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中小企业从何做起控制采购成本

★锱铢必较——降低采购成本的方法

采购成本的降低可以从许多方面来达成,但是,在进行成本降低的同时,必须要了解成本降低的主要目的是在找出并减少不必要的成本部

分,并且,在不影响产品品质的前提下,将成本作最有效的分配利用。任何与此相违背的决定,都值得深思熟虑再下决定。

"成本"是采购人员心里"永远的痛", 那时因为采购人员无时无刻不在面临成本的压力。企业营运的主要目标是为股东创造最大的财富利益, 所以, 经营者在审核年度绩效时, 投资回报率便成了最好的参考数字。成本降低可从许多方面来实施, 但是,在进行成本降低的同时必须要了解, 成本降低的主要目的是在于找出 并减少不必要的成本部分, 并且在不影响产品质量的前提下, 将成本做最有效的分配利用。 任何与此原则相违背的决定,都值得深思熟虑。

降低采购成本的方法有很多,归纳起来,有以下几种方法:

一、供应商早期参与
在产品设计初期,选择伙伴关系的供应商参与新产品开发小组。通过供应商早期参与的方式,使新产品开发小组依据供应商提出的性能规格

要求,极早调整战略,借助供应商的专业知识来达到降低成本的目的。

二、材料标准化采购
材料标准化在采购领域中是一个重要的却常常被忽视的成本节省技术。不论在什么时候,都要尽量避免采用国外的材料或稀有的材料。标准

的、普通的材料通常来说都是不太昂贵的。

不论在什么时候,采购部门应尽量避免工程性部件。采购部门的技术说明书往往是和工程师的蓝图联系在一起的。例如混凝土搅拌机的设

计说明书要求使用一种特殊的圆筒来代替标准的、现成的圆筒,采购部门别无选择,只得对这种特殊的圆筒进行招标,这通常意味着要付出较

高的价格或者要接受一个较长的从订货到交货之间的时间。这种工程性部件严重地限制了采购人员平常对供应商所具有的谈判地位,也就限制

了采购部门降低成本的途径。

三、把握价格变动的时机
价格会经常随着季节、市场供求情况而变动,因此,采购人员应注意价格变动的规律,注意对采购市场的调查和信息的收集、整理,只有这样,才能充分了解市场的状况和价格的走势,把握好最有利的采购时机。如果采购部门能把握好时机和采购数量,会给企业带来很大的经济效益。

四、开展电子采购
企业的采购如果管理不善,采购的原料价格过于昂贵会导致企业生产成本过高,如果采购的原料质量低下,无论在生产过程中如何管理和控制,其产品都将直接受到影响,会导致次品率增加。而采购过程中之所以经常出现问题,大多是由于过多的人为因素和信息闭塞造成的,通过百联网可以减少人为因素和信息不畅通问题,在最大限度上降低采购成本。

五、加强战略成本核算
如果采购人员能够估算供应商的产品和服务成本,就可以有力地洞察并控制采购流程,这样,就能够采取下一步行动:在谈判中压低采购价格,以尽量减少材料成本。材料和劳务成本占产品总成本的比重最大。因此,降低材料成本对降低总成本、提高企业利润有重大影响。战略成本核算由以下几个步骤组成:

1.估计供应商的产品或服务成本
我们可以通过参观供应商的设施,观察并适当提问以获得更多有用的数据;有些情况下,可明确要求供应商如实提供有关资料,以估算供应商的成本。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后,可安排一些使自己在价格上有利的谈判,并尽可能加强沟通和联系,即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径,从而降低自己企业的材料成本。进行这种谈判,要始终争取双赢的局面。

2.估测竞争对手的产品或服务成本
对竞争对手的产品或服务成本进行估测,并有针对性地采取措施,能使公司在市场中掌握主动权。这种先发制人的姿态可以使企业保持业界的领先地位,并最终使其保持盈利,长久地生存下来。在你着手于某一领域并实施改善成本前,你须先估测竞争对手的成本,将其与公司实际成本相比较。

在进行竞争对手成本分析时,必须首先从各种渠道获知大量相关信息,初步估计竞争对手的各项成本指标,如找出竞争对手的供应商,以及他们提供的零部件的成本,分析竞争对手的人工成本及其效率,评估竞争对手的资产状态及其利用能力等??刹捎貌鹦斗治龇ń赫允值牟贩纸馕悴考?,以明确产品的功能与设计特点,推断产品的生产过程,对产品成本进行深入了解。公司以竞争对手的成本结构为参照,作为计量自身成本业绩的标杆,即以此作为目标来进行系统的、有组织的学习与超越,为公司降低成本提供具体的目标和途径。

3.确定这些流程和产品改变对公司的价值
公司考虑作出的任何改变都要从短期和长期效果两方面来衡量。要发现提议的改变对财务状况的长期影响,现金流比单纯的净利润更容易看到全局。

除了以上介绍的方法之外,采购二手机器设备、运用不同的议价技巧、选择具价格优势的运输公司或考虑改变运输方式等也可达到降低成本的目的。此外,还可利用具有高风险的采购策略,如商品期货操作,采购材料超出目前或将来的需求以期争取价格优势的投机采购。

总之,任何可以节省费用的手段都应该是采购值得考虑的对象,但必须合情、合理、更要合法,有利于供应商的伙伴关系。至于上述何种方法应该优先采用,何种方法更好,则需要采购人员运用自己的专业技能和工作经验加以综合判断和灵活运用。

★互联网在降低采购成本中的新应用
在信息技术的推动下,采购管理的电子化、信息化和网络化趋势十分显著。传统的人力作业的采购方式已不能满足现代企业运营的需要,它不仅效率低、用工多、成本高、差错多,而且缺乏优势,不能满足多品种、小批量、地区分散、集中调配和适时、适量采购的要求。企业与企业之问的采购交易活动也不断升级,网上采购成为许多企业的新选择。不少中小企业实施网上采购后,采购成本连年下降。那么,互联网在降低采购成本中有哪些新应用呢?具体说来,体现在以下几个方面:

一、利用互联网获取原料最低价
利用互联网信息量大、沟通便捷的特点,企业可以在全球范围内及时地同供应商进行广泛交流,增加了以最低价交易的机会,从而保证了在最大限度上降低采购成本。

二、利用互联网获得最大批量折扣价
利用互联网可以将采购信息进行整合和处理,统一从供应商订货,以求获得最大批量折扣。如美国的沃尔玛就是通过其零售管理信息系统将需要采购的信息统一汇集到总部,然后由总部再通过网络统一向供应商批量订购,获得最大限度的实惠。

三、利用互联网实时采购降低库存
利用互联网将生产信息、库存信息和采购系统连接在一起,可以实现实时订购,企业可以根据需要订购,最大限度降低库存,实现“零库存”管理。这样做的好处是,一方面可以减少资金占用和减少仓储成本,另一方面可以避免价格波动对产品的影响。如美国的戴尔公司通过其灵活的网上采购系统,将其零部件库存时间压缩到一周以内,而其他电脑公司则多达一个月甚至三个月,这对计算机硬件产品一天一价而且不断下降的计算机行业来说,积压库存意味着你的产品的零部件价格总是比现在价格高,这也是戴尔公司为什么能以比同行低15%的价格进行优惠销售的重要原因所在。

四、利用互联网实现高效采购
通过互联网实现库存、订购管理的自动化和科学化,可最大限度减少人为因素的干预,同时能以较高效率进行采购,可以节省大量人力和避免人为因素造成不必要损失。

五、利用互联网信息共享实现零周转
通过互联网可以与供应商实现信息共享,可以帮助供应商按照企业生产需要进行供应,同时又不影响生产和增加库存产品。如美国的波音公司为满足世界各地航空公司对公司零部件的需求,在其网站设立零部件网页,各地用户可以通过其网页与零部件供应商直接联系获取支持,这一方面提高了波音公司的服务速度并降低成本,同时用户可以以最快速度获得支持,避免过多中间环节,实现零周转。

六、利用互联网公开报价选取最低价
通过在互联网上发布求购信息和利用“实时视频会议”系统,可以让全球的供应商参与报价与竞价,从而选择综合成本最低的供应商。比如某温州个体户,免费在网上发布了求购鲨鱼皮的消息后,3天内,就收到了来自韩国、日本、秘鲁的多家水产商的报价,最低价格仅为50元1公斤,而当时温州的价格为150~200元1公斤。

七、利用互联网降低中介交易成本
买卖双方通过互联网直接接触,无需采购中介的参与,减少了中间环节,并且买卖双方足不出户就可以在网上直接办理订购、谈判、签约、缴税、支付结算等各项业务手续,极大地缩短了采购时间,降低了交易成本。

八、利用互联网实现采购成本降低的注意事项
(1)必须与企业的内部经营管理系统,特别是库存系统和生产系统(商业部门是销售系统)进行数据共享,使得采购部门能及时了解信息并在网上发布订购信息。

(2)企业站点要设立专门网页提供企业需要的产品的种类、型号、数量和供货时间以及联系方式等。

(3)最好是与少数几家供应商建立长期合作关系,并实现采购信息与供应商共享,加强双方的互惠互利合作,获得长期商业利益,因为80%的利润来自20%产生利润的地方。

明明白白应付预付账

在中小企业的进货活动中,应付款与应收款一样,都是影响企业资金周转的重要因素。作为控制资金流出的两个重要环节,企业如果能掌握主动权,重视对预付账款的审查,巧妙引导应付款的流向,将有利于维护企业信誉,实现低成本采购。

★严审轻放预付账款

预付账款是指企业按照购买合同规定,预付给供货单位的货款,以及按照工程合同的规定,预付给工程施工单位的工程及备料款等。这种情况一般发生在市场供应紧张或者产品生产周期较长等情况下。有的公司对“应收账款”的检查很严,但是对“预付账款”账户却不加检查。由于预付账款金额较小,往往被很多企业的经营管理者忽视。企、Ik的预付账款是事先支付出去的一笔款项,但是此时企业需要的产品或者服务还没有实现,如果对方公司存在什么问题,很难说这笔预付款是否可以及时收回。除了对方公司存在经营风险以外,企业还可能面临着员工利用“预付账款”进行欺诈的问题。因此,查账人员不能忽视对预付账款的检查与审计。

一、预付账款的审查

1.利用审阅法
(1)全面审阅“预付账款”明细账户的摘要或对应账户的记录,查看是否有摘要栏说明含糊不清的现象,再进一步查阅记账凭证和原始凭证等相关资料。
(2)通过审阅明细账上的业务发生日期及业务内容说明发现线索或疑点,检查其是否记有属于预付账款账户核算范围的各种应收和预付款项,是否有长期挂账等现象。
(3)查证预付账款明细账的账龄长短及相关的凭证,如账龄过长,则有利用预付账款转移资金或进行其他舞弊行为的可能。

2.利用核对法进行“账证核对”
(1)调阅会计凭证,进行账证核对,查对该笔业务会计凭证是否真实、合法,可能还会出现只有记账凭证而没有原始凭证的现象。(2)审查预付账款业务合同是否真实合法,核对其是否同会计凭证上的记录一致,有无以虚假或不合理合同串通作弊、虚列预付账款的现象。(3)对长期未收到货物的预付账款,与供货单位进行核对查询。

3.调查法
调查对方单位是否已将货款退回,而被经办人将款项移作他用或被经办人侵吞,造成预付账款流失??梢灾苯痈苑降ノ淮蛞桓龅缁?,或发电子邮件。企业在查账时要考虑每一笔预付账款业务是否真的有必要进行,必要时可以让有关人员重新对市场情况进行调查。下面我们来看甲企业是如何对预付账款进行审查的:

查账人员对甲企业2002年资产负债表进行审查,发现其预付账款数额在8万元以上。进一步查阅该企业近3年的预付账款明细账簿时,发现该企业有一笔预付款项为8万元的经济业务,挂账时间长达3年,摘要栏内容为“预付账款”。查账人员首先翻阅相关原始凭证,查看原始记录,并对会计人员及采购人员进行询问,了解到3年前该企业为购买一批紧缺的原材料,找供货企业乙企业组织进货,且预付10%的货款10万元。然后向供货单位函证。结果供货单位因原材料紧张,无法按时按量交货,早把预付款退回。经多次向会计及相关内部人员调查询问,他们只得承认,预付款退回后,几人已将其私分。最后舞弊人员依法退回了货款,并且每人上交罚金1000元。

二、预付账款的审计

在预付账款审计实务中主要实施以下审计程序:

(1)获取或编制预付账款明细表,复核计算是否正确,并与报表数、总账数和明细账合计数核对相符。同时请被审计单位协助,在预付账款明细表上标出自会计报表日至审计日止已收到货物并冲销预付账款的项目。
(2)分析预付账款账龄及余额构成,根据审计策略选择大额或异常的预付账款重要项目(包括零余额账户),函证其余额是否正确。
(3)结合应付账款明细账抽查入库记录,查核有无重复付款或将同一笔已付清的账款在预付账款和应付账款两个科目中同时挂账的情况。
(4)分析预付账款明细账余额,对于出现贷方余额的项目,应查明原因,必要的情况下进行重新分类调整。
(5)对于用非记账本位币结算的预付账款,检查其采用的折算汇率和汇兑损益处理的正确性。
(6)检查预付账款长期挂账的原因。
(7)检查预付账款是否在资产负债表上恰当披露。如果被审计单位是上市公司,则其会计报表附注通常应披露预付账款账龄分析、欠款金额较大单位的名称、期末数额、欠款时间、欠款原因,以及持有5%(含5%)以上股汾的股东单位账款等情况。

三、预付账款管理中的常见错误

1.核算内容不真实
分支机构将正常的销售收入、营业外收入和其他业务收入作为预付账款业务进行核算,或列支非法支出,获取回扣或以此来转移资金,故意造成账户对应关系的混乱,以达到截留收入目的;或由于会计人员的业务水平较低,将应在“应收账款”、“其他应收款”等债权账户核算的内容,放在“预付账款”账户上核算,混淆了两种业务的性质。

2.有人利用账户记录不真实的交易,进行欺诈
(1)私借款项。预付的款项并不是采购业务引起的,而是经办人员利用职务之便,以预付货款名义把款项私自借给其他单位或个人,以谋取个人私利。
(2)多记金额。表现在预付款的金额与购货合同不符,致使预付金额超出合同数额。这种情况一般是由于经办人员为谋取个人私利而私自多付所造成的。
(3)不合逻辑的业务。在市场上很容易就能采购到的商品,按正常方法购入且无困难,但采购人员为了个人利益,采用预付款的方式签订了合同。
(4)虚假交易。有的公司实际一L并不存在,而企业却和它签订了预付款交易的合同,从一开始交易中就存在欺诈性,预付款收回的可能性很小。

3.长期挂账
(1)收款方违约,不加工产品也不退回预付款。
(2)由于签订合同之时就存在欺诈行为,所以无法收回,长期挂账。
(3)有关人员对工作不负责任,在对方违约后,没有及时催收。

★巧妙引导应付款的流向

对于应收款,许多企业都能注意对其余额的控制,都不想被其他企业占去太多的资金。而对于应付款,重视程度就差了些。其实,应付款与应收款一样,都是影响企业资金周转的重要因素。作为控制资金流出的一个重要环节,企业如果能掌握主动权,巧妙引导应付款的流向,将有利于维护企业信誉,实现低成本采购。

在实践中,引导应付款的流向,主要有以下方法:

一、从应付款的起点开始引导
想要巧妙引导应付款的流向,首先应从付款条件开始,这是应付款形成的起点。付款条件一般是伴随采购业务活动产生的。采购材料物品,除了材料物品的品种、规格、价格、质量、数量以外,最重要的莫过于付款条件了。什么时候付款,怎么付,付多少,要不要预付定金或货款,预付定金或货款的比例怎么定等,都是在采购时应认真考虑的事项。

财会部门一定要与采购部门一起商讨、制定有关向各供应商订货时所要求的付款条件,在制定付款条件时,应考虑企业流动资金的现状、流动资金管理的需要以及企业整体的生产成本。并将应付款与现金预测联系起来考虑,按照采购批量的大小、采购关系的固定与临时等方面制定出各自的付款要求:这些要求定出后,要让每个采购人员都清楚,使他们在订货时能灵活掌握,以取得最有利的付款条件。制定付款条件时需要考虑以下方面:

(1)建立供应商常用付款条件和审批制度。
(2)付款方法。正确的付款方法是保证资金安全的必要条件。
(3)合同的审批。策略采购、非日常采购的审批。

二、迟延付款是关键

尽量迟延付款,对于控制应付款流向很关键。延迟付款有两个方法:一是在不影响公司良好信誉的前提下,尽量推迟付款时间;二是采用不带息的银行汇票付款,既可使现金的使用价值呈数倍的扩张,同时汇票的承付期也相应延缓了付款时间,提高了现金利用率。但应该注意的是,不要走向另一个极端:把所有应付款统统拖到最后,给人一种“赖账”的感觉,实在赖不下去了才付。这种应付款控制的做法是错误的,如果长期采用这种方法对待供应商,你“赖账”的声名就会传开来,你的信誉必定大损。一旦供应商们都看到这种情况,争先恐后一起来迫账,你将无计可施,不但你的生产经营供应受到影响,而且可能本来不该陷入困境,分期分批就能偿付的,由于供应商们一起来追账,结果会使你一下子就跌入困境。

所以,虽然“借鸡生蛋”能增加收益率,但须把握借鸡生蛋的合理与适度,否则,不但没生蛋,反而赔了鸡。不少公司陷入经营困境甚至破产,并非是因为资不抵债,而是由于暂时的支付困难。例如,1996年进入全球500强之列的香港百富勤公司,1998年初却因为缺乏足够现金无法偿还几千万美元的债务而破产,多年的辉煌毁于一旦。因而过度负债这种“借鸡生蛋”的手段会误导业务,使经营摊子盲目铺大,加大财务风险。

三、通过严格的成本核算制度,引导应付款流向

1.加强应付账款的明细核算,明晰债务关系
对应付账款进行项目明细核算,既可为制订付款计划、控制债务风险提供依据,又可避免与供应商之间产生不必要的债务纠纷。

2.严格按应付款账龄制定付款计划,控制资金流
要想用有限的流动资金来维持快速的增长,就要按月对应付款账龄和现金流量进行分析,制定出付款计划,并严格按计划支付现金。这样,既可确保已确认的负债按期支付,维持公司的信用;又能防止未经核准的款项被支付,?;ぷ式鸬陌踩暾?。

四、利用付款审批流程,掌控付款主动权
任何企业都有一套处理应付账款的程序,利用这套程序来掌握付款主动权,也不失为抵挡供应商追收的一个好办法。以财会程序复杂、环节多为理由来为拖延付款作辩解,比其他理由更容易令客户接受。但是,这种办法不能用在长期拖欠上,短期的可以拖一至两个月?一笔两笔账款延付一至两个月,或许企业的受益不明显,但如果所有的应付款都利用财会技巧向后推迟一两个月,企业的银根就松动多了。

文章来源:秘奥软件网,中小企业信息化领跑者!全国咨询热线:400-9908-527_www.greenabellacavaliers.com


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