机管理补货管理到货管理在架管理盘点管理返库管理数据统计会口贝管理系统管理图8—4连锁分店管理信息系统组成框图货位管理销售管理条码打印退出系统
下面介绍连锁分店计算机管理信息系统的功能。
(一)收款机管理功能
1.监测收款机实时状态:随时查看每一台收款机的开关状态;查看在每一台收款机上工作的收款员编码。
2.查看收款机实时图形:随时查看每一台收款机的收款金额数、各时间段收款的累汁金额数,并用直观的条型图显示在屏幕上。
(二)补货管理功能
1.人工补货:由补货人员进行人工输入填写补货单,提出补货申请。
2.自动补货:将根据商品库中商品的在架数量与在架下限值进行比较,凡低于在架下限值的商品,系统将以在架上限值为标准自动填写补货单,提出补货申请。
3.补货查询:对补货单进行查询。
(三)到货管理功能
1.到货输人:对到货商品按照有关规定经确认后正式作为到货信息登录人电脑?;镜牡交跣畔⒂Πǖ交醯ケ嗪?、到货日期、进货人、验收人、供应商编号、所采购的商品代码、批次、单位、数量、进到货单价、到货税额、折扣情况、生产日期、保质期等。
2.到货查询:对已到货商品进行查询。
(四)在架管理功能
1.在架单一商品或分类商品统计:对在架单一商品或按商品分类的数量、金额进行统计。
2.在架商品下限报警及上限报警:对数量低于在架下限或上限的商品进行信息提示。
3.在架商品调价管理:对于变价商品进行查询编辑。
4.商品按供应商统计:对在架商品按供应商进行统计。
(五)盘点管理功能
对库存商品的盘点,是连锁分店定期或不定期要进行的工作。由于在连锁分店管理信息系统中已存有各部门的商品台账,可以由系统自动生成各部门结存商品的清单、盘点报告单,以供人工实际盘点时参考。
也可使系统输出的清单不包含账面结存数,而由人工实盘时填写实盘结存数,然后,再将实盘数与计算机结存数校核。一旦实盘数输入结束,得到认可,系统立即自动将账、物不符的商品清单列出,生成一系列商品溢缺单。
盘点报告单应有的项目为:编号、日期、部门、商品代码、规格、批次、单位、数量。销价、金额、盘点人、复核人等。
对历次盘点有溢缺的商品进行查询浏览统计。
(六)退库管理功能
商品因质量或代销滞销等原因必须将商品退还给供货商,即商品退货。商品退货可以和商品的进货相同处理,以负数量形式表示商品的退货,并增补备注栏目填写退货原因。
1.退库输入:工作人员录人要退库的商品。
2.退库查询:对确认过的退库商品进行查询浏览统计。
(七)数据统计功能
1.商品到货返库销售统计:对某一时间段内的单一商品的到货、返库、销售进行统计。
2.商品毛利率统计:对某一时间段内的单一商品的毛利及毛利率进行统计。
3.商品销售综合统计:对某一时间段内销售收款情况进行统计,如收款总额、收款员收款统计、收款机收款统计、交易次数等。
4.单一商品销售综合统计:对销售的单一商品进行明细统计,如单品类销售情况,商品销售按类、金额、数量的排名等。
5.商品销售供应商统计:对销售商品按供应商进行明细统计,如供应商单品销售情况,商品按供应商销售、金额、数量的排名等。
(八)会员管理功能
会员卡的销售、修改、查询、挂失、恢复、更改、退卡和统计。
(九)系统管理功能
1.开店管理:开店前,从总部接收商品变更信息。
2.闭店管理:关店后,上传总部本日补货和销售信息。
3.数据处理:关店后,对销售数据进行处理,并修改在架商品库。
4.系统维护:对销售数据,进行压缩备份。
5.数据维护:对商品在架的上、卜限进行修改,对分店人员厍进行修改。
6.初始化:对本系统的全部数据,进行初始化。
(十)货位管理功能
1.商品货位维护和统计:对每一在架商品分配货位号和进行统计。
2.货架人员维护:输入每一货架所对应的理货员。
(十一)销售管理功能
1.销售日报:对当日的销售情况进行统计及打印。
为了动态地反映连锁分店的经营情况,连锁分店每日需要一个反映当日经营情况的统计报告——商品进、销、调、存日报。在连锁分店管理信息系统中,当每日的各类信息均输入且正确处理完毕后,都要生成当日的进、销、调、存日报,且系统可按用户要求,分部门、分商品大类自动编制出商品进、销、调、存日报,供有关部门及人员参考。
日报的项目一般有:日期、部门、上日结存、当日进货、当日调人、当日溢缺、当日增值、当日调价增值、其他收入、当日调出、当日销售、当日报损、当日减值、其他减少、当日结存、制表人、审制人等。日报中的数字,均以核算价为单位,一般为销售价格。
2.销售报表:对任意时间段的销售情况进行统计及打印。
(十二)条形码打印功能
1.商品原有及白编条形码打?。和ü跣温氪蛴』蛴∩唐吩谢蜃员嗵跣温?。
2.收款员密码条形码打?。和ü跣温氪蛴』蛴∈湛钤泵苈胩跣温?。

四、POS系统
(一)POS系统组成
POS(PointofSales)系统称为销售点实时管理系统或前台系统。
POS系统由POS终端即收款机、系统服务器、工作站、网络设备以及POS系统软件等构成。
POS系统通常是一个前、后台关联的系统,它是将连锁分店前台的电子收款机与后台的计算机通过网络连接起来,通过收款员在销售终端采集有关商品销售信息,通过特定的方式将这些数据信息传送到后台,并由后台的计算机处理完整的商品销售的数据,将结果储存在服务器数据库中,企业的经营者可以在后台通过商品销售数据库随时了解到当时、当日、当月等各种商品销售信息,从而为商品的补货和管理等一系列经营决策提供依据。

(二)POS系统功能
1.收款员登录、退出功能
收款机由收款员操作。收款员每天工作的基本操作过程可以分为开机、进人销售、存零头、执行销售、结账、退出销售和关机。
收款员在上杉L时必坝将自己的向码正确输入,在得到系统确认后才能正常进入收款机销售状态。在销售过程中所有的账务都会自动记录在该收款员的账号下,直到退出销售下机时为止。
在分店中每个系统的收款员都实行统一编号,每一个收款员都有一个收款员号和一个密码号。收款员正确输入工号和密码后,就能进人“销售屏幕”,这样收款员才能进行销售。在交接班结束时收款员必须退出以便让其他收款员使用该终端。如果收款员在操作时需要暂时离开终端,可以使终端处于“关闭”状态,在返回时再重新登录。
无论登录还是注销,系统会显示一个对话框,询问是否确认相关操作。如果员工注销时还存在未完结的交易,系统会给出提示信息,要求操作者确认。
2.超市pos管理软件系统的销售功能
在使用超市pos管理软件系统的销售功能之前首先要确定销售方式,如果是使用手工输入方式对商品进行固定单价销售。要求在相应的栏目中输入商品号和数量;如果使用扫描仪方式读人商品,只需输人数量。在商品销售过程中还涉及到以下功能。
(1)优惠/折扣功能。在商品销售过程中,允许商品的销售进行价格调整、商品折扣率的变化及交易销售额的优惠。优惠折扣商品或交易本身特价许可等;都应进行权限核查。具体功能包括:单项商品的优惠/折扣功能;单项商品的优惠/减价功能;商品的折扣功能;单项商品的加价功能;商品的单价查询功能;挂账和读帐功能。
(2)销售交易更正功能。销售交易更正的功能有以下两种。
①清除功能。在销售过程中,如果输入错误,可以使用POS系统中的清除功能来取消一个出错状态或从显示屏上清除尚不完整的输入项。
②交易取消功能。在前台零售过程中,不可避免地会发生一些交易的更改,交易取消操作就是作用于在支付前取消储存在终端缓冲区内的当前销售交易。如果交易已经完成,可以通过冲账功能,既可对整笔交易进行冲账,也可对一笔交易中的某条商品记录进行冲账,系统将自动按顺序产生的一个流水号,产生一笔与所选中的交易相反的交易,所谓相反交易,是指数量取相反数,单价和金额以及其他信息均保持不变,从而完成取消交易的目的。
(3)退货功能。退货是在非销售交易状态下的收银工作,通常收款员无该种交易的权限,需管理人员来完成,无权限人员在进行退货操作时,屏幕会提示:无退货权限,操作无效。
(4)挂账功能。挂账是在当前交易未结束的情况下,保留交易数据,再进行下一笔交易的收银操作。挂账结束时要进行读挂账操作,即将所挂账目重新取出,作为当前交易。
3.多种方式的付款功能
收款员在销售的商品输入过程结束后,要按照屏幕上显示的总金额进行收款和找钱工作。付款方法有多种,供顾客选择,如现钞、支票、信用卡等单独使用,也可以是这几种方式混合使用。所以POS系统具备根据需要设置多种付款方式的功能。
4.其他功能
(1)票据查询。这里的票据查询是允许收款员对操作的票据跟踪功能,可按时间查询曾经交易的票据存根。查询的范围可以是某时间段内的全部交易,也可以是某时间点的交易情况。
(2)报表查询。在前台POS机上的报表查询是查询存储在收银机本身的销售数据,制作出一些简单的报表,并在收银机的打印机上打印出来。这些报表的数据量一般都不会很大,没有商品的明细信息,一般只用来和后台对账用。收款员只能查出在本收银机上自己做过的交易情况。这些查询功能都可以在后台完成。
(3)前台盘点。盘点过程主要是清查库存商品的数量。传统的盘点过程是在后台打印出空白盘点单,由清点员持单对相应的商品实地清点并填写空白盘点单,然后由手工输单的方式将空白盘点单内容输入系统中进行系统盘点。实际中为输入盘点数据方便,可利用前台收银机的各种扫描设备来辅助盘点,即“前台盘点”。前台盘点的实质就是将要盘点商品的信息像销售商品一样手工输人或用条码扫描器扫人收银机中,作为后台盘点的数据来源。再通过后台盘点管理的“导人数据”将收银机获得的数据进行盘点加工。
(4)状态检查。是指对有关收银机、收款员的各种状态进行检查。包括:一般状态、交易状态、网络状态、外设状态、高级状态。第四节配送中心管理信息系统
物流管理信息系统是以物流为对象范畴,把物流和物流信息结合成一个有机的系统。同时依据商流信息,经过有针对性、有目的的计算机处理,采用特定的软件技术,对原始数据处理后输出有利于管理决策的一种系统。
配送中心管理信息系统是物流管理信息系统中的一种,其应用范围广泛,实用价值高。国内外在物流领域中应用管理信息系统的结果证明,物流的各个领域都可以通过计算机为基础的物流管理信息系统得到改善。统计证实,应用物流管理信息系统,常??墒沽魍ǔ杀窘档?0%-15%。

一、配送中心管理信息系统的结构与配置
配送中心是以商品的物流管理为对象,以商品的配货、配送等为管理内容,其计算机系统结构与配置应以其业务量的大小来决定??梢圆捎么笮褪菘饨峁?,如果业务量不大也可以采用一般的小型数据库,但应充分考虑远程网络的传输能力,使其与总部和分店保持高速的数据传送和高度的数据一致性。如果配送中心还要承担本公司以外的配送业务时,应在系统建设时一并予以考虑。如果委托第三方物流完成配送,应提出与第三方物流公司的信息传输要求及标准。

(一)配送中管理信息系统的结构
通常管理信息系统的结构有封闭式和开放式两种,现代管理信息系统多采用的是开放式体系结构,见图8—5。配送中心管理信息系统是连锁企业管理信息系统的一个子系统,主要功能是对仓储、配货和运输等进行管理,其信息系统的配置与结构在连锁企业总体系统规划时就已经被确定。但是配送中心管理信息系统针对其业务管理的特点而具有特殊性,主要体现在数据库的规模等方面。

(二)数据厍系统结构
大型连锁企业,其开设的连锁分店多,经营的商品品种多、数据量大,因而要采用大型数据库系统结构。对于中小型连锁企业,由于业务量规模相对较小而一般采用小型数据库系统结构。
若采用大型数据库系统结构,多采用中高档服务器或小型机作为系统的主服务器;操作系统选用UNIX、WindowsNT等;数据库则选用Oracle或sQL等适于开放式系统的大型关系数据库。
若采用小型数据库系统结构,多采用高档奔腾系列微机或服务器为系统的主服务器;操作系统选用WindowsNT、Windows2000等;数据库则选用FoxPro适于对外连接的小型关系数据库。

二、配送中心管理信息系统的体系结构
配送中心管理信息系统是对商品的入出厍、保管、货品集中、流通加工及配送等进行全面管理的信息系统。配送中心的物流操作作业是在计算机管理下进行的,以指示书的方式说明作业,配以物流控制、计算机控制的自动仓库,以及机械化分拣装置等来共同完成,还必须与总部和各分店的信息系统相协调才能实现其管理功能。
(一)体系结构
配送中心管理信息系统,主要由以下的各子系统构成。
1.订单处理系统
订单处理系统主要包括两种作业,即客户询价、报价与订单接收、确认与输人。
(1)客户询价、报价与接收订单及处理
客户可以利用电话、传真和计算机系统联网等方式进行订货,当接收到订单后配送中心就开始了接受订货的工作。一天中可以多次接收订单,在确定的时刻截止后进行订单的相应处理并指示出库。
少批量多频度的订货使处理数据的件数、出库件数及配送件数增加了许多,为此配送中心的作业强度和物流成本会随之增加。
采用计算机系统联网的方式接收订货,客户的订单信息可以自动地转入到配送中心的管理信息系统,减少了订单输入的工作量并防止了错误的发生。
作为接收订货所必要的信息包括:客户名称、客户编号、订货日期、订货商品、数量、到货希望日期、到货地点、到货时间、包装形态等。
自动订单处理系统根据客户发送来的这些数据调用相应数据库,取得此项商品的报价历史资料、数量折扣、客户以往交易记录及客户折扣、商品供应价等数据,再由配送中心按其所需净利与运送成本、保管成本等来制订估价公式并计算销售价格。接着由报价单制作系统打印出报价单,经销售主管核准后即可送予客户,报价单经客户签回后即可成为正式订单。
在客户订购数据成为正式订单之前,销售人员还需核查在客户指定出货日期是否能如期出货。当销售部门无法如期配送时,可由销售人员跟客户协调,是否分批交货或延迟交货,然后按协调结果修改订单数据文件。销售人员还需检查客户付款状况及应收账款数是否超出公司所定的信用额度,超出额度时则需由销售主管核准后再输入订购数据。
当商品退回时,可按订单号码找出原始订购数据及配送数据,修改其内容并标示退货记号,以备退货数据处理。另外,还要可能针对不同客户采用不同价格,保证重要客户的优先配送,缩短订货的周期。
(2)订货确认
进行订货商品的核实,确认商品出库的可能性,做好出库的准备。订货出库的可能性包括在库商品的核实,在途商品和已订货商品等。要考虑特急的订货和重要客户订货的优先顺序。
订单处理系统设计要点如下:
①所需输人数据包括客户资料、商品规格资料、商品数量等;
②日期及订单号码、报价单号码由系统自动填写,但可修改;
③具备按客户名称、客户编号、商品名称、商品编号、订单号码、订货日期、出货日期等查询订单内容的功能;
④具备客户的多个出货地址记录,可根据不同交货地点开立发票;
⑤可查询客户信用;
⑥具备单一订单或批次订单打印功能;
⑦报价系统具备由客户名称、客户编号、商品名称、商品编号、最近报价日期、最近订货数据等查询该客户的报价历史。订购出货状况和付款状况等资料,作为对客户进行购买力分析及信用评估的标准;
⑧可由销售主管或高层主管随时修改客户信用额度;
⑨具备相似产品、可替代产品资料,当库存不足无法出货时,可向客户推荐替代品以争取销售机会;
⑩可查询未结订单资料,以利出货作业的跟踪催款。
2.入库系统
入库系统包括预定入库数据处理和实际入库作业。
预定入库数据处理为人库月台凋度、入库人力资源及机具设备资源分配提供参考。其数据来自采购商品的预定入库日期、入库商品、人库数量等。
实际入库作业发生在供应商交货之时,输人数据包括采购单号、供应商名称、商品名称、商品数量等,可输入采购单号来查询商品名称、内容及数量是否符合采购内容并用以确定入库月台,然后由仓库管理人员指定卸货地点及摆放方式并将商品叠于托盘上,仓库管理人员检验后将修正入库数据输入。
商品人库后有两种处理方式:立即出库或上架出库。
如果采用立即出库的方式,入库系统需具备待出库数据查询,并联接派车计划及出货配送系统,当人库数据输入后即访问相应数据库取出该商品待出货数据,将此数据转为出货配送数据,并修正库存可调用量。
如果采用上架入库再出库方式,人库系统需具备货位指定功能或货位管理功能?;跷恢付üδ苁侵傅比肟馐菔淙胧奔纯善舳跷恢付ㄏ低?,计算入库商品所需货位大小,根据商品特性及货位储存现状来指定最佳货位,货位的判断可根据诸如最短搬运距离、最佳储运分类等原则来选用。
货位管理系统则主要完成商品货位登记、商品跟踪,并提供现行使用货位报表、空货位报表等作为货位分配的参考。也可以不使用货位指示系统,由人工先行将商品入库,然后将储存位置登人相应数据库,以便商品出库及商品跟踪?;跷桓偈笨山唐繁嗦牖蛉肟獗嗦胧淙胂嘤κ菘饫床檠唐匪诨跷?,输出的报表包括货证指示单、商品货位报表、司用贷位报表、各时间段入库一览表、人厍统计数据等。
货位指定系统还需具备人工操作的功能,以方便仓库管理人员调整货位?;鼓芨荻喔鎏匦圆檠丝馐?。商品人库后系统可用随即过账的功能,使商品随入库变化过人总账。
人库处理的快速需要有技术的支持,如入库票据的条码化,通过手持条码输入终端进行验货等。入库作业还要考虑出库的效率和保管的效率,如在距离人口近的货区优先存放。
3.出库系统
出库系统包括出库商品的查找、发出出库指示和核对。
出库系统是以各分店的补货数据为基础做出货前的准备工作,进行库存货品对照、库存查找及货品核对。出库系统包括库存查找和货品集中核对系统,要求查找快速,错误率低。能够及时输出库存查找清单,并与装货单相核对。
接收订单后需要对出库部门发出出库指示,出库后为了销售额等的统计,还要做出实际出库报表。
对于出库管理,有出库计划、出库指示和未能出库等内容,出库计划包括出库日期的指定,每个客户的订货汇总,分批发货和完成发货等内容。
出库指示是对出库部门输出各种出库用的票据。未能出库是掌握出库的实态,对预订出库但还未出库情况的管理。
4.配货系统
配货作业是最重要的环节,对于客户订单的商品名称、数量以及是否需要加工,到货时间和到货地点等信息进行与配货有关的处理,在防止配货错误的前提下,进行效率的作业指示。例如,每一个货位上设置配货表示器,在提示灯亮的指示和数量显示下,进行商品寻找作业,这样可以提高配货的效率并减少差错。
还可以通过打印配货清单的方式进行配货的作业处理。采用播种式配货方式时,配货清单是根据以商品为单位的出库数据汇总,与作业人员的作业区域相对应的商品分类进行输出。当商品保管为固定货位的情况下,可按商品保管的货位顺序进行打印。如果商品保管为随机货位时,考虑作业人员的负荷,通过计算平衡从哪个货位开始进行出库,由商品和货位的关系来确定配货清单的打印。
采用摘取式配货方式时,按照配送的客户以出库票据为单位进行配货清单的打印,并进行配货作业。当商品的数量少时,应用这种方式可以减少下一步分拣的过程,是提高配货效率的有效方法。
5.库存管理软件系统
库存管理是配送中心管理信息系统的核心??獯婀芾淼哪勘晔翘岣呖獯婢?,为配货中心提供实时准确的库存信息,合理地进行补货,削减损耗,使整个库存水平处于较低的状态,同时能满足各分销点的需要,保持一种动态平衡。
库存控制系统主要完成库存数量控制和库存量规划,以减少因库存积压过多造成的利润损失。它包括面品分类分级、釆购批量及采购时间确定、库存跟踪管理以及库存盘点作业。前三者只需读取现有的数据文件来作内部运算。
商品分类分级就是按商品类别统计其库存量并按库存量排序和分类,作为仓库区域规划布置、商品采购、人力资源、工具设备选用的参考。商品分类分级还可按商品单价或实际库存金额进行排序。
采购时间和采购数量会影响资金的调度及库存成本,因此采购前就需要制订商品经济采购批量及采购时间。这就需要系统访问相应数据库来获得商品名称、商品单价、商品现有库存量、采购提前期及运送成本等数据来计算经济采购批量及采购时间;也可通过诸如安全库存量、经济采购量等其他方法来完成。
系统要输人的数据为商品名称。主要输出报表包括商品安全库存报表、商品经济批量报表、定期采购点核查报表、定期库存量统计报表等。
库存跟踪管理系统主要是延续入库作业处理中货位的管理,此系统不需输入太多的数据,主要是从现有的数据库中调用现有库存的储存位置、储存区域及分布状况,或由库存数据库中调用现有库存数据核查库存量等,系统主要生成的报表包括商品库存量查询报表、商品货位查询报表、积压货存量或货位报表等。
库存数量的管理与控制及货位的管理等作业依赖于库存数据和货位数据的正确性,因此需要盘点作业。盘点作业一般有两种盘点方式:定期盘点及循环盘点。盘点作业系统主要包括定期打印各类商品报表,待实际盘点后输入实际库存数据并打印盘盈盘亏报表、库存损失率分析报表等。定期盘点以季度、半年或年度为盘点时段,而循环盘点则在普通工作日针对某些商品进行盘点。
仓库管理人员在盘点前调用盘存清单打印系统,输入某类产品或某仓库名称、仓库某区域名称,此时系统调用相应数据库来检索该商品储放位置友数量或该区域所有商品的库存数及货位数据,并打印盘点清单。然后仓库管理人员持此清单会同会计人员进行实际盘点,将盘点误差修正在盘点清单上,盘点后可将此数据由盘点数据库维护系统输入,修改相应数据库。此外盘点还可由仓库管理人员会同会计人员以手持式数据搜集设备现场搜集库存数据,当某一区域盘点完毕或数据集满后回办公室将数据输入计算机中,以批量方式修正相应数据库,或采用射频数据搜集设备,在盘点的同时将数据同步传回计算机加以处理。若采用这些设备,系统需具备数据接收、传送、转换等功能。最后由打印系统打印盘亏报表、库存损失率报表、废料盘存报表等。
库存控制系统须具备按商品名称、货位、仓库、批号等数据分类查询的功能,并设有定期盘点或循环盘点时点没定功能,使系统在设定时间自动启动盘点系统,打印各种表单协助盘点作业。当同一种商品有不同储存单位时,系统应具备储存单位自动转换功能。在移库整顿或库存调整作业时,系统应具备大量货位及库存数据批量处理功能。
6.运输配送系统
运输配送系统的任务是完成供货商与配送中心之间、配送中心与各分店之间商品的运输配送业务,应能支持多品种、多次数、小批量配送的要求。
此作业阶段包括指定运送车辆及实际装车、配送及配送途中的跟踪管理等作业。配送管理部门执行派车计划系统,首先由管理人员将当日预定出货订单汇总,先将客户按其配送地址划分区域,然后统计该区域出货商品的体积与重量,以体积最大者或重量最重者为首选配送条件来分配配送车辆的种类及派车数量,制订出车批次、装车及配送调度,并打印配送批次规划报告、批次配送调度报表等。自动规划的派车计划可人工修改。
确定配送装车批次后由出货配送系统打印客户出货单,集货人员持出货单及批次调度报表将商品由拣取区取出并核定商品内容,然后集中于出货月台前准备装车。此时出货配送系统可提供装车计划或配送路线选择系统来决定每辆车按订单的装车程序。配送路线选择系统可求得最短配送路径、最短配送时间或最低配送成本等最佳解,以决定配送顺序。商品装车后即由送货司机持出货单予以配送。
商品送达客户处后,出货单由送货司机缴回并输人数据。出货单还可通过计算机网络直接传送至客户计算机系统中,由对方在收到商品后传回确认收货凭证。这就要求系统具备对外的数据传输、接收和转换功能。
配送系统还可具备配送途中数据传输及控制的功能,来跟踪商品动向、控制车辆及车上设备;在配送途中有意外情况发生时,还可通过通信系统重新设定配送模式所需的参数,重新取得新的配送途径并告之配送人员,使配送工作能顺利完成。
配送中心由于配送的客户数量较多,而每家分店配送商品的数量少、项目多,分店分布范围又广,故须具备较大数据处理能力。

(二)支持系统体系结构
在配送中心管理信息系统中,还应包括有必要的支持系统。
1.订货点分析系统
订货点分析系统包括商品金额ABC分析、库存ABC分析、畅销滞销品数据分析,以及从订货到人库的时间、相关预测数据分析、对订货点和订货量进行分析等。
2.货区管理系统
以一定时期的库存情况为基础,以销售商品的趋势来决定现在货区的变更,利用货品管理主文件或者货区管理主文件所能反映的数据结构,输出调整对照清单。
3.配车支持系统
结合各种实际数据分析车辆安排、载货计划、车辆分派等,输出配车计划表,并根据配送规则的修改和新增交易方的追加等生成新的模式。
4.合理作业计划制订系统
从数量上把握现行的作业实态,制订最合理的作业计划。
5.物流劳务系统
根据综合数据统计分析,计算出物流、劳务等成本。

三、配送中心管理信息系统的组成与功能
配送中心管理信息系统的基本组成。下面介绍功能???。
(一)业务管理
业务管理功能??榘ǎ喝肟夤芾?、出库管理、返库管理、退货管理、残损管理等功能,便于仓库管理人员对入库商品、出库商品、返库商品、退货商品和残损商品进行管理。
(二)查询统计
查询统计??榘ǘ匀丝庑畔?、出库信息、返库信息、退货信息、残损信息、库存信息的查询统计等功能。
查询统计时??砂凑杖肟獾ズ?,单品、分类、供应商、收货分店、退货分店等信息,对入库商品、出库商品、返库商品、退货商品、残损商品、库存商品进行查询或统计。
(三)库存结构分析
库存结构分析功能??榘ǎ嚎獯孀苷朔治龊涂獯娣掷喾治龅裙δ?。
该??榭啥钥獯嫔唐返娜肟?、出库、返库、退货、残损等项,分别进行统计;对库存商品,按类分别进行统计。
(四)在库商品管理
在库商品管理功能??榘ǎ嚎獯嫔唐飞舷薇ň?、库存商品下限报警、库存商品负数报警、库存停滞商品报警、商品及时出库报警等功能。
该??榭啥钥獯媸扛哂诳獯嫔舷薜纳唐?,对库存数量低于库存下限的商品,对库存数量为负数的商品,对在某一段时间内有入库、但是没有出库的商品,以及对在入库时库存商品数量为零、但又未及时出库的商品,均及时给予信息提示。
(五)保质期报警
保质期报警功能??榘ǎ阂延獗V势诘纳唐繁ň?、将逾保质期的商品报警和商品保质期查询等功能、该??榭啥钥獯嫔唐返谋V式刂蛊谝言缬诒救盏纳唐泛投钥獯嫔唐返谋V式刂蛊谠诒救蘸竽骋皇奔涠文诘狡诘纳唐?,及时给予信息提示;对库存商品的保质截止期在某一时间段内到期的商品,可进行查询。
(六)货位调整
货位调整功能??榘ǎ嚎獯婊跷晃?、货位调整查询和库存货位统计等功能。
该??榭啥钥獯嫔唐返幕跷缓?,进行调整;对库存商品调整过的货位号,按照时间段可进行查询;对库存商品,可按照货位进行统计
(七)账目管理
账目管理功能??榭赏臣颇骋皇奔涠文诘牡ヒ簧唐?、分类商品,以及全部商品的明细账。
(八)条形码打印
条形码打印功能??榘ǎ荷唐纷员嗵跣温氪蛴?、商品原有条形码打印和收银员密码条形码打印等功能。
该??榭赏ü跣温氪蛴』?,打印商品白编条形码;打印商品原有条形码;打印收银员密码条形码。

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