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服装行业配送中心的运作组织与管理

配送中心常用名称,有多个意思,配送中心是接受并处理末端用户的订货信息,对上游运来的多品种货物进行分拣,根据用户订货要求进行拣选、加工、组配等作业,并进行送货的设施和机构。是从供应者手中接受多种大量的货物,进行倒装、分类、保管、流通加工和情报处理等作业,然后按照众多需要者的订货要求备齐货物,以令人满意的服务水平进行配送的设施。

第一节配送中心的作业流程及岗位设置
一、配送中心的作业流程及工作步骤
服装行业配送中心的作业流程如图4—1所示。当然,并不是所有的配送中心和所有商品的配送都完全按此流程进行。不同配送中心、不同商品的配送作业可能会有所不同,此处所举的只是配送中心一般的作业流程和最基本的作业内容。
按此流程配送中心主要有以下作业环节。
(一)订货
配送中心根据客户企业商品销售情况与供应商签订供货协议,提前订货,备齐商品,防止缺货,保证供应。
(二)到货接收
配送中心发出订单后,供应商根据订货要求组织送货。送货人员持配送中心订单的送货联将购进的商品送交配送中心,配送中心对送货的供应商及送到的商品进行确认。
(三)验货
配送中心根据与供应商签订的供货合同,对商品的数量、品种、质量等进行验收,对与合同规定不符的商品作拒收退货处理。
(四)储存
为了取得购买价格上的折扣,配送中心一般对商品采取大批量购进。购进的商品需要在配送中心仓厍中储存一段时间,然后分批出货。
(五)订单处理
客户企业要货时,先向配送中心提交订货单,配送中心将各客户企业的订单按商品品种、规格及数量等进行汇总处理。
(六)拣选
拣选是配送中心根据客户订货要求的商品品种、规格、等级、型号、数量等,从储存货位上拣出商品。拣选是配送中心出货的第一道环节。
(七)包装/流通加工
拣选完毕,配送中心有时还要对发出的商品进行包装,使之适合于运输、送货的需要,并避免多个客户的商品组配在同一辆货车内而可能发生的混淆。此外,配送中心在将商品送交顾客之前还应根据客户的要求做好销售前的准备工作,如将价码、标签贴于商品销售包装或中包装上;对商品进行必要的加工,如将散装商品进行定量灌装,将大包装改成小包装等等,这类流通加工活动是一种非常重要的增值性服务。
(八)分拣、配货
对拣出的商品,按照每一客户的订单将同一客户的不同种类的商品集中起来,放在同一理货区内,形成每一客户的送货单元。
(九)组配
组配是将同一送货路线上不同客户的不同商品按送货车辆的容量和载重量进行组合配载,以提高运输工具的利用率,降低运输成本。
(十)发货区暂存
组配完毕,根据送货的发往方向、运输路线和运输时间将同一货车装运的不同客户的商品集中在一起,堆放在发货区内,等待装车。
(十一)装车
装车时应按送货的先后顺序,先到的货放在上面和外面,后到的货放在下面和里面,但要做到重不压轻。
(十二)送货
送货的形式有多种式样,如按固定的时间、固定的路线或未固定客户定时送货等。无论哪种形式,都必须保证准时送达,提高配送服务质量。

二、配送中心的岗位设置
服装行业配送中心的岗位设置应根据配送中心的作业流程来决定。一般来讲,配送中心可以设置以下岗位。
(一)采购或进货管理组
主要负责订货、采购、进货等作业环节的安排及相关的事务处理,同时负责对货物的验收工作。
(二)储存管理组
负责货物的保管、拣取、养护等作业的运作与管理。
(三)流通加工组
负责按照要求对货物进行包装和加工,
(四)配货组
根据顾客订货的要求和组织运输的需要,对于出库的商品进行分拣,拣选和配货(组配)。
(五)运输组
负责制订合理的运输方案,调度车辆和人力,将货物送交客户,同时对完成的配送作业进行确认。
(六)营业管理组或客户服务组
负责接收和传递客户的订货信息和送达货物的信息,处理客户投诉,受理客户退换货请求。
(七)账务管理组
负责核对进、出货表单、库存管理表单、配送完成表单等;协调、控制、监督整个配送中心的货物流动,同时负责管理各种收费发票和物流收费统计、配送费用结算等工作。
(八)退货与坏货处理组
当营业管理组或客户服务组接到顾客的退货信息后,应安排车辆回收退货商品,再集中到配送中心退货处理区进行清点整理,然后根据所退货物的状况和退货的原因,按有关退货制度处理。
以上岗位是一般配送中心应设置的主要岗位,但由于配送中心的规模、作业内容、服务对象不同,其岗位设置上也会有所不同。

第二节配送中心的业务管理
一、配送中心订单处理程序
订单处理在配送中心的业务运作中占有十分重要的地位,它既是配送业务的核心,又是配送服务质量得以保障的基本条件。
随着科学技术的进步和信息传输手段的提高,订单传输的方式也更加先进和多样化,如使用电话或其他电子化方法进行传递,采用电子数据交换系统(EDJ)和传真传输,以及通过电子扫描器和条形码将订货信息传输给配送中心等。
配送中心在接到客户的订单后,要对订单进行处理,订单处理的程序如下:
1.订单检查:检查客户的订单是否真实、有效,即确认收到的订货信息是否准确、可靠;
2.顾客信誉审查:由信用部门审查、确认顾客的信誉;
3.将顾客的订单集合、汇总,并按一定的分类标志进行分拣;
4.打印订单分拣清单:列明拣出商品的项目,并将清单的一联票据交库存管理部门;
5.库存管理部门确定供应订货的仓库,并向仓库发出出货指示;
6.仓库接到产品出库通知后,按分拣清单拣货、包装、贴标签,将商品交运输部门;
7.财会部门记录有关的账务:市场销售部门将销售额记人有关销售人员的账户;库存管理部门调整库存记录,并通过安排新的生产或向供应商发出采购订单,补充库存;
8.配送中心向顾客寄交发货单,此过程也可以通过计算机网络来完成;
9.运输部门组配装车,安排货物运输、将货物送至收货地点,同时完成送货确认。

二、配送中心的厍存管理
库存,是指处于储存状态中的商品或物品??獯婕仁桥渌椭行穆愎丝托枨?,提高服务水平的重要保证,同时又是配送中心费用产生的主要来源??獯婢哂械鹘诠└胄枨笾?、进货与销售之间在数量及时间上的矛盾,保证生产、流通顺利进行的功能。但由于储存商品要占用资金,发生库存维持费用,并存在着因库存积压而造成损失的可能。所以配送中心在经营中既要避免库存不足,发生缺货,又要防止库存过量,产生大量不必要的费用。因此,配送中心库存管理的目的是在满足顾客服务要求的前提下,通过库存管理软件进销存管理软件对库存进行控制,尽可能降低库存水平,提高配送系统的经济效益。
服装行业配送中心库存管理的任务主要体现在两个方面:一是提高库存保证程度,快速供应;二是尽可能地降低库存费用。
配送的实质是在接到顾客订货后,按顾客订货的要求迅速交货。所以保证供应、快速交货是配送中心库存管理的前提。此外,还应采用各种技术手段和管理来控制库存的数量和储存的时间,以节省费用。
配送中心库存的数量和时间是受多种因素的影响和制约的,其主要影响因素表现在以下几个方面。
(一)配送中心的位置与服务内容
配送中心的位置直接影响到配送中心进货和送货的距离,若进货距离短,到货速度快,则可减少库存数量,缩短储存时间。此外,配送中心的服务对象、配送频率、配送成本、配送服务的内容等也影响着配送中心的库存水平。
(二)订货决策
订货决策包括订货数量和订货次数两方面的内容,订货数量和次数则与库存数量多少和储存时间的长短有直接的关系。
(三)配送中心各环节之间的协调与配合
库存在配送中心各环节中起着不同的作用,具有不同的角色,因而各环节对库存的要求也有所不同??獯婀芾聿棵乓蟊3肿畹偷目獯嫠?,以减少资金的占用,节约费用;销售部门则希望保持较高的库存水平和尽可能多的商品品种,避免发生缺货现象,以提高顾客服务水平;采购部门则往往利用大批量购买取得数量折扣的优惠来降低单位购买成本,而这样必然会增加库存数量;运输部门倾向于大批量运送,以取得规模效益、降低单位运输成本,这样就会延长集结时间,增加在途库存量。总之,配送中心各环节的库存目标之间存在着冲突,为了实现最佳的库存管理,就需要协调和整合各个环节之间的活动。通过加强各环节之间的配合,使各环节不仅以有效地实现本环节的功能为目标,更要以实现配送中心整体效益为目标。
(四)运输组织管理水平
配送中运输路线的选择、运输车辆的安排、运输成本的控制以及送货频率和运输服务水平的确定都直接决定着库存的时间与数量,影响着配送中心的库存水平。
(五)信息系统的建立
长期以来,高水平的顾客满足度和低水平的库存之间一直被认为是不可能同时实现的一对相互冲突的目标。但是现在通过应用创新的物流管理技术,伴之以改进企业内部管理和强化各环节间的协调,特别是由于信息系统的建立则可以同时实现这一理想的目标。信息可以代替库存,通过准确、畅通的信息建立起来的虚拟库存,既能够随时满足服务的需要,又可以节省实物库存所占用的费用。
针对以上这些影响因素,配送中心可以采取各种库存管理方法和控制技术,通过建立库存管理制度对库存加以控制和管理。配送中心库存管理的方法主要有经济批量法、ABC分类法等;库存管理制度主要有连续库存制和定期库存制等。以上各种库存管理方法和制度的详细内容可参见第五章库存管理。

二、配迭中心的分拣、配货与配装
分拣和配货是根据客户订货所要求的商品品种、规格、等级、型号、数量等,从储存货位上拣出商品,并将同一客户所需的商品集中在一起,形成送货批量的作业活动。
配送中心的分拣配货可以采用机械化、自动化的分拣一配货作业设备,也可以采用手工分拣和搬运车相结合的半机械化作业。分拣、配货的作业方式主要有以下几种。

(一)拣选式方式
拣选式方式又称摘果式方式。这种作业方式是搬运车巡回于保管场所,按配送要求从每个货位或货架上拣出商品,巡回完毕,也就完成了一次配货。将配好的商品放置到发货场所指定位置,或直接发货后,再进行下一次配货。一般是一次为一个客户配货,如果搬运车容纳得下,也可以同时为两个以上客户配货。在被保管的商品不易移动,或每一客户需要的商品品种多而每种商品的数量较小时,可采用此种作业方式。
拣选式作业方式可使配货准确无误,可以按客户要求的时间确定配货的先后次序,而且配好的商品可以不经分放直接装到送货车上,有利于简化作业环节。

(二)分货式方式
分货式方式又称为播种方式。这种作业方式是将需要配送的数量较多的同种商品集中搬运到发货场所,然后分货机械巡回于各客户的货位之间,到达一个货位即将该客户所需的数量分出,每巡回一次,便将若干个客户所需的同种商品分发完毕,如此反复进行,最后将各客户所需的商品同时配齐,完成了一轮配货任务。在客户需要的商品种类较少、每种商品需要量不大,且各客户需要种类差别不大时,可以采取此种作业方式。
分货式作业与拣选式作业相比,可以提高配货速度,节约配货的劳动消耗,提高作业效率。尤其是当配送的客户数量很多时,反复拣选会使配货作业异常繁琐和重复,采用分货式作业会取得更好的效果。

(三)直取式方式
直取式作业是拣选式作业的一种特殊形式。当客户所需的商品种类很少,而每种数量又很大时,送货车辆可以直接开抵储存场所、货位进行装车,随即送货。这种方式实际上是将配货与送货结合为一体,减少了作业环节。
配送中心在完成分拣配货工作后,要对发出的商品进行出货检查,然后将发出的商品交运输部门或委托运输商进行送货。
送货前,装车时对于配送数量达不到货车的载运负荷或装不满货车有效容积的客户的商品要进行配装,即将不同客户、不同种类的商品进行合理组配,搭配装载,使所装商品尽可能地达到货车的载重和装满货车的有效容积,提高运输效率。
在配装货物种类较少,而运输车辆也较少的情况下,可以采用手工计算的方法确定不同商品的配装比例。
例如某配送中心需要配送A、B两种商品,设商品A的单件重量为A重,单件体积为A体;商品B的单件重量为B重,单件体积为B体;使用货车的载重量为K吨,有效容积为V立方米,要求设计最佳的配装方案。(说明:由于不同商品的尺寸组合不可能与车辆内部尺寸完全相符,所以装车时应适当留有余地。配装时可根据配装商品的特点,确定货车容积的利用比例,比如按货车有效容积的90%配车,而不要求达到100%),设商品A配装的件数为X,商品B配装件数为Y,在保证既满载又满容的前提下,可按下列方程组求出A、B两种商品的配装件数。
在配送货物种类繁多,货车数量也较多的情况下,采用手工计算既繁琐又费时,为此可以利用计算机进行组配计算。先将经营的配送商品的重量、体积等方面的数据以及货车载重和容积等方面的数据输人计算机中存储,将上述计算程序编成软件,每次只要输入需配送的各种商品的总量,计算机便会自动输出配装的结果,从而极大地提高了工作的效率。
商品配装后,按照所确定和规划的运输路线及送货客户的先后次序,将货物送交顾客,实施送货上门服务。

四、退货处理
退货处理是售后服务中的一项业务。退货的发生有各种各样的原因,有的是顾客订货有误,有的是发货人在按订单发货时发生了误差,也有的是货物在运输途中受到损坏,此外还有是由于商品本身的缺陷,存在质量问题等。前三种情况处理起来都有比较简单,最困难的是如何正确处理有缺陷的商品退货,并使有关各方仍能维持良好的合作关系。
作为顾客服务政策的组成部分,配送中心应建立一套退货处理、检查程序等制度。比如有的公司规定,只有是由本公司售出并具有签字证明准许退货的商品才可以接受退货;除了由于本公司的原因引起的退货外,其他退货至少要收取10%的代保管费,此外还要加收使退货整修成为可销售的新产品所需要的各种费用。退货时应说明原发票的号码和货物售价,按原售价和现行价格就低的原则计价结算,并预付运费和保险费。如果退货是由于本公司的过错引起的,那么运输费用则由公司承担。申请退货必须在开出发票日期的限定时间内提出。
配送中心收到退货指示后,应立即安排车辆收回退货商品,并将商品集中到仓库退货处理区进行处理。退货回收,无论采取什么形式,对于生产厂家和流通领域中的经营者来说都是一件很严重的事情,会造成大量的有形和无形的损失。因此,除了在生产、流通环节严把质量关,防止不合格、有缺陷的产品出现之外,企业的高层管理部门应重视和参与退货回收的一切活动,并为此制订一些预防性措施,一旦遇有紧急情况发生时,可以更好地做出反应及时补救。五、配送工作程序
9C送工作程序一般按下以下步骤进行。

(一)拟订配送计划
配送是一种物流业务的组织形式,是为商流服务的,当商流提出了何时、何地、向何处送货的要求时,配送则据此在恰当安排运力、路线、运量的基础上完成此项任务。制订正确而又可操作的配送计划,是经济而高效地完成配送任务的首要前提。
1.配送计划制订的依据
(1)订货合同(副本)。根据顾客与配送中心或与供应商的订货合同,确定顾客的送达地、收货人、接货方式,商品的品种、规格、数量,送货的时间以及接、送货的要求等。
(2)所需配送的各种商品的性能、运输要求,以此来确定使用货车的种类和货物的搬运方式。
(3)分日、分时的可用运力配置情况。
(4)交通条件和运输道路状况。
(5)各配送点所存商品的品种、规格和数量等。
2.编制配送计划的步骤
在掌握了上述必需的信息资料后,可以利用计算机的专用配送软件编制配送计划。具备条件的配送中心可以通过计算机网络直接向具体执行部门下达工作指令,不具备条件的配送中心可按下列步骤编制配送计划。
(1)按日汇总各客户需要的商品品种、规格和数量,并在地图上标明客户所在的位置或在表格中列明顾客的地址。
(2)计算各客户送货所需的时间,以确定起运的提前期。
(3)确定每日应从各配送点发运商品的品种、规格和数量。
利用上述信息资料可采用图上作业法或表上作业法制订配送计划,也可通过计算,以吨公里数最低或总运距最小、总运费最少等指标为目标函数,求解最优的配送计划。

(二)下达配送计划
配送计划确定后,配送中心将送(到)货的时间、品种、规格、数量等通知各配送点和客户,使配送点按计划送货,客户按计划接货。

(三)按配送计划确定货物需要量
各配送点按配送计划审定库存商品的保证配送能力,对食粮、种类不符合要求的商品要及时组织补充进货。

(四)配送点下达配送任务
配送点向财务、仓储、分货包装、运输等部门下达配送指令,各部门按指令分别完成配送准备。

(五)配货发运
理货(包括仓储、分货包装)部门按要求将各客户所需的各种商品进行分货和配货,然后进行适当的包装并详细标明客户的名称、地址、配送时间、货物明细等。按配送计划的安排将各客户的商品进行组合、配装,并将发货明细表交司机或随车送货人员。

(六)送达
送货车辆按配送计划规定的送货路线将商品送交客户,客户收货后在送货回执上签字,交司机或送货人员带回。
配送工作完成后,及时通知财务部门进行结算。

第三节配送路线的规划
配送中心送货路线合理与否直接关系和影响到配送的速度、成本和效益。因此,采用科学的方法确定合理的配送路线是配送中的一项非常重要的工作。确定配送运输的路线可以采取各种数学方法,建立数学模型和在数学方法基础上发展和演变出来的经验方法。但是无论采用哪种方法,都应该首先确定要达到的目标,然后再考虑实现此目标所存在的各种限制因素,在有约束条件的情况下去寻求最佳的解决方案。

一、确定配送路线的原则
在满足配送要求的前提卜,确定配送路线时所应遵循的原则,可以有以下多种选择。
(一)效益最高
效益是企业整体经营活动的综合体现,可以将其具体化为以利润来表示。因此在计算时可以利润数值最大化作为目标值。但是由于效益是企业经营活动的综合反映,受多种开素的影响,在数学模型中很难与配送路线之间建立函数关系,因此一般很少采用这一目标。
(二)成本最低
成本与配送路线之间有着密切的关系,当成本对最终效益起决定作用时,选择成本最低为目标实际上就是选择了效益最高为目标。由于成本目标具体、实用,且与配送路线的长短有直接的关系,所以此目标可以采用。
(三)路程最短
当成本和路程的长短相关性很强,而和其他因素是微相关时,就可以采取以路线最短为目标。但需注意的是,有时路程最短却不一定成本最低,比如道路条件、收费等情况都会对成本产生影响,此时仅以最短路程作为最优解显然就不合理了。
(四)吨公里最小
吨公里数最小通常是长途运输所选择的目标。在配送路线选择中当采取共同配送方式时,也可用吨公里最小作为目标。
(五)准时性最高
准时性是配送中重要的服务质量指标。以准时性为目标确定配送路线就是要将各客户的时间要求和路线的先后到达次序安排协调起来。这样有时难以顾及成本问题。甚至要以较高的成本来满足准时性的要求。为此就要根据不同的情况和要求,在高水平服务和高成本之间权衡利弊,进行抉择。
(六)运力利用最合理
在运力紧张,运力与成本或效益又有一定的相关关系时,为了节约和充分利用现有运力,以至于不需要租用车辆或新购车辆时,也可以运力安排合理与否为目标,确定配送路线。
(七)劳动消耗最低
即以司机人数最少,司机工作时间最短,油耗最低等劳动消耗为目标,确定配送路线。
上述任何一项目标在实现时都会受到许多条件的约束和限制,在确定配送路线时,必须在满足各种约束条件的前提下,选择要实现和达到的目标。在一般的配送中,约束条件有以下几项:
①满足所有收货人对货物品种、规格、数量的要求;
②满足收货人对货物发到时间范围的要求;
③在允许通行的时间(如有些城区公路白天不允许货车通行)中进行配送;
④各配送路线的货物量不得超过车辆容积和载重量的限制;
⑤在配送中心现有运力允许的范围之中。

二、确定配送路线的方法
在选择了要实现的目标之后,具体确定配送路线时可以采用方案评价和数学计算两种方法。
(一)方案评价法
当对配送路线选择影响的因素较多,难以用某种确定的数学关系来表示,或难以某一单项指标作为依据来评定时,可以采取对配送路线方案进行综合评定的方法,选择其中最优的方案。下面介绍方案评价法的基本步骤。
第一步:拟订配送路线方案。首先以某一项较为突出和明确的要求作为依据,拟定出几个不同的方案,在方案中要求提出配送路线发经地点、使用车型等参数。
第二步:对各方案所引发的数据,如配送距离、配送成本、配送行车时间等数据进行计算,作为评价的依据。
第三步:确定评价项目。即决定从哪几个方面对各方案进行评价,如动用车辆数、使用司机数、油耗、总成本、行车难易度、准时性、装卸效率等方面都可以作为评价的依据。
第四步:对各种方案进行综合评价。为了便于对各种方案进行评价比较,可以依据各评价项目列出综合评价表,对每一项目进行打分,根据各方案最后的综合得分,选出最优方案。
(二)数学计算法
数学计算法是利用数学模型进行数量分析,例如应用线性规划解决运输问题的数学模型,用表上作业法和图上作业法求解最佳的运输方案等。

三、确定配送路线的“节约里程”法
“节约里程”法的基本原理见图4—2,配送中心P向A和B两地客户送货,它们彼此之间的道路距离分别为a、b和c。
如果使用两辆货车分别向A、B两地往返送货,其行驶总里程为:
2a+2b
但若使用一辆货车(车辆可以满足两地送货)由P→A→B→p单线巡回送货,其行驶总里程为:
a+c+b
两者相比,后一种送货方案比前一种送货方案可节省的运输距离是:
(2a+2b)-(a+b+c)=a+b-c>0
这一节约距离称为“节约里程”。
在确定货物配送路线时,如果有多个收货点,将其中能取得最大“节约里程,,的两个收货点连接在一起,进行巡回送货,就能获得最大的里程节约。同时,在运输车辆满载的条件下,设法在这条选定的巡回路线中将其他收货点按照它们所能取得的“节约里程”的大小纳入其中,则能获得更大的“节约里程”效果,并做出按“节约里程,,值由大到小连接收货点的配送路线。
在实际应用中,首先要计算出配送中心至各个收货点以及各收货点之间的最短距离,再计算出各收货点相互间的“节约里程”,然后按“节约里程,,的大小和各收货点的收货数量或重量,在车辆载重允许的条件下,将各可能人选的送货点衔接起来,形成一条配送路线。如果一辆货车不能满足全部送货要求,可先安排一辆,然后按上述程序继续安排第二、三或更多辆,直到全部收货点连接在多条配送路线中为止。
例:有一配送中心P,其配送网络A-J为各收货点,()内的数字为各收货点的需要量(吨),两点间连线上的数字为两点间的距离。

文章来源:秘奥软件网,中小企业信息化领跑者!全国咨询热线:400-9908-527_www.greenabellacavaliers.com


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