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服装行业IT--MIS管理系统的建设

★服装企业MIS成功案例分析
案例一:IT--2000服装管理信息系统软件
(一)软件简介
IT--2000服装MIS软件,是由ⅡT软件开发中心专门为服装企业开发的专业管理软件。本系统可以实现服装企业的网上订单、生产管理、进销存管理,可提供单机模式、连锁经营模式、集团经营模式等企业的全面的信息化管理。
根据服装企业的特点,他们将服装企业分为服装加工企业(生产管理+进销存管理+财务管理+网上订单管理+网上产品展示厅等),服装贸易公司(进销存管理+财务管理+网上订单管理+网上产品展示厅等)。为此,他们推出了IT--2000服装管理软件的标准版、专业版、企业版。
1.IT--2000服装管理软件标准版(单机)主要功能包括采购管理、销售管理、分销管理、库存管理、客户管理、财务处理、收支管理、凭证管理、结账处理、账表查询等。
2.IT--2000服装管理软件专业版(网络)本软件包括三个终端软件。
主要功能包括:采购管理、销售管理、分销管理、库存管理、客户管理、财务处理、收支管理、凭证管理、结账处理、账表查询、网上产品展示厅等。
3.IT--2000服装管理软件企业版(网络)本软件包括三个终端。主要功能包括:采购管理、销售管理、分销管理、库存管理、客户管理、财务处理、收支管理、凭证管理、结账处理、账表查询、网上产品展示厅、网上订单管理等。

(二)成功案例——国内某羊绒制品集团公司
1.公司介绍企业现有8个生产工厂,1个营销中心,6个配送中心,40家分公司,200家形象专卖店。企业年营业额12亿元人民币,各种制成品年产量为200万件,其中内销90万件,外销110万件。
2.信息系统建设前的状况
库存存货:4亿件
年流失:320万件
订货周期:每年开一次订货会,订货实施周期为一季度。
庞大的市场需求和先人为主的优势,加上决策者深谋远虑,使得企业规模发展迅速。但是由于全国市场扩张太快,使得企业对市场反映变得迟缓,订货周期很长,库存积压严重,新产品投放市场周期长,产品流失非常严重。这时建立严格、规范、科学的管理体系已经成为迫在眉睫的任务。在这种情况下,公司决策层决定建立集团公司内部信息管理系统,实现整个公司范围内物流和资金流的实时控制和集成处理,并以信息的形式及时传递到企业的管理层和决策层,做到对企业的物流、资金流和信息流的全面集成和统一管理。

3.IT一2000服装管理软件企业版的实施IT一2000服装管理软件企业版为服装企业全面提供计算机管理解决方案,该系统包括:生产管理子系统、营销管理子系统、采购管理子系统、调配管理子系统、库存管理子系统、连锁专卖管理子系统、财务管理子系统、人事管理子系统、领导查询子系统、网上超市管理系统等。

IT--2000服装管理软件企业版的系统功能结构图如图7—14所示。
该系统具有以下特点:
(1)能支持大中型企业跨地区的体系化管理模式。
(2)采用浏览器/服务器与客户机川艮务器相结合,支持电子商务应用模式。
(3)对于异地网络数据实现实时传输,以保障数据安全传递,由于每单位数据传输量小、速度快,因此弥补了单位费用高于普通邮件的不足,更重要的是保证了企业的数据准确、安全、真实。
(4)由图可见,总部销售采用互联网与公用电话网,与地区分公司、各生产基地相连,能支持多种网络传输方式。
(5)支持多种大型数据库管理系统和数据仓库技术。
(6)严格的用户权限及信息安全性和可靠性,企业的管理信息系统的应用和实施是一个系统工程,需要从政府到职能部门、从地方到企业的共同努力,才能使服装行业的信息化管理的普及率得到整体提高,也最终使我国的服装企业面对全球化的市场竞争立于不败之地。

4、IT--2000服装管理软件企业版的实施效果
库存存货:6000万件
年流失:16万件以内
订货周期:每年开两次大型订货会,订货实施周期为两周。
企业庞大的库存积压已经不复存在,生产与市场的结合更加紧密,订货合同的实施周期、新产品的上市时间都已经大大缩短,体现出了市场需求型生产加工的优势?;跗妨魇б步档搅死纷畹退?。企业的生产、包装、配送、营销、服务都体现出了一个大企业的风范。

案例二:东莞梦洋制衣有限公司MIS建设案例
(一)企业状况
东莞梦洋制衣有限公司属生产营销型企业。目前产品以女装为主,男装为辅。企业已初具规模,有五百多名员工。销售网络遍布全国各地,以代理经销为主要销售模式,已有上百家客户和二十多家自营专卖店,其品牌在广东地区颇具知名度。企些规模的扩大,各部门的协作配合、部门员工的考核是公司管理的重点。同时,对外部资源的管理问题也日益突出,尤其是对外协加工的管理。

(二)解决方案
通过玮星科技与梦洋公司项目小组的共同商讨,确定了信息化管理的总体战略和实施步骤:完善客户管理机制,以销售管理为主,原材料管理为辅,建立企业内部配套的采购、仓储、财务收付管理体系。

(三)系统??榧笆凳?br /> 该系统包括:服装内贸营运管理系统、面辅料管理系统、基础???系统维护、系统参数)、档案管理等???。
系统开发分三个阶段:
第一阶段:采购管理、批发销售管理、分店销售管理、物流调配管理、库存管理、价格管理等??榈目?;
第二阶段:开发应收管理、应付管理???;
第三阶段:面辅料管理系统。
实施针对原先业务流程,依据信息管理系统,玮星科技按照标准的实施流程进行系统实施进程,主要包括:业务流程及组织机构描述、员工岗位规范、人员培训和系统初始化。

(四)实施重点
梦洋公司的客户类型有加盟、代理、批发等多种,不同的客户,价格政策、退货政策都不尽相同,企业对客户的管理目标卒原先手工管理的基础上根本无法实现。通过项目小组的分析,利用系统强大的客户配补断管理和退货数量自动控制功能以及灵活的价格管理功能,首先对客户进行分类分级,制定相应的价格和退货管理方案,使企业当初的设想成为现实。

(五)运行效果
(1)从根本上解决库存数量经常不准确的问题。经分析,日常单据经?;岱⑸?、掉、漏、手工误填等情况。为了从根本上杜绝这种情况的发生,通过建立合理高效的工作流程,利用系统严密的权限设置,使各业务部门职责分明、协调统一,相应的使部门间的监督管理加强;从前的手工三本账转变为电脑统一记账,大大减少了人员重复记账、统计的工作量,误操作情况基本杜绝。
(2)实现企业数据共享。实施系统前,销售部配货无法知道成品库的准确库存,更不要说半成品的数量了。要了解客户的账目也需要财务部查账后才能知道。实施系统之后,销售部在本部门的电脑上就可以进行查询到成品款色规的库存分布数据,以及客户的账目余额情况。生产计划部门根据营销计划和成品库存情况,参考面料的库存数量,及时合理安排生产计划和原材料采购计划,以配合销售部门提高销售业绩。
(3)加强业务控制。对上百个客户,依据客户类型分别设定每个客户的折扣率、欠款上限、配补断退货率和退货期限,利用系统强大的客户管理能力,实现对客户发货价格、应收账款、退货数量的自动控制,并可将控制权通过授权码的方式授予部门经理或其他人进行管理。
(4)库存积压资金减少。实施系统后,系统及时地记录了市场销售、库存信息,通过系统进销调存分类查询,及时、合理地进行物流调配,盘活库(店)存;同时,对生产计划的制定又具有指导意义,准确的生产计划能降低库存量。
(5)加强对市场价格的管理。梦洋公司分销渠道众多,价格灵活,系统实施前根本无法实现对价格的控制。实施系统后,通过调价单的制作,可以对不同对象实施不同的折扣政策,在填写发货通知单时,销售价格能根据有效的调价单自动生成,提高公司对商品的价格的管理能力。
(6)提高企业工作效率。实施系统前,如需要一份库存报表,仓库要进行实物盘点、统计、计价,要大量的人物、时间才可以得到。实施系统后,可随时打印库存报表或账目清单。
(7)提供了大量的辅助决策查询报表,包括对单品销售趋势、区域销售对比,以及单品库存分布、采购和往来分析,帮助企业准确及时掌握物流信息,提高市场快速反应能力。

随着信息经济时代的来临,尤其是中国加入WTO后,作为我国传统产业的服装企业要想在激烈的市场竞争中,求得生存和发展,必须改变目前

管理手段落后、管理效率低下,以及不能根据市场对服装款式、花样和面料需求的变化做出及时反应的状况。为此,需建立一个完整高效的服

装管理信息系统,以适应“多品种、小批量、高质量、快交货”的快速反应的行业趋势,并通过它的建立达到组织结构和业务流程的重组,尽

快改变我国服装企业管理落后的局面。

由于服装企业的业务流程非常复杂、繁琐,许多服装企业每天需要处理成百上千的库存单位,并要管理大量的款式、结构、客户标识甚至

更多的数据。在这种复杂性极高的经营管理中,精确的预测、材料采购管理、生产计划和分销管理显得尤其重要。因此,服装企业信息系统的

建设既是企业自身发展的需要,也是信息时代企业发展的必然趋势。

第一节服装企业信息系统概述
服装行业的结构特点是以中小服装企业为主体,其产值占行业产值的80%以上。与大型企业相比,中小服装企业具有资产少、资金缺乏、科研力量薄弱、管理水平低等特点,这给服装企业信息系统的建设带来了一定难度;同时服装行业受季节性和流行时尚的影响较大,企业既要把握好服装的流行趋势,又要以尽可能小的库存支持尽可能高的销售,因此服装企业信息系统的建设应符合行业自身的特点。目前已有多家专业公司研制开发了适合服装行业特点的不同版本的服装管理软件,如一IT2000服装管理软件、百胜服装管理软件等,并已在九牧王、七匹狼、沙驰、TONYWEAR等著名服装企业中全面应用,大大提高了企业的管理效率和经营水平,使企业在激烈的市场竞争中处于优势地位。

在介绍服装企业如何建设与实施管理信息系统之前,首先介绍管理信息系统的概念、结构和功能。

一、管理信息系统的定义
管理信息系统MIS(ManagementlnformationSystem)是一个由人、计算机等组成的能进行管理信息收集、传递、储存、加l维护和使用的系统。它能实测企业的各种运行情况,利用过去的数据预测未来,从全局出发辅助企业进行决策,利用信息控制企业行为,帮助企业实现其规划目标。
二、服装企业信息系统的总体结构
不同的服装企业有不同的组织结构、产品结构以及工艺流程,造成了不同信息系统在结构上的差异性,但其基本生产流程大体上是相同的。首先,接收订单,由计划部门制定生产计划,然后由物料管理部门准备所用面料和辅料,最后交由生产部门组织生产。生产过程包括裁剪、缝制和熨烫等环节,最后检验、包装、储存。因此,服装企业信息系统的总体结构大体上是一致的。

一个服装企业的MIS一般由服装生产管理子系统、服装销售管理子系统、财务报表管理子系统、成衣库存管理子系统等组成,其一般模型如图7—1所示。

三、服装企业信息系统的职能结构
管理信息系统作为一个系统必然有一定的结构,这种结构反映了各部分之间的关系、各部分的特点、面临的主要问题以及人们的认识水平和技术水平。下面以秘奥服装企业管理软件为例,说明MIS的职能结构构成。

秘奥服装企业管理软件是在详细分析了众多用户需求,结合多年分销管理等大型数据库开发经验,集中大量人力为中小型服装企业精心研制的新一代管理软件,使企业从订单到采购、从采购到生产、从生产到销售的所有工作流程能够在电脑系统控制下顺畅地完成。

该系统包括布料厂商管理、成衣厂商管理、布料管理、成衣管理、采购管理、销售管理、库存管理、应收应付款管理、统计报表等功能???。提供尺码的矩阵输入功能,可以根据品牌、货号、款式、板型、颜色、组合汇总查询,可对服装企业的物流、资金流、信息流进行一体化管理。每个功能??橛址治舾筛鲎幽??,其中各??榈木咛骞δ苋缦拢?br />
(一)基础数据
1.布料厂商对每一个有业务往来的布料提供商进行登记,并分配一个唯一的代码。
主要数据有:代码、名称、联系人、联系电话、地址、邮编、备注。
2.制衣厂商对每一个有业务往来的制衣厂商进行登记,并分配一个唯一的代码。
主要数据有:代码、名称、联系人、联系电话、地址、邮编、备注。
3.客户资料客户资料即成衣的销售单位,如商场、客商、门市等。
主要数据有:代码、名称、联系人、联系电话、地址、邮编、备注。
4.布料档案在该??橹锌啥哉鱿低乘婕暗乃胁剂显は冉卸ㄒ?。
布料信息主要包括以下数据:代码(为每种布料设置相应的货号,注意代码必须唯一)、名称、门幅(m)、织物规格(g/m)、颜色、生产厂商、系列号、参考进价、备注等。
5.成衣规格成衣规格主要包括成衣规格、男装用料定额、女装用料定额。其中用料定额是用于生产管理进行销布处理。
6.成衣档案成衣资料主要包括以下一些数据:服装品牌、成衣代码(即每种成衣的货号,该代码在每一个品牌中必须唯一)、成衣名称、男女、长短袖、规格、布料代码(该成衣主要采用哪种布料生产)、用料定额、参考售价(该价格只起参考作用,实际销售时的价格每次可不同)等。
7.仓库设置该系统支持多仓库管理,主要包括以下一些数据:仓库代码(仓库代码必须唯一)、仓库名称、所在地址、负责人、备注等。

(二)采购管理
1.采购订单采购订单是服装公司向布料厂采购布料的单据。根据生产需要开出布料采购订单交给布料生产商,并要求将布料送到指定的成衣生产商处。主要包括单据号、定货日期、交货日期、布料厂商、交货地点及每种布料的订购信息如:布料代码、门幅、织物规格、数量、备注等。
2.成衣订货单成衣订货单是服装公司向成衣厂订做衣服的单据。该??橹魅挝袷窍虺梢律滔麓锷┑?,规定其交货日期,所要生产的服装品牌、成衣代码、所用布料、每种布料的米数和每种规格要制作服装的数量。

(三)生产管理
生产管理中包括成衣订货单、布料入库管理及布料出库管理。
7.布料入库管理服装公司按布料商和日期对每一匹布料的入库情况进行登记,登记内容主要是单据日期、布料商名称及从该布料商处订购的布料信息如:布料代号、门幅、匹数、米数、总米数、备注等信息。
2.布料出库管理对成衣厂做完要求的成衣所用每种布料的数量,登记的内容主要是单据日期、布料商名称、成衣厂商名称、成衣厂所用每种布料的数量及其成衣情况(如裁剪件数、成衣件数、每件用料、结余布料)。

(四)成衣库存管理
成衣库存管理细化到服装的款式、规格。分为成衣入库管理、成衣出库管理,成衣盘点管理。
1.成衣入库管理成衣入库管理分委托加工成衣入库和成品成衣入库。将制衣商运来的服装入库到服装公司的仓库的管理操作。登记的内容主要是人库日期、经手人、成衣厂商、进货仓库和该成衣厂所生产的服装信息(不同品牌不同成衣代码的不同规格服装的数量、成本单价及金额)。
2.成衣调拨管理成衣调拨管理是将入库中的成衣发货到各仓库的管理操作(在此未人库和入库不足的服装,系统不允许确认调拨)。成衣调拨时填写调拨单,在确认后系统自动调整库存数量。调拨单主要由调拨日期、经手人、出货仓库、人货仓库和服装的信息(这里的服装信息由不同品牌不同成衣代码的不同规格服装的数量组成)构成。
3.成衣盘点管理可随时进行,无须停业或者连夜突击。当用户选择仓库后,系统自动统计出该仓库存放过的所有服装的账面数量,让用户(盘点人)统计盘亏数量后,自动填人该服装的成本单价,计算盘点金额。如为盘盈,自动生成成衣入库单;盘亏,自动生成成衣出库单。
此外系统提供成衣库存查询和成衣进销存报表。
4.库存查询及进销存报表成衣库存查询可按日期、服装品牌、成衣代码来查询,是供用户查询服装在各个仓库里的数量。
成衣进销存报表主要用于查看某段时间内仓库的库存变化情况及服装销售(出库)的利润??獯姹浠榭霭ǜ髌放撇煌梢麓氩煌娓竦钠诔跏?、金额,入库数量、金额;出库数量、金额;盘点数量、金额和期末数量、金额??砂床挚?、品牌、成衣代码来分别查询。

(五)销售管理
销售管理主要用于对服装销售情况进行记录,并生成应收款。
].销售管理销售管理是指服装从仓库发货到各卖场(库存减少)之后,从各卖场回笼的一段时间内的实际销售情况,对该销售情况进行登记后,系统自动生成应收款。在登记时主要填写日期、卖场和所销售服装的信息。

2.成衣销售退货单成衣销售退货单企业在售出货品后,因某些原因客户要求退货,企业根据情况同意退货后,首先应办理“销售退货单”,将退货款退还给客户,或将退货款挂入该客户与本公司的有关账户上。本??橛美醇锹枷弁嘶醯木咛迥谌?。此外系统提供销售统计和成衣销售报表。
3.销售统计在商品销售后,如果需要了解某一期间内多个客户的销售情况必须使用销售统计报表。分别细化到客户、成衣品牌和成衣代码。
4.成衣销售报表成衣销售报表,是由系统根据一定期间内成衣销售的情况,自动汇总生成的。它能及时为客户提供准确的成衣销售情况。
5.统计分析统计管理是对销售情况的分析,从而使用户进行决策支持。
(1)当日成本、利润、报表唾手可得。
(2)单个服装销售趋势图形,帮助客户把握当前销售的趋势,为企业发展提供科学依据。
(3)销售构成分析可使用户及时调整上架商品结构,把握每一种商品的销售高潮。

(六)财务报表管理
1.布料应付报表布料应付报表,是由系统根据一段期间内购入布料和布料付款的情况,自动汇总生成的。它能及时为客户提供准确的时点布料应付款的情况。
2.成衣应付报表成衣应付报表是由系统根据一段期间内加工、购入成衣和成衣付款的情况,自动汇总生成的。它能及时为客户提供准确的时点成衣应付款的情况。数据细化到成衣商、成衣品牌和成衣代码。
3.销售额收款报表销售额应收款报表,是由系统根据一段期间内成衣销售和成衣收款的情况,自动汇总生成的。它能及时为您的客户提供准确的时点销售额应收款的情况。数据细化到客户、成衣品牌和成衣代码。
4.财务收支报表财务收支报表,是由系统根据一段期间内公司各种金额的收支的情况,自动汇总生成的。它能及时为客户提供准确的时点财务收支的情况。
5.财务费用报表财务费用报表,是由系统根据一段期间内公司内部费用的收支的情况,自动汇总生成的。它能及时为客户提供准确的时点财务费用的情况。
6.财务收支汇总报表财务收支汇总报表,是由系统根据一段期间内布料商、成衣商、客户(销售)的应收应付情况,自动汇总生成的。它能及时为客户提供准确的各种应收应付的情况。

(七)系统维护
包括系统初始化、参数设置、操作员管理、数据备份、数据恢复等???。

四、MIS在企业中应用的发展
管理信息系统是一个随着时代的发展而不断发展的概念。管理信息系统起源于20世纪60年代。40年来,系统的规模、信息处理能力和应用范围有了很大发展,MIS已经深入到管理活动的各个层次和社会生活的各个领域。根据MIS应用于管理层次的不同,我们把它的发展划分为以下几个阶段:

(一)电子数据处理系统EDPS(ElectronicDataProcessingSystems)
早期的电子数据处理系统出现于20世纪60年代。
电子数据处理系统,有时也口q做事物处理系统TPS(TransactionProcessingSvs·tems),主要用于企业日常业务的处理活动,例如工资核算、销售订单处理等。它的特点是数据处理的计算机化,目的是提高数据处理的效率。
服装企业中一些典型的EDPS有服装销售订单处理系统、服装生产进度报告系统、成衣库存管理系统、账务处理系统、考勤登记系统和人事档案管理系统等。
今天EDPS在各行各业中正发挥着不可替代的作用。它不仅直接支持组织的各项基础业务活动的实现,并且也为组织内各级管理人员提供业务运行状况的第一手资料,同时也是组织中其他各类信息系统的主要信息来源,现代企业已无法离开EDPSo

(二)管理信息系统MIS(ManagementlnformationSystems)
20世纪70年代初随着数据库技术、网络技术和现代管理方法的发展,把企业中各种n)s集成起来,实现信息的高度集中与共享,为企业的全面管理创造条件已成为信息系统发展的必然趋势,于是管理信息系统逐渐成熟起来。
管理信息系统能提供集中、统一的信息资源,为各级管理决策人员服务。

(三)决策支持系统DSS(DecisionSupportSystems)管理信息系统能够提供大量的报告,但经理很少去看,原因是它们不支持决策,这种状况阻碍了MIS的发展。因此,MIS不仅要支持信息的处理,而且还要向上发展,支持决策。DSS是利用决策模型和分析功能,通过人机交互帮助决策者探索可能的方案,为决策者提供决策所需的信息。
典型的DSS应用有销售分析与预测、生产计划管理、成本分析、定价决策分析等。
DSS是MIS的重要组成部分,同时又是MIS功能上的延伸,DSS是MIS发展的新阶段??梢匀衔?,DSS是具有管理、辅助决策和预测功能的MIS。
综上所述,EDPS、MIS和DSS各代表了信息系统发展过程中的某一阶段,但至今它们仍各自不断地发展着,而且是相互交叉的关系。EDPS是面向业务的信息系统,MIS是面向管理的信息系统,DSS则是面向决策的信息系统。

【DSS案例一】某服装决策支持系统功能的实现
1.对多品种生产优化决策的支持由于顾客审美观点多样化、流行趋势以及季节性等多种因素的影响,使服装企业的生产出现了“多品种,小批量”的趋势。另外,在某一特定时期,企业可能收到多个来自不同客户的订单,这些订单在面料、款式和数量以及交货期等方面都不相同。如何对订单进行合理取舍,使得企业在一定的人力、物力、财力资源的约束下,取得最大的经济效益。这些都涉及产品品种优化选择决策。在该决策支持系统中,运用线性规划和多目标规划方法,根据影响服装生产的几十个因素变量和约束条件,可制定出最优的生产计划决策。

2.对产品销量预测的支持在企业生产经营活动中,经常要对产品的销量进行预测,然后在此基础上再结合订单,制定出企业的生产计划。准确的预测结果是制定生产计划、安排材料采购等工作的基础。在服装企业,由于其产品在不同的季节销量将会有很大差异,例如,短袖衬衫,在夏季的销量要明显比秋冬季的销量大得多,因此采用对季节敏感的预测方法对服装企业具有重要意义。

【DSS案例二】某棉纺织厂配棉计算决策支持系统
不同的棉花的长度、细度、成熟度、强度、吸水性,还有价格和运输费用都有所不同,因此,每种棉纱也就具有不同的特性。一根成品纱通常由几十根不同的纱混纺而成,那么,应当选用什么棉、多少支纱来混纺,才能达到棉花性能和成本的目标要求?某棉纺织厂用线性规划方法建立了一组包含几十个变量、几十个方程的数学模型,通过决策支持系统来进行配棉计算,取得了可观的经济效益。

★服装企业信息系统的开发过程
信息系统的建设是一项耗资大、历时长、技术复杂且涉及面广的系统工程,一个服装企业要想成功实施MIS系统,在系统开发时,必须运用科学的方法,按照严格的步骤来进行开发,这将关系到系统建设的成败。早期的开发者由于对问题的复杂性缺乏认识,对建设中遇到的困难没有充分的思想准备和有效地克服困难的方法与手段,经常导致系统建设的失败。后来,随着结构化系统开发方法、原型法等一批行之有效的开发方法的相继出现,在信息系统的建设中取得了良好的效果。下面以结构化系统开发方法为例,介绍服装企业信息系统的开发过程。

一、结构化系统开发方法的阶段划分
用结构化系统开发方法开发管理信息系统可分为三个阶段:系统分析、系统设计和系统实施。在开发前需进行系统规划,开发后进入系统运行和维护阶段。

二、系统分析
(一)系统分析的任务
系统分析的任务是:系统分析人员在详细调查基础上充分了解用户需求,通过问题识别、可行性分析、系统化分析,完成新系统的逻辑方案的设计,并撰写系统说明书。系统说明书审核通过后,将作为系统设计阶段的依据。
系统分析阶段的主要活动有:
(1)初步调查。提出系统的目标、规模和主要功能的初步设想,系统开发所需的资源,完成系统开发建议书,交有关部门审核。若通过审核,则进人可行性研究。
(2)可行性研究。包怔技术上可行性、经济上可行性、规章制度上可行性、进度安排上可行性以及运营可行性的研究。提出可行性研究报告、系统开发任务书,交有关部门审核。若同意,则下达系统开发任务书。
(3)现行系统详细调查。详细调查现行系统的结构、功能和工作过程,建立现行系统的逻辑模型,发现现行系统存在的问题,提出现行系统的调查报告,最后通过审核。

(4)提出新系统逻辑方案。明确用户信息需求,提出新系统的逻辑方案,撰写系统说明书,交付审核。若同意,则进入系统设计阶段。
(二)结构化系统分析方法和工具
结构化系统分析方法就是结构化方法的基本思想和主要原则在系统分析阶段中的应用所形成的一系列具体方法和有关工具的总称。按照结构化方法的基本思路我们把系统分析这一阶段分解成四项主要活动,每项活动完成若干任务,应用一系列工具,做出符合标准与规范的产品。用结构化系统分析方法的有关工具有:
.数据流程图
.数据字典
.判断树
.判断表
.结构化语言
(三)数据流程图DFD(DataFlowDiagram)
数据流程图就是企业中信息运动的抽象,它描述了企业中数据的流动、存储和处理的逻辑关系,是一种能全面描述信息系统逻辑模型的主要工具。它不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织,不涉及技术细节,所描述的内容是面向用户的,即使完全不懂信息技术的人员也容易理解。

1.DFD的基本组成符号DFD由四种基本符号组成,下面我们介绍这四种基本符号及作用。

(1)外部实体(ExtemalEntity)。外部实体是指系统以外又与系统有联系的人或单位。它用一个小方框并外加一个立体轮廓来表示,在方框内写上外部实体的名称。
(2)处理(Pmcess)。处理是指对数据的逻辑处理功能,又称为处理逻辑。在DFD中,它用一个带圆角的长方形来表示。一个处理由标识部分、功能描述部分和功能执行部分三个部分组成。
(3)数据(DataFlow)数据流表示流动着的数据,一般是指处理功能的输入和输出,用一条带箭头的线表示。
(4)数据存储(DataStore)数据存储表示数据保存的地方。这里的“地方”并不是指保存数据的物理介质,是指逻辑意义上的数据存储环节。在DFD中,用右边开口的长方形表示。

2.绘制数据流程图的主要原则
(1)正确识别边界和系统本身功能。DFD是某个系统的逻辑模型。系统分析人员要根据调查材料,首先识别出哪些不受系统控制、但又对系统运行有影响的外部环境,这些外部实体就是系统的数据输入的来源和输出的去处。确定了系统的边界,就可以集中力量分析、确定系统本身的功能。
(2)数据流程图是分层次的,绘制时采取“自顶向下”逐层分解的办法。管理信息系统庞大而复杂,不可能用一两张数据流程图就能明确、具体地把整个系统的逻辑功能描述出来,自顶向下的原则为我们提供了一条清晰的思路和标准化的步骤。
(3)数据流程图只反映数据流向、数据处理和逻辑意义上的数据存储,不反映任何数据处理技术过程、处理方式和时间顺序,这样只从系统逻辑功能上讨论问题,便于和用户交流。
(4)数据流程图绘制过程,就是系统逻辑模型形成的过程,必须始终和用户密切接触,详细讨论、不断修改。

3.数据流程图的绘制
(1)首先画出顶层(第一层)数据流程图。它把整个系统当作一个数据处理项,着重描述系统与外部实体的联系。表明系统作用的范围和边界。图7—8是某服装厂成衣销售子系统的顶层数据流程图。
(2)对顶层数据流程图中的“销售处理”进行分解,得到第二层数据流程图。
①判定订货处理方式——根据用户信用情况、成衣库存情况和购货金额将订货单按以下三种情况处理:
a)可以赊物,立即发货,同时修改库存账。输出数据流为Dl(订货单)。
b)等有货后再发货,输出数据流为D2(订货单):
c)要求先付款,输出数据流为D3(订货单)。
②开发货票。发货票一式四份,分发仓库、用户和财务科。财务科按此记应收账。
③开付款通知书。
(3)对第二层DFD进一步展开可得到第三层DFD。依次类推,可得到更详细的DFD图。

(四)数据字典DD(DataDictionary)
在结构化系统分析中,数据词典的作用是对数据流程图上每个成分给以进一步定义和说明?;痪浠八?,数据流程图上所有成分的定义和解释的文字集合就是数据字典。
数据字典描述的主要内容有:数据项、数据流、数据结构、数据存储、处理过程和外部实体。
数据字典对DFD中有关系的描述尽可能说明下列问题:
·什么(What)?(是什么或做什么)
·何处(Where)?(在何处或者来自何处,去向何处)
·何时(When)?(何时出现、时间长短)
若干数据项组成数据结构,数据结构的成分也可以是其他数据结构。数据字典通过数据项和数据结构来描写数据流、数据存储的属性。

例1:数据项的定义
数据项又称数据元素,是不可再分割的数据单位。在数据字典中,需描述以下属性:编号、名称、别名、类型、取值范围、长度等。

例2:数据结构的定义
一个数据结构可以由若干数据项组成,也可以由若干数据结构组成,还可以由若干数据项和数据结构的组合组成。DD中对数据结构的定义包括以下内容:
.数据结构的名称和编号
.简述
.数据结构的组成表

(五)判断树与判断表
1.判断树(DecisionTree)判断树又称决策树。如果一个加工处理具有多个决策,每个决策和多个条件有关,用判断树来描述整个决策过程较为直观、方便。图7—11是某服装企业员工申请资金待批的例子。
2.判断表(DecisionTaHe)判断表又称决策表。它采用表格方式来描述加工处理的逻辑过程。

三、系统设计
系统设计的任务是:在系统分析阶段提出的逻辑方案的基础上,根据现有的技术条件、经济条件和运行环境,确定系统的实施方案。该阶段的主要活动有:
(1)系统的总体设计。包括功能??榛?、系统流程图设计等。
(2)代码设计。
(3)计算机和网络系统配置方案的设计。包括硬件设备的配置、通信网络的选择和设计、数据库管理系统和操作系统的选择等。
(4)数据存储设计。主要是数据库的设计。
(5)处理过程设计。包括输出设计、输入设计。
(6)系统实施进度与计划的制定。
(7)“系统设计说明书”的编写。

四、服装信息系统开发举例
下面以某服装咨询信息系统为例,介绍设计阶段的主要活动。该系统是专门为服装企业输送或传递服装流行、科技、经济和管理信息的信息咨询系统。

(一)系统总体设计
1.系统功能根据服装企业的运行特点和实际需要,服装信息管理系统应具有以下几个方面功能:
(1)服装流行咨询。供服装企业及时和准确地获悉国内外各类服装的流行趋势信息,具体包括国内外权威机构或媒体不同年份和最新发布的流行色、流行面料及服装款型信息,为企业的产品设计和批量生产提供决策依据。
(2)服装市场咨询。建立国内外主要服装类产品消费指数、价格行情、进出口贸易数据库,供企业快速查询和掌握外部市场状况,并据此调整产品结构和内外销市场结构。
(3)服装科技咨询。采集国内外最新服装科技及相关科技领域的动态信息,为企业设备更新和改造、新工艺选择和新产品开发提供参考依据。
(4)服装企业管理咨询。建立与服装企业密切相关的国内外政策法规文件库、国内外主要相关和同行企业名录库,为用户企业提供政策导向、工作方便和业务机会。
2.硬件系统结构设计该系统采用了NovellNetware局域网网络系统,以实现信息高效、便捷地输人、存储和传输。其中服务器提供网络软件系统环境和所包括的服装流行、科技、市场、管理各类信息存储,与外系统即用户企业的接口、系统所依托的服装信息机构各工作站具体输入、查询和管理各项信息,且利用系统内部电缆将各工作站与服务器连接起来,然后通过服务器与用户企业使用通讯线路进行远程联结,向后者发送和传递所需信息,实现资源共享。
3.软件系统结构设计根据服装流行信息具有图文、声像并貌的特点,且此类信息在整个系统中据中心位置,故服装咨询信息系统采用以目前国内优秀的汉字系统、国外先进的数据库系统FoxPro为基础的Fbase图文声像数据库系统。该系统运行速度快,尤其适用大型数据库的运行和操作,而且能处理各种图像、丰富的图形、矢量汉字、声音文本数据等媒体,为整个服装咨询信息系统各个功能的实现提供了有效的保证。Fbase具有良好的数据安全性,维护方便,能够在网络环境下实现资源共享。

(二)数据库设计
根据整个系统结构数据库可以设计为以下几个部分:流行色彩库、新型面料信息库、服装流行款式库、科技信息库、服装消费指数、价格行情、进出口贸易等市场信息库、政策法规文件库等。鉴于整个系统涉及面广且包含内容多,这里我们仅选择服装流行款式库和企业名录库的设计加以介绍。
该数据库存储国内外各类流行服装款式信息。在关系数据库中,数据按二级表的结构进行组织,每一款式信息作为数据库的一条记录。数据库的结构包括:款式类别、编号、名称、流行期、款式图、设计师简介、流行发布机构或媒体等??钍酵际羌锹贾械囊桓鲎侄?,可以通过扫描输人数据库。用户查询采取条件查询,即输入某一特定的条件如“中国首届十佳设计师之一XXX设计的2000年春季流行女装”,则可查到所有满足条件的记录。
数据库的设计是服装信息系统设计的关键环节,设计不合理将会给今后的使用带来很多不便,甚至导致整个系统无法使用。下面再举一个服装管理信息系统数据库设计的例子。
某服装企业服装MIS的数据库应用系统主要涉及内衣的款式、样板、工艺等有关服装设计的各个方面的信息数据,在数据库设计时,先对各个设计环节分别确定所需的字段,再将这些字段划分为表格,但要设计成良好的规范化表格。然后,对有关联的表格通过它们的公共字段建立相应的关系。

(三)界面设计
考虑到用户对象是服装行业的管理和技术人员,对计算机操作不太熟练,设计中应尽量减少键盘输人,多采用鼠标操作,录入时需计算机统计的数据由计算机自动完成;操作界面尽量符合服装企业的风格和习惯;尽量提高人机界面的友好性和灵活性。

★服装企业M1S开发过程中存在的问题及开发策略
一、服装企业在MIS建设过程中存在的问题
经过几年的不懈努力,服装企业的MIS建设取得了较大进展,但尚未全面达到企业生产、经营等项工作对MIS的要求,还普遍存在一些影响MIS建设成功的共性问题。比如,许多服装企业已经或正准备投入高额资金、花大力气建立大规模的计算机管理信息系统,普遍存在着系统建设难以达到预期效果的问题。有的开发规模很大,实际应用的范围却很??;有的系统用与不用似乎没有明显的差别;还有的系统由于技术落后,维护工作量太大,若在原有的基础上扩充功能还不如推倒重来。对这些问题的研究探讨有助于服装企业今后的MIS建设工作,各企业的信息系统管理部门可从中吸取他人经验教训,在MIS建设中少走弯路,让MIS在服装企业管理和经营活动中尽快产生经济效益和社会效益,使我国服装行业MIS建设水平上一个新的台阶。目前,服装行业MIS建设中存在的主要问题表现为以下几点:
(一)整个服装行业内缺乏统一领导协调和规划
从行业上讲,服装行业企业之间信息沟通较少,MIS建设缺乏统一领导和规划,缺少实用的并且全行业通用的信息代码、信息工程规范标准。由于缺乏统一协调和管理,各服装企业进行的MIS开发工作有大量的低水平重复内容,不仅MIS见效慢,而且就整个行业来讲,也造成大量的人力、物力和财力的浪费。
(二)缺乏生命周期全过程管理
许多企业的管理人员,由于对MIS缺乏足够的认识,往往只注重建立数据库和系统编程环节,缺乏对系统生命周期全过程管理,并最终导致MIS建设的失败。因此,一个企业在开发信息系统时,要有信息系统生命周期的认识,严格按照信息系统生命周期的过程,分阶段、分步骤进行建设。同时,要对信息系统生命周期进行过程管理。我们的方针政策、规划计划、分析评测应该包括信息系统生命周期全过程,从宏观上把握住信息系统生命周期链条的各个环节。
(三)急功近利
整个企业开发信息系统的条件还不成熟时,个别部门仅从本部门的利益出发率先实现了计算机管理,但在客观上一个部门不可能完整地设计整个企业的MIS,就企业的整体MIS而言是重复投资,造成人、财、物的极大浪费。
(四)贪大求全
许多企业的信息系统设计得非常完善,但项目完成后却难以发挥其应有作用而成为失败的例子,其原因是忽视企业的当前实际情况盲目追求高新技术。
(五)只重开发不重维护
许多MIS花费了巨大的人力和物力,但投入使用运行后不久就夭折了,原因在于严重忽视软件工程的最后一个也是最重要的系统维护这个环节,从而导致MIS的失败。
(六)重“硬”轻“软”
企业各部门的各级领导都不同程度地存在重硬轻软观念,这些领导缺乏对MIS内涵的足够了解,对购置硬件设备一般比较热心,但对软件的开发和购置,则特别敏感,根本不愿为设计、开发、维护投入资金,最终导致开发的软件质量不高,实用性差,造成整个系统性能低下,硬件资源严重浪费。
(七)缺乏对技术骨干、业务主管人员的培训
许多企业MIS开发人员、技术人员和业务骨干人员在MIS建设中各自处理各自的业务,开发人员缺乏对整个企业的业务知识、业务流程的全面了解,而业务骨干对MIS的作用、计算机能实现的功能了解不足,不能很好地提供数据,达不到系统功能要求??⑷嗽焙鸵滴窆歉捎捎谙嗷チ煊虻闹读私獠蛔?,是造成MIS建设失败的主要原因之一。

二、服装企业信息系统建设的策略
为了保证一个服装企业能成功地开发一个信息系统,使系统在企业中发挥应有的作用,企业在信息系统建设过程中应尽量避免或少出现上述具有普遍性的问题。为此,在系统开发时除了应遵循系统开发的一般规律性,还要采取具有针对性的MIS建设的策略。

(一)制定服装行业统一的MIS建设规范标准,提高整个行业MIS建设水平鉴于当前服装行业MIS建设现状,建议由行业信息中心负责,成立整个行业MIS建设协调组织、领导和规划整个行业的MIS建设;制定服装行业统一的信息编码,系统规范标准、MIS建设实施规范细则,各个服装企业应依据该规范来指导本企业MIS设计、开发、实施、验收和评审工作;在行业内,经常组织MIS建设经验交流活动,推广适合行业特点的MIS技术成果,减少低水平重复开发,避免大量的资源浪费,提高行业MIS整体建设水平。
(二)企业各级领导应重视MIS的建设,并对MIS建设达成共识在企业MIS建设中,不仅企业第一把手应重视并参与MIS建设工作,还要使企业各级领导和业务主管都能认识到MIS建设对企业发展的重要意义,从企业长期发展目标出发,按照企业发展战略规划要求,开发建设本企业的MIS系统。企业领导和各业务主管也要重视学习计算机相关知识及MIS建设理论知识,不断提高自身的信息素质,真正认识到MIS在企业管理中的重要性及MIS建设的艰巨性和复杂性,应杜绝MIS建设的短期行为,企业领导要了解、支持重视并亲自介入MIS的建设。
(三)选择适合本企业特点的MIS开发方法在MIS的开发过程中,应认真研究本企业的经营管理的特点和发展战略,在此基础上进行总体规划并采用先进成熟的理论方法和开发工具(如结构化系统开发方法、原型法、面向对象方法、CASE方法等),提高MIS设计、开发水平。
(四)要有一支懂技术、懂管理的专业人员队伍开发MIS是一个知识高度密集型的工作,从开发、设计、编程、调控到使用维护,都需要既能掌握计算机技术又懂管理的复合人才。大部分服装企业技术力量薄弱,复合人才严重缺乏,因此,对于服装行业更应重视对技术骨干、业务骨干关于MIS建设理论和方法的培训,要使MIS开发人员深入、认真、细致地学习,了解本企业的发展战略和业务流程及计算机能实现的功能、MIS的理论方法等,提高MIS的开发和应用水平。
(五)引进智力,协作开发MIS系统的开发有三种方式:
①用自己的技术力量开发。这种方式开发的软;件,能较好地结合本企业的实际,修改也比较容易。但受技术力量的限制,开发周期长;②全部交给专业开发单位来开发。这种方式开发周期短、见效快,但日后维护困难;
③与协作单位共同开发。在开发过程中,企业的技术人员学习先进的开发思想和开发方法,掌握系统开发的每一个环节,提高自身的素质,为日后使用和维护打下基础。
鉴于服装企业技术力量的现状,第三种方式较为理想。企业MIS的建设和发展,必须依靠企业自身技术力量和业务骨干,他们必须参与到系统的开发过程之中,参与开发的协作单位只能起技术支持作用,应尽量避免采用交钥匙工程的方式。
(六)系统建设与组织结构重构同步进行
从信息系统生命周期的角度来看,新系统是对旧系统的替代,旧系统适应企业原有组织结构,新系统的实施必然带来企业组织结构上的变化(如计算机系统代替了原有的手工系统,围绕新系统企业应建立相应的专门机构),新系统为适应新的信息处理手段,一般要求组织结构由“金字塔型”向“扁平型”转化,组织结构重构应该成为MIS建设过程中的重要一环,否则,新系统将不能适应现代信息处理的特点,不能满足企业根据市场的变化迅速做出反应的系统要求。

文章来源:秘奥软件网,中小企业信息化领跑者!全国咨询热线:400-9908-527_www.greenabellacavaliers.com


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